• Kontaktieren Sie uns!

Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Allgemeines / Anwendungsbereich

Die billyard GmbH, Alte Schulstr. 57, 53229 Bonn (im Folgenden „billyard“), stellt auf der Domain billyard.de (im Folgenden „Plattform“) Arbeitgebern (im Folgenden „Kunde“) für deren Arbeitnehmer (im Folgenden „Arbeitnehmer“) eine Plattform zur Einreichung von digitalisierten Essensbelegen, deren Analyse und Berechnung der Essenszuschüsse gemäß den gesetzlichen Vorgaben zur Verfügung. Die Plattform erstellt eine monatliche Abrechnung zur Erstattung der Essenszuschüsse an die Arbeitnehmer über das Lohnbuchhaltungsprogramm des Kunden

§ 2 Vertragsgegenstand
  1. Die Plattform wird als webbasierte Anwendung (Software as a Service –SaaS) zur Nutzung während der Vertragslaufzeit zur Verfügung gestellt. Sie kann von jedem kompatiblen Browser per Smartphone, Tablet oder Desktop-Computer genutzt werden. Sie ist unter www.billyard.de zu erreichen.
    • Die Plattform bietet den Arbeitnehmern u. a. folgende Funktionen:
      • Um Belege für die Erstattung von Essenszuschüssen einreichen zu können, muss sich der Arbeitnehmer zwingend mit seinen Account-Daten anmelden.
      • Übermittlung von Belegfotos auf die Plattform für die Beantragung eines Essenszuschusses. Die Fotos werden automatisiert analysiert. Es können nur gedruckte Belege ausgewertet werden. Die Erkennungsrate ist stark von der Qualität der Fotos abhängig. Belege müssen folgende Angaben enthalten: Namen und vollständige Anschrift des Belegausstellers, Belegdatum, Menge und Art des Produkts, Gesamtpreis des Produkts, Belegsumme.
      • Der Arbeitnehmer muss die extrahierten Daten (v. a. Aussteller, Datum/Uhrzeit, Belegpositionen, Preise) prüfen, gegebenenfalls korrigieren und nach erfolgter Prüfung bestätigen. Nur dann wird der Beleg für die monatliche Ausschüttung der Essenszuschüsse klassifiziert.
      • Übersicht und Detailansicht der eingereichten Belege mit der Möglichkeit zu bearbeiten und zu löschen.
      • Spar-Rechner zur Ermittlung der möglichen Ersparnis einer Mahlzeit und dem daraus resultierenden Endpreis unter Berücksichtigung persönlicher Gehaltsparameter
    • Aufgaben wie das Anlegen, Bearbeiten, Aktivieren und Deaktivieren von Nutzer-Accounts werden aktuell von billyard übernommen. Ab voraussichtlich Q1/2019 wird dafür ein Backoffice für autorisierte Mitarbeiter des Kunden zur Verfügung gestellt. Die Verwaltung erfolgt dann durch den Kunden selbst.
    • Weitere Leistungen der Plattform
      • Aus den eingereichten Belegfotos werden von der Plattform auto­matisiert Daten extrahiert. Dafür bedient sich billyard externer Dienstleister, welchen das Belegfoto zur Verfügung gestellt wird. Eine Zuordnung des Beleges zu einer Person ist für den Dienstleister zu keinem Zeitpunkt möglich.
      • Die Plattform speichert eine nicht änderbare Historie zu allen einge­reichten Belegen. Alle Daten werden gemäß GoBD-Richtlinie gespeichert und archiviert.
      • Die Plattform kumuliert die ermittelten Essenzuschüsse aller einge­reichten Belege eines jeden Arbeitnehmers unter Anwendung gesetzlicher Vorgaben und stellt dem Kunden Auswertungs- und Importdateien mit den Daten aller Arbeitnehmer zu Beginn des Folgemonats zur Verfügung. Nach diesem Vorgang können von Mitarbeitern keine Belege zum Abrechnungs­monat mehr eingereicht werden oder Belegdaten verändert werden. Die Import-Datei dient zur Erstattung der Essenszuschüsse über die Gehaltsabrechnung. Die Datei enthält u.a. Personalnummer, Abrechnungs­monat, Beträge zur steuerrechtlichen Behandlung und Verweis zu den jewei­ligen Belegen. In den Auswertungsdateien werden zusätzliche Details zu den eingereichten Belegen und den ermittelten Werten ausgegeben. Mit Hilfe dieser Dateien kann die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften zur Gewährung von Essenszuschüssen einfach geprüft und nachvollzogen werden.
    • Für den Betrieb der Plattform sind gewisse Rechnerkapazitäten erfor­derlich. Dafür bedient sich billyard externer Dienstleister.
    • durch Wartungsarbeiten und Störungen beim Provider kann sich ergeben, dass die Website nicht erreichbar ist.
    • billyard unternimmt alle zumutbaren Anstrengungen um den unbe­rechtigten Zugriff Dritter auf die Plattform zu unterbinden.
§ 3 Vertragspartner
  1. Der Vertragspartner von billyard ist der Kunde.
  2. Dieser Vertrag und ihre Durchführung begründen kein Vertragsverhältnis zwischen billyard und dem Arbeitnehmer. Im Verhältnis zum Arbeitnehmer handelt billyard nur als Erfüllungsgehilfe des Kunden.
  3. Der Kunde wird sicherstellen, dass seine Arbeitnehmer folgendem zustimmen:
    • Einräumung von Nutzungsrechten an den eingereichten Belegen, einschließlich Nutzungsrechte für billyard und die von billyard für die Leistungserbringung eingebundenen Dienstleister
    • Einwilligung in die Verarbeitung der Beleg-Daten und sonstiger personenbezogenen Daten durch billyard und die eingebundenen Dienstleister sowie Hinweise auf datenschutzrechtliche Implikationen (vgl. nachfolgend unter § 9), soweit zur Erfüllung der Aufgaben aus dieser Vereinbarung erforderlich.
§ 4 Vergütung
  1. Die Registrierung des Kunden ist kostenfrei.
  2. In der Standardkonfiguration können pro Mahlzeit die vollen steuerlichen Vorteile genutzt werden. Hierbei beträgt die Gebühr 15% des erwirkten Essenszu­schusses.
  3. Die Nutzungsgebühr wird über die gesamten Essenszuschüsse aller Arbeitnehmer des Kunden eines Monats ermittelt. Es werden nur die Belege berücksichtigt, welche vom Mitarbeiter für die Erstattung freigegeben wurden.
  4. Die Gebühr ist unabhängig von der Anzahl angelegter Accounts. Bei Arbeitnehmer-Accounts für welche keine Belege eingereicht werden, entstehen keine Kosten.
  5. Die Gebührenrechnung wird mit dem Zeitpunkt der Erstellung der Datei zur Erstattung der Essenszuschüsse an die Arbeitnehmer erstellt.
  6. Die Vergütung versteht sich jeweils netto zuzüglich Umsatzsteuer in der jeweils gesetzlich bestimmten Höhe ohne Abzüge.
  7. Die Rechnung ist unabhängig von der tatsächlichen Erstattung der Essenszuschüsse an die Arbeitnehmer fällig und zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
  8. Kommt der Kunde in Zahlungsverzug, so ist billyard zur Sperrung des Zugangs zur Plattform berechtigt. Dies hat zur Folge, dass kein Arbeitnehmer des Kunden neue Belege einreichen kann und keine weiteren Abrechnungsdateien zur Erstattung der Essenszuschüsse zur Verfügung gestellt werden.
  9. Der Vergütungsanspruch von billyard bleibt von der Sperrung des Zugangs unberührt. Der Zugang zur Plattform wird nach Begleichung der Rückstände wieder freigeschaltet.
§ 5 Vertragsabschluss / Vertragslaufzeit
  1. Der Vertrag wird geschlossen und die Vertragslaufzeit beginnt mit Annahme der Bestellung durch Absenden der elektronischen Auftragsbestätigung von billyard an den Kunden.
  2. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
  3. Eine ordentliche Kündigung ist für beide Seiten mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende möglich.
  4. Mit der Kündigung werden alle Accounts des Kunden deaktiviert. In diesem Status können die Nutzer noch 60 Tage auf die Daten zugreifen, aber keine neuen Belege einreichen.
    • Ein Export der Abrechnungsdatei zur Erstattung der Essenszuschüsse für die bis zum Zeitpunkt der Kündigung noch nicht abgerechneten Belege ist möglich.
    • Nach Beendigung des Vertrages ist der Kunde für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten selbst verantwortlich. billyard stellt dem Kunden die Möglichkeit zum Download der entsprechenden Daten zur Verfügung. 60 Tagen nach Beendigung des Vertrages hat billyard das Recht, alle Daten des Kunden zu löschen.
    • Der Vertrag gilt automatisch als beendet, wenn Mitarbeiter des Kunden länger als 12 aufeinanderfolgende Monate keine Belege eingereicht haben.
    • Bei Vertragsbeendigung wird billyard an die registrierte E-Mail-Adresse des Kunden eine Bestätigungs-E-Mail senden.
§ 6 Hinweise zu Steuervorschriften
  1. Im Falle von Gehaltsumwandlung erfordern die Steuervorschriften eine entsprechende arbeitsvertragliche Regelung zur Gewährung von Essenzuschüssen als Sachlohn.
  2. Die Steuervorschriften erfordern, dass die für die Abrechnung der Essenszuschüsse zur Verfügung gestellte Datei zum Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers archiviert wird.
§ 7 Änderungen an der Plattform

billyard ist berechtigt, Änderungen (z. B. an Design und Aufbau) sowie Funktionserweiterung an der Plattform ohne vorheriger Absprache mit dem Kunden vorzunehmen, sofern davon die Nutzung der Plattform nicht zu wesentlichen Nachteilen für den Kunden führt.

§ 8 Nutzungsrechte an der Plattform
  1. billyard räumt dem Kunden ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nur auf seine Arbeitnehmer und Personaldienstleistern unterlizenzierbares und auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht ein.
  2. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software ohne vorherige Zustimmung von billyard zu übersetzen, zurückzuentwickeln, dekompilieren, oder in irgend­einer Weise zu verändern oder mit anderer Software zu verbinden.
§ 9 Datenschutz
  1. billyard erhält im Rahmen der Erbringung der Leistungen Zugang zu personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer. Der Kunde stimmt der Nutzung von Daten der Arbeitnehmer durch billyard zur Erbringung der Leistungen und zu Abrechnungszwecken ausdrücklich zu und sorgt für eine entsprechende Einwilligung der Arbeitnehmer. Zu diesem Zweck ist billyard berechtigt, die Daten an externe Dienstleister weiterzugeben. Dabei wird billyard die gesetzlichen Vorgaben einhalten und eine Auftragsdatenschutz-Vereinbarung mit den Dienstleistern abschließen.
  2. Der Kunde räumt billyard das Recht ein, die Daten zu vervielfältigen und redundant zu speichern, soweit es zur Erfüllung der Leistungen erforderlich ist. billyard erstellt regelmäßig Backups der Daten.
  3. Die Plattform nutzt Google Analytics. Der Kunde räumt billyard das Recht ein, ohne zeitliche Begrenzung auf die von Google Analytics generierten Daten zuzugreifen.
  4. Im Übrigen gelten die Datenschutzbestimmungen der billyard-Plattform, welche unter www.billyard.de eingesehen werden können.
§ 10 Gewährleistung
  1. billyard übernimmt dafür keine Gewähr dafür, dass die Belege und Abrechnungen durch die Finanzbehörden anerkannt werden. Die finale Beurteilung obliegt den verantwortlichen Finanzbehörden.
  2. Der Kunde ist verantwortlich für die Einhaltung der rechtlichen Regelungen zur Gewährung von Essenszuschüssen, sowie für die Haftung für ggf. entstehende steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Nachforderungen.
  3. billyard stellt für die Prüfung alle eingereichten Belege und Daten elektronisch zur Verfügung. billyard nimmt keine Prüfung vor und schließt Mangelhaftungsansprüche in diesem Zusammenhang aus.
  4. Alle Angaben zum Vertragsgegenstand dienen allein der Leistungs­beschreibung; sie sind nicht als Garantie oder zugesicherte Eigenschaft im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches anzusehen.
§ 11 Haftung
  1. Die Haftung von billyard auf Schadenersatz, gleich aus welchem Rechtsgrund, insbesondere wegen Unmöglichkeit, Verzugs, mangelhafter Leistung, sonstigen Vertragsverletzungen und Pflichtverletzungen, ist bei einfacher Fährlässigkeit beschränkt. billyard haftet nur im Falle der Verletzung vertragswesentlicher Pflichten und nur in Höhe des typischerweise vorhersehbaren Schadens.
  2. Die vorstehenden Haftungsausschlüsse und -beschränkungen gelten in gleichem Umfang zugunsten der Organe von billyard, gesetzlichen Vertreter, Angestellten und sonstigen Erfüllungsgehilfen.
  3. billyard haftet nicht für jegliche missbräuchliche Verwendung oder falsche Angaben durch den Arbeitnehmer bei der Einreichung von Belegen.
§ 12 Subunternehmer

billyard behält sich das Recht vor, nach eigenem Ermessen Leistungen unter diesem Vertrag von durch billyard ausgewählte Subunternehmer bzw. Dienstleister erbringen zu lassen.

§ 13 Änderungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen und sonsti­ger Bedingungen
  1. billyard behält sich vor, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für laufende Vertragsbeziehungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern.
  2. billyard wird solche Änderungen dem Kunden mindestens 2 Monate im Voraus schriftlich ankündigen.
  3. Die Änderungen werden wirksam, wenn Sie den Änderungen nicht binnen 1 Monat nach Erhalt der Änderungsankündigung schriftlich widersprechen. Auf diese Rechtsfolge wird billyard den Kunden hinweisen. Im Fall eines Widerspruchs ist billyard berechtigt, den Vertrag zum nächstmöglichen Termin ordentlich zu kündigen.
§ 14 Anwendbares Recht / Erfüllungsort / Gerichtsstand
  1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss der Bestimmungen zum internationalen Privatrecht. Die Anwendung des Rechts eines dritten Staates einschließlich dessen Vorschriften zum Kollisionsrecht sowie auch die Anwendung des UN-Kaufrechtes (CISG) sind ausdrücklich ausgeschlossen.
  2. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Bonn.
§ 15 Weitere Bestimmungen
  1. Der Kunde kann die aus dem Vertrag resultierenden Rechte und Pflichten nur mit schriftlicher Zustimmung von billyard übertragen. billyard ist berechtigt, Dritte mit der Erfüllung von Pflichten aus diesem Vertrag zu beauftragen.
  2. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten abschließend die geltenden Bedingungen für die Nutzung der „billyard“-Plattform. Von diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen abweichende Bedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn diesen nicht ausdrücklich widersprochen worden ist.
  3. Alle Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Textform
  4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäfts­bedin­gungen ganz oder teilweise nicht wirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht berührt werden. Das gleiche gilt im Fall von Lücken. Die Vertragsparteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke eine angemessene Regelung zu vereinbaren, die dem am nächsten kommt, was die Vertragsparteien wirtschaftlich gewollt haben würden, sofern sie bei Abschluss dieses Vertrages den entsprechenden Punkt bedacht hätten.

Stand: 09/2018

Kontaktieren Sie uns

 
Bitte um RückrufBitte um Informationen per E-Mail
 
 

Kontaktieren Sie uns

 
Bitte um RückrufBitte um Informationen per E-Mail