Eine komplexe Herausforderung

Als unser Unternehmen sich entschied, ein Jobticket-Programm einzuführen, standen wir vor einer erheblichen Herausforderung. Mit mehreren Standorten, die in verschiedenen Verkehrsverbänden liegen, war es eine komplexe Aufgabe, ein System zu finden, das den unterschiedlichen Anforderungen gerecht wurde. Jeder Verkehrsverbund hatte eigene Jobticket-Regelungen, was bedeutete, dass wir möglicherweise mehrere Rahmenverträge abschließen müssten. Wir waren mit Fragen konfrontiert wie: Welche Mindestabnahmemengen sind erforderlich? Müssen die Tickets im Voraus gekauft werden? Diese Komplexität übertraf bei weitem unsere anfänglichen Erwartungen, und wir suchten nach einer Lösung, die sowohl flexibel als auch effizient war.

Flexibilität, Digitalisierung und Integration durch Billyard  

Nach eingehender Recherche entschieden wir uns für billyard, da sie genau die Flexibilität boten, die wir benötigten. Besonders attraktiv war die Möglichkeit, nicht nur Monatstickets, sondern auch Einzeltickets und Mehrfachkarten anzubieten. Dies war für unsere Mitarbeitenden von großem Vorteil, insbesondere für diejenigen, die den öffentlichen Nahverkehr nur gelegentlich nutzen. Darüber hinaus war die nahtlose Integration in unser SAP-System ein entscheidender Faktor. Billyard ermöglichte eine digitale Lösung, die sowohl für unsere HR-Abteilung als auch für unsere Mitarbeitenden den Verwaltungsaufwand erheblich reduzierte.

Ein weiterer entscheidender Vorteil war die Berücksichtigung von Datenschutz und steuerlicher Sicherheit. Angesichts unserer vielen verschiedenen Standorte war es für uns wichtig, nicht jedes Mal prüfen zu müssen, ob es sich wirklich um förderfähige ÖPNV-Leistungen handelt. Billyard übernahm diese Prüfung und stellte sicher, dass alles korrekt abgebildet wurde. Dies gab uns die Sicherheit, dass wir nicht nur gesetzliche Vorgaben einhalten, sondern auch steuerliche Vorteile optimal nutzen konnten.

Eine effiziente Integration

Die Implementierung des Systems verlief äußerst reibungslos, was in erster Linie auf die professionelle und unterstützende Zusammenarbeit mit billyard zurückzuführen ist. Anfangs gab es einige technische Fragen, insbesondere zur Erstellung und Verarbeitung von CSV-Dateien. Diese wurden jedoch schnell und effektiv gelöst. Besonders beeindruckt waren wir von der Benutzerfreundlichkeit des Systems und der einfachen Handhabung der erforderlichen Daten. Die automatisierte Verarbeitung wurde zwar etwas später eingeführt, doch auch die manuelle Bearbeitung verlief reibungslos.

Der Kundensupport von billyard ist durchweg exzellent. Egal, ob es sich um Fragen von uns als HR-Abteilung oder von unseren Mitarbeitern handelt – die Antworten kommen schnell und sind immer hilfreich. Ein kleines, aber bezeichnendes Detail: Ein Mitarbeiter unseres Teams hatte eine Frage, die er im Chat klären wollte, und war überrascht, wie persönlich und schnell die Antwort kam. Solche Erlebnisse zeigen, wie engagiert das Team von Billyard ist und wie sehr sie sich um ihre Kunden kümmern.

Die Implementierung verlief problemlos, wir haben keinerlei negatives Feedback bekommen. Zu Beginn müssen wenige vertragliche Dinge geklärt werden, die Einrichtung war schnell erledigt – danach lief alles voll automatisch! Der Fokus bei der Implementierung war die Kommunikation mit unseren Mitarbeitern. Mit steuerlichen Themen haben wir in der Regel wenige Berührungspunkte, daher war die Erklärung der Benefits elementar sehr wichtig. Sobald jedem Mitarbeiter klar war, worin der Vorteil der App liegt, waren auch die letzten Skeptiker überzeugt. Die Nutzung der App ließ sich ganz einfach in den Arbeitsalltag integrieren. Mittlerweile hat jeder ein Smartphone, jeder kann die App unkompliziert nutzen. Wer den ÖPNV nutzt, muss vielleicht einmal pro Monat, Woche oder Tag ein Foto mit der App machen – das war es schon. Auch beim Essenszuschuss muss höchstens 15 Mal pro Monat ein Foto hochgeladen werden. Wir haben bisher keine negativen Rückmeldungen bekommen – das interpretieren wir als positiv. Die App ist intuitiv, praktisch und immer mobil einsatzbereit.

Nachhaltige Nutzung und hohe Mitarbeiterzufriedenheit  

Heute ist das Jobticket-System ein fester Bestandteil unseres Benefit-Angebotes und läuft nahezu geräuschlos. Die Rückmeldungen von unseren Mitarbeitenden sind überwältigend positiv. Besonders die Möglichkeit, zusätzlich zum Jobticket auch Einzeltickets für private Fahrten einzureichen, hat das Angebot für viele Mitarbeitende attraktiv gemacht. Diese Flexibilität hat dazu geführt, dass das System nicht nur als Unternehmensleistung wahrgenommen wird, sondern tatsächlich einen echten Mehrwert für die Mitarbeiter darstellt.

Die Nutzung ist konstant hoch, was sich in den monatlichen Nutzungszahlen widerspiegelt. Die Einführung verlief ohne größere Probleme, und auch bei der Nutzung gibt es kaum Beschwerden. Dies zeigt, dass billyard nicht nur eine gute Wahl für den Start war, sondern auch langfristig überzeugt.

Ein weiterer entscheidender Vorteil war die Berücksichtigung von Datenschutz und steuerlicher Sicherheit. Angesichts unserer vielen verschiedenen Standorte war es für uns wichtig, nicht jedes Mal prüfen zu müssen, ob es sich wirklich um förderfähige ÖPNV-Leistungen handelt. Billyard übernahm diese Prüfung und stellte sicher, dass alles korrekt abgebildet wurde. Dies gab uns die Sicherheit, dass wir nicht nur gesetzliche Vorgaben einhalten, sondern auch steuerliche Vorteile optimal nutzen konnten.

Ein Partner, auf den man zählen kann  

Unsere Entscheidung für billyard war die richtige. Vom ersten Kontakt über die Implementierung bis hin zur laufenden Nutzung hat sich billyard als verlässlicher und kompetenter Partner erwiesen. Besonders schätzten wir die Flexibilität, die uns bei der Anpassung des Systems an unsere spezifischen Anforderungen geboten wurde, sowie den herausragenden Support, den wir jederzeit erhalten haben. Auch die geduldige und lösungsorientierte Betreuung während der gesamten Projektlaufzeit hat uns sehr beeindruckt.

Rückblickend würden wir uns jederzeit wieder für billyard entscheiden. Die Zusammenarbeit hat uns nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch gezeigt, dass es möglich ist, komplexe Anforderungen effizient und kundenorientiert zu lösen. Für uns steht fest: billyard ist ein Partner, auf den man zählen kann.

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