So funktioniert billyard für Essenszuschüsse im Detail
Mit der billyard App bieten wir Unternehmen und Mitarbeiter eine voll automatisierte, digitale Lösung um die komplexen steuerlichen Vorteile von Essenszuschüssen einfach und absolut steuerkonform zu nutzen. Mit Technologie machen wir komplizierte Sachverhalte ganz einfach.
Überall einkaufen und konsumieren
Ganz unabhängig von Akzeptanzstellen und ohne zusätzlichem Aufwand oder Anforderungen, denn essen müssen alle Mitarbeiter.
Essen und trinken
Ihre Mitarbeiter können völlig frei wählen, wo sie Essen und Getränke einkaufen und konsumieren. Egal ob Kiosk, Restaurant, Supermarkt, Tankstelle uvm.
Kaufbeleg fotografieren und einreichen
Einfach den Kaufbeleg fotografieren.
Damit der Essenszuschuss genutzt werden kann, muss einfach ein Foto vom Kaufbeleg aufgenommen werden. Diese dann über die billyard App hochladen und das Ergebnis bestätigen. So einfach ist das mit billyard.
billyard prüft jedes eingereichte Foto
Wir analysieren und prüfen jede einzelne Positions auf dem Beleg, ob es sich dabei um ein Lebensmittel handelt. Nur diese fließen in die Berechnung des Essenszuschusses ein, damit die staatlichen Zuschüsse 100% steuerkonform eingesetzt werden können.
Auch Pfand oder eine Tragetasche, dürfen nicht in die Berechnung des Zuschusses einfließen!
Originalbeleg kann getrost entsorgt werden
Aufbewahren muss man den Kaufbeleg nicht. billyard archiviert für das Unternehmen das Foto gemäß den gesetzlichen Vorgaben der GoBD und der Abgabenordnung über 10 Jahre.
Doppelt eingereichte Belege gibt es bei uns nicht!
Wir prüfen alle eingereichten Belegfotos auf Dublikate. Selbst wenn derselbe Beleg von zwei unterschiedlichen Mitarbeitern eingereicht wird, wird dies von billyard erkannt, als Dublikat gekennzeichnet und verworfen.
Belegerkennung auf hohem Niveau
billyard erkennt durch den Einsatz unserer einzigartigen Technologie alle Elemente eines Belegs. Dazu zählen:
- Belegaussteller inkl. Adresse
- Datum und Uhrzeit
- Einzelpositionen
Diese Informationen werden dazu genutzt, um festzustellen zu können, ob der Beleg im Rahmen der Arbeitszeit ausgestellt wurde. Dies ist eine steuerliche Vorgabe, die in jedem Fall einzuhalten ist. billyard ermöglicht hierfür die Hinterlegung von Arbeitszeitprofilen und Arbeitsorte für jeden Benutzer.
Optimale Nutzerkommunikation
Bei der Entwicklung der billyard App nutzen die Gründer ihre jahrelange Erfahrung, um den Mitarbeitern eine intuitive und benutzerfreundliche Anwendung zu ermöglichen. Durch aussagekräftige Informationen und Hinweise, ein übersichtliches Dashboard und weiterführende Auskünfte stellen wir eine hohe Zufriedenheit sicher, so dass die Mitarbeiter mit Freude ihre Belege einreichen können. Wird ein Beleg nicht akzeptiert, werden dem Nutzer genaue Hinweise angezeigt, warum das Belegfoto nicht eingereicht werden kann.
Einzigartige Funktionen
Die Erkennung der Einzelpositionen ermöglicht einzigartige Funktionen.
- Aufteilen eines Beleges unter Kollegen
Stellen Sie sich vor, Mitarbeiter gehen zusammen ins Restaurant. Dort erhalten Sie häufig nur einen Beleg. Mit billyard kann dieser für alle teilnehmenden Kollegen verwendet werden, sodass jeder seinen Essenszuschuss erhält. Jeder einzelne kann seine verzehrten Positionen auswählen.
- Verwendung von Belegen mit Non-Food-Artikeln
billyard streicht Non-Food-Artikel automatisch aus der Berechnung der Essenszuschüsse. Daher muss nicht darauf geachtet werden, welche Artikel zusammen eingekauft werden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten Essenszuschüsse zu nutzen. Wählen Sie die für sich passende Variante aus. billyard kann alle Möglichkeiten abbilden. Sie können sogar für jede Abteilung bis hin zu einem einzelnen Mitarbeiter die gewünschte Variante auswählen.
Möglichkeit 1:
Essenszuschüsse bei einer Gehaltsumwandlung – kostenneutral für Arbeitgeber, 50% Cash-Back für die Mitarbeiter
- Kostenfrei für das Unternehmen
- Die Gebühren für billyard werden durch Einsparung der Lohnnebenkosten gedeckt
- Hoher finanzieller Vorteil für den Mitarbeiter
Möglichkeit 2:
Essenszuschüsse als Gehaltszuschuss – die beste Gehaltserhöhung
- Essenszuschüsse werden steuer- und abgabenfrei, d.h. Netto wie Brutto dem Mitarbeiter ausbezahlt
- Für das Unternehmen um über 120% günstiger als eine normale Gehaltserhöhung
- Hohe Wertschätzung des Mitarbeiters
- Ausgaben fallen nur an, wenn auch Belege eingereicht werden. Keine Ausgabe ohne Wirkung
Möglichkeit 3:
Essenszuschüsse als Gehaltszuschuss und -umwandlung – das Beste aus Beidem
- Hohe Wertschätzung des Mitarbeiters, da es zusätzlich zum Gehalt einen Zuschuss gibt.
- Der Mitarbeiter kann steuerfreie Vorteile für sich nutzen und sein Nettogehalt – ohne Kosten beim Arbeitgeber – zusätzlich steigern
Import in die Gehaltsbuchhaltung
Die Abrechnung der Belege erfolgt immer im Folgemonat.
Mitarbeiter können bis einschließlich 3. des Folgemonats über die billyard App Belege einreichen.
Am ersten Werktag nach dem 5. des Monats steht eine Übersicht aller eingereichten Belege im Verwaltungsbereich zur Verfügung.
- Alle Belege wurden von billyard überprüft: u. a. Duplikatsprüfung, Arbeitszeitenabgleich, unternehmenspezifische Konfigurationen.
Ab dem 15. steht die Importdatei für die Lohnbuchhaltung im Verwaltungsbereich zum Download zur Verfügung. Auf Wunsch kann diese auch früher heruntergeladen werden.
- Die Datei enthält alle Buchungssätze der eingereichten Belege aller Mitarbeiter.
- Mit einem Mausklick in die Lohnbuchhaltung importierbar.
Ab diesem Zeitpunkt sind keine Änderungen mehr möglich. Die Daten werden GoBD konform durch billyard in der Telekom Cloud archiviert.
Importdatei für eine Vielzahl von Lohnbuchhaltungsprogrammen:
Lexware
addison
adp
edlohn
egecko
gdi software
hansalog
SAP
np3
lohnconsult
datev
agenda:
sage
sbs software
quick-lohn
veda
ÖPNV- und Essenszuschüsse in einer App. Zwei Themen die jeden Mitarbeiter täglich beschäftigen. Die Benefits die bei jedem Mitarbeiter Wirkung zeigen.
Steuerrechtliche Informationen für die billyard App zur digitalen Nutzung von Essenszuschüssen.
Mit der billyard App ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitern staatliche Essenszuschüsse und ÖPNV-Zuschüsse zu nutzen. Mitarbeiter können überall essen, den öffentlichen Nahverkehr nutzen und die Kosten hierfür sozial-versicherungsfrei erstattet bekommen.
