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Unternehmer – FAQ

Wir hoffen, dass Sie alle Antworten zu Ihren Fragen in diesem Bereich finden. Sollte dennoch eine Frage offen bleiben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir helfen Ihnen gerne.

Die Informationen auf unserer Webseite stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Es wird keine Haftung übernommen. Die Informationen dürfen ohne schriftliche Zustimmung der Aldevia GmbH nicht an Dritte weitergegeben werden.

  • Nein, die Freigrenze wird durch Essenszuschüsse nicht berührt. Es können Essenszuschüsse und Sachbezüge (für z.B. für Tankgutscheine) Arbeitnehmern unabhängig voneinander gewährt werden.

    Rechtliche Quellen:

    Ausführliche Informationen zu den rechtlichen Quellen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

  • Zu den Mahlzeiten gehören Speisen und Lebensmittel, die für die Ernährung in Arbeitspausen sowie unmittelbar vor und nach der Arbeit geeignet sind — einschließlich der dazu üblichen nicht-alkoholischen Getränke. Dazu zählen nicht nur warme, sondern auch kalte Gerichte, Imbisse, belegte Brötchen oder Fingerfood. Ausgenommen sind z. B. Alkohol, Zigaretten und Non-Food Artikel.

    Umsetzung mit billyard:

    billyard analysiert den fotografierten Beleg bis auf die Positionsebene. D.h. es werden nur die Positionen für die Berechnung des Essenszuschusses einbezogen, welche gemäß den Richtlinien auch zuschussfähig sind. Wird z.B. beim Bäcker ein belegtes Brötchen und eine Cola gekauft, dann wird auf die Cola vom Verkäufer auch Pfand berechnet. Pfand ist aber nicht zuschussfähig und wird daher bei der Berechnung ausgeschlossen. Nicht-zuschussfähige Positionen werden im Datensatz entsprechend markiert. In der App werden diese durchgestrichen dargestellt.

  • Ja, eine Gehaltsumwandlung bei der Vergabe von Essensmarken ist zulässig. Damit Essenzuschüsse als Sachlohn gewertet werden können, muss der Arbeitsvertrag vor der Entstehung des Vergütungsanspruches angepasst werden.

    Umsetzung mit billyard:

    Gerne stellen wir Ihnen eine Mustervereinbarung zur Ergänzung des Arbeitsvertrages auf Anfrage zur Verfügung.

    Bei jedem Mitarbeiter-Account wird konfiguriert, ob Essenszuschüsse als Gehaltsumwandlung oder zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Werden diese zusätzlich zum Gehalt bezahlt, kann der maximale Betrag festgelegt werden. D.h. es ist möglich in einem Unternehmen Mitarbeiter Zuschüsse in Form der Gehaltsumwandlung und anderen Mitarbeiter zusätzlich zum Gehalt zu gewähren.

  • Ja, das ist möglich. Die Abwälzung ist eine reine innerbetriebliche Angelegenheit.

    Rechtliche Quellen:

    Ausführliche Informationen zu den rechtlichen Quellen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

  • Ja, das ist möglich. Essenszuschüsse dürfen auch Arbeitnehmer gewährt werden, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen.

    Rechtliche Quellen:

    Ausführliche Informationen zu den rechtlichen Quellen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

    1. Der Essenszuschuss darf arbeitstäglich genutzt werden.
    2. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält.
    3. Eine Auswärtstätigkeit liegt im Zusammenhang mit der Gewährung von Essenszuschüssen vor, wenn der Arbeitnehmer über 8 Stunden von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
    Umsetzung mit billyard:

    Es gibt zwei Möglichkeiten:

    1. Anwendung der 15er-Regel (siehe Punkt #2): Dies ist unsere Empfehlung, da es am einfachsten ist und die Mitarbeiter von durchschnittlich 20 Arbeitstagen im Monat in der Regel nicht für jeden Arbeitstag Belege einreichen.billyard sucht grundsätzlich bei jedem Monatsabschluss die Belege für den Essenszuschuss heraus, welchen den höchsten Vorteil bringen. Werden z.B. an einem Tag mehrere Belege mit verschiedenen Werten eingereicht, so wird immer der Beleg mit dem höchsten zuschussfähigen Betrag von billyard gewählt. Genauso wird die 15er Regel abgebildet, falls ein Mitarbeiter an 20 Arbeitstagen Belege eingereicht hat. In diesem Fall werden die Tage mit dem geringsten Vorteil verworfen.Somit muss der Mitarbeiter nie darüber nachdenken ob er einen Beleg einreicht oder nicht, sondern billyard nimmt ihm diese Arbeit für ihn. D.h. der Mitarbeiter kann einfach jeden Essensbeleg einreichen und er wird immer den höchsten Vorteil erhalten.
    2. Grundsätzlich prüft billyard bei der Einreichung eines Beleges die Entfernung des Beleg-Ausstellers zum Arbeitsort. D.h. Belege mit einer großen Entfernung zum Arbeitsort, wie dies u.U. bei einer Auswärtstätigkeit der Fall wäre, können vom Mitarbeiter nicht bestätigt werden und werden daher nicht berücksichtigt.Zusätzlich könnten die Anwesenheitszeiten in billyard erfasst werden. Eine manuelle Eingabe zu jedem Mitarbeiter, eine halbautomatische Synchronisation über Datei-Upload oder eine vollautomatische Synchronisation könnten wir auf Nachfrage anbieten.
  • Nein, dies ist nicht zulässig. Das Belegdatum muss dem Arbeitstag entsprechen, für welchen der Essenszuschusses geltend gemacht wird.

    Grundsätzlich ist es aber unerheblich, zu welcher Uhrzeit die Waren erworben wurden. z. B. Einkauf beim Bäcker vor Arbeitsbeginn und Verzehr in der Mittagspause. Damit sind die Voraussetzungen erfüllt.

    Umsetzung mit billyard:

    billyard liest automatisch das Belegdatum aus. Der Beleg ist damit fest diesem Datum für den Essenszuschuss zugeordnet.

    Bei jedem Monatsabschluss sucht billyard grundsätzlich die Belege für den Essenszuschuss heraus, welchen den höchsten Vorteil bringen. Werden z.B. an einem Tag mehrere Belege mit verschiedenen Werten eingereicht, so wird immer der Beleg mit dem höchsten zuschussfähigen Betrag von billyard gewählt. In diesem Fall werden die Tage mit dem geringsten Vorteil verworfen.

    Somit muss der Mitarbeiter nie darüber nachdenken ob er einen Beleg einreicht oder nicht, sondern billyard nimmt ihm diese Arbeit für ihn. D.h. der Mitarbeiter kann einfach jeden Essensbeleg einreichen und er wird immer den höchsten Vorteil erhalten.

    Rechtliche Quellen:

    Ausführliche Informationen zu den rechtlichen Quellen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

  • Nein, diese können entsorgt werden. Die Aufbewahrungsfrist der digitalisierten Belege liegt bei 10 Jahren.

    Umsetzung mit billyard:

    billyard speichert und archiviert alle Daten gemäß GoBD-Richtlinie. siehe AGBs §2 Abs.1 

    Rechtliche Quellen:

    Ausführliche Informationen zu den rechtlichen Quellen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.

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