Essenszuschüsse
„Kantine to go“
Mit dem Essenszuschuss „Kantine to go“ bieten Sie flexible Mitarbeiterverpflegung.
Mitarbeitende können überall Essen gehen: Im Restaurant, Supermarkt, beim Lieferdienst oder Bäckerei.
Danach den Kassenbeleg scannen & billyard erledigt den Rest.
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Kostenlos und unverbindlich.
Webinare zur Kantine to Go
Alles Wichtige zu steuerbegünstigten Essenszuschüssen.
Nächster Termin:
Do, 18.09.2025 11:00 - 11:30 Uhr: Jetzt anmelden
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Essen und Trinken
Mitarbeiter können völlig frei wählen, wo sie Essen und Getränke einkaufen und konsumieren. Egal ob Kiosk, Restaurant, Supermarkt, Tankstelle uvm.
Überall einkaufen und konsumieren
Ganz unabhängig von Akzeptanzstellen und ohne zusätzlichem Aufwand oder Anforderungen. Es genügt den Kaufbeleg mitzunehmen, den in der Regel jeder bekommt.
Kaufbeleg fotografieren und einreichen
Damit der Essenszuschuss genutzt werden kann, muss ein Foto vom Kaufbeleg aufgenommen werden. Dieses dann über die billyard App hochladen und das Ergebnis bestätigen. So einfach sind Essenszuschüsse mit billyard.
billyard analysiert und prüft jede einzelne Position auf dem Beleg, ob es sich dabei um ein Lebensmittel handelt. Nur diese fließen in die Berechnung des Essenszuschusses ein, damit die staatlichen Zuschüsse 100% steuerkonform eingesetzt werden können.
Non-Food-Artikel (z. B. Pfand) werden bei der Berechnung des Zuschusses nicht berücksichtigt.
Sie möchten sich weiter informieren? In unserem Leitfaden Essenszuschuss PDF sind alle Information sowie Preise übersichtlich zusammengefasst.
Originalbeleg kann entsorgt werden
Aufbewahren muss man den Kaufbeleg nicht. billyard archiviert für das Unternehmen das Foto gemäß den gesetzlichen Vorgaben der GoBD und der Abgabenordnung über 10 Jahre.
Keine doppelt eingereichten Belege
billyard prüft alle eingereichten Belegfotos auf Duplikate. Selbst wenn derselbe Beleg von zwei unterschiedlichen Mitarbeitern eingereicht wird, wird dies von billyard erkannt, als Duplikat gekennzeichnet und verworfen.
Vollständige Belegerkennung & Analyse
billyard erkennt durch den Einsatz der von billyard entwickelten einzigartigen Technologie alle Elemente eines Belegs. Dazu zählen:
- Belegaussteller inkl. Adresse
- Datum und Uhrzeit
- Einzelpositionen
Der Belegaussteller und das Datum, werden unter anderem dazu genutzt, um festzustellen zu können, ob der Beleg an Arbeitstagen und nicht auf Dienstreisen ausgestellt wurde. billyard bietet hierfür die Hinterlegung von Arbeitszeitprofilen und Arbeitsorte für jeden Mitarbeiter.
Die Einzelpositionen müssen geprüft werden, um sicherzustellen, dass nur für Lebensmittel zum sofortigen Verzehr und keine Vorrats- oder „Non-Food“-Artikel ein Essenszuschuss abgerechnet wird.
Diese steuerliche Vorgaben müssen in jedem Fall eingehalten werden.
Optimal Nutzerkommunikation
Bei der Entwicklung der billyard App nutzen wir unsere jahrelange Erfahrung, um den Mitarbeitern eine intuitive und benutzerfreundliche Anwendung zu ermöglichen. Durch aussagekräftige Informationen und Hinweise, ein übersichtliches Dashboard und weiterführende Auskünfte stellt billyard eine hohe Zufriedenheit sicher, so dass die Mitarbeiter mit Freude ihre Belege einreichen können.
Wird ein Beleg nicht akzeptiert, werden dem Nutzer genaue Hinweise angezeigt, warum das Belegfoto nicht eingereicht werden kann.
Einzigartige Funktionen
Die Erkennung der Einzelpositionen ermöglicht einzigartige Funktionen.
- Aufteilen eines Beleges unter Kollegen
Stellen Sie sich vor, Mitarbeiter gehen zusammen ins Restaurant. Dort erhalten Sie häufig nur einen Beleg. Mit billyard kann dieser für alle teilnehmenden Kollegen verwendet werden, sodass jeder seinen Essenszuschuss erhält. Jeder einzelne kann seine verzehrten Positionen auswählen.
- Verwendung von Belegen mit Non-Food-Artikeln
billyard streicht Non-Food-Artikel automatisch aus der Berechnung der Essenszuschüsse. Daher muss nicht darauf geachtet werden, welche Artikel zusammen eingekauft werden.
Intelligenter Steueralgorithmus
Alle steuerlichen Berechnungen werden für jeden Beleg von billyard durchgeführt. Dabei sorgt der intelligente Steueralgorithmus von billyard für die optimale Ausnutzung aller steuerlichen Möglichkeiten für den Mitarbeiter und das Unternehmen.
Kostenneutrale Abrechnung möglich
Essenszuschüsse können als Gehaltszuschuss, Gehaltsumwandlung oder in Kombination von Gehaltszuschuss und -umwandlung abgerechnet werden.
billyard kann alle Varianten abbilden. Welche Möglichkeit die Passende ist, hängt vor allem vom Budget für Mitarbeiter-Benefits ab.
Mit einer Gehaltsumwandlung ist der Essenszuschuss sogar kostenneutral für das Unternehmen. Der Mitarbeiter erhält bis zu 50% seiner Ausgaben für Essen durch die staatliche Förderung erstattet und sogar die Gebühren für billyard werden durch Einsparung von Lohnnebenkosten getragen.
Abrechnung über die Lohnbuchhaltung
Die Beträge der Essenszuschüsse werden aufbereitet in einem Monatsbericht für die Ablage zum Lohnkonto und einer Datei für den Import in das Lohnabrechnungsprogramm zur Verfügung gestellt.
Selbstverständlich liefert billyard die Importdatei immer passend zur eingesetzten Software des Unternehmens oder des beauftragten Lohnabrechners. Ein einmaliger kurzer Austausch mit dem Lohnbuchhalter zu den erforderlichen Lohnarten genügt.
Mit jeder Lohnsoftware kompatibel
Aufbereitet werden die Abrechnungsdaten in einem Monatsbericht und einer Datei für den Import in das Lohnabrechnungsprogramm des Unternehmens.
Selbstverständlich liefert billyard die Importdatei immer passend zur eingesetzten Software des Unternehmens oder des beauftragten Lohnabrechners. Ein einmaliger kurzer Austausch mit dem Lohnbuchhalter zu den erforderlichen Lohnarten genügt.
Das billyard System ist mit allen Lohnbuchhaltungsprogrammen kompatibel.
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PDF Dokument mit tiefergehenden Informationen
Übersicht & Fakten zum Essenszuschuss
Wichtige Informationen zum Vergleich unterschiedlicher Benefit-Plattformen
Zahlen & Fakten für eine Kalkulation
Anschauliche Beispiele
Verschiedene Einsatzmöglichkeiten: Recruiting, Mitarbeiterbindung, Gehaltserhöhung, etc.
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