Lohnsteuerliche Behandlung von Mitarbeiter-Benefits

Fachinformationen für Lohnbuchhaltung & Steuerberatung

1. Einleitung

Mitarbeiter-Benefits gewinnen als steuer- und sozialversicherungsbegünstigte Gehaltsbestandteile immer mehr an Bedeutung. Damit verbunden steigen die Anforderungen an Lohnbuchhaltung und steuerliche Beratung, Prozesse rechtssicher und effizient abzubilden. Auf dieser Seite finden Sie einen kompakten, aber fachlich fundierten Überblick zu den wichtigsten Begünstigungen – inklusive ihrer gesetzlichen Grundlagen, typischen Abrechnungsvarianten und digitalen Umsetzungsmöglichkeiten. So stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihre Mandanten die Spielräume optimal nutzen und gleichzeitig allen Prüfungsanforderungen gerecht werden.

2. Rechtsrahmen im Überblick

• Essenszuschuss (Sachbezug)
  Nutzen für Mitarbeitende: Steuer- und beitragsfreier Zuschuss erhöht das Nettogehalt um bis zu 3,10 € pro Mahlzeit.
  Nutzen für Unternehmen: Geringere Lohnnebenkosten als bei einer regulären Gehaltserhöhung; 25 % Pauschalsteuer optional vom Arbeitgeber zu tragen.
  Rechtsgrundlagen: § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG, Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV), R 8.1 LStR, BMF-Schreiben vom 18.01.2019.
• ÖPNV-/Jobticket-Zuschuss
  Nutzen für Mitarbeitende: Brutto = netto für das Pendel-Ticket, zusätzlich weiter geltendmachbare Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG).
  Nutzen für Unternehmen: Nachhaltiges Benefit ohne SV-Kosten; verbessert Employer Branding.
  Rechtsgrundlagen: § 3 Nr. 15 EStG; BMF-Schreiben vom 15.08.2019.
• Mobilitätsbudget
  Nutzen für Mitarbeitende: Freie Wahl zwischen Bahn, Sharing-Diensten und Miet-E-Rollern über eine App.
  Nutzen für Unternehmen: Kombination steuerfreier Jobticket-Komponente mit 15 % pauschalversteuerten sonstigen Fahrten (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG).
  Rechtsgrundlagen: § 3 Nr. 15 EStG i. V. m. § 40 Abs. 2 EStG; H 40.2 LStH.
• Sachbezugsgutscheine bis 50 € monatlich
  Nutzen für Mitarbeitende: Netto-Extras für Einkäufe, Tanken oder Online-Shopping.
  Nutzen für Unternehmen: Einfaches Benefit mit vollem Kosten- und Budgetschutz ohne SV-Abgaben.
  Rechtsgrundlagen: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG; BMF-Schreiben vom 13.04.2021.
• Gesundheitsförderung (600 € p.a.)
  Nutzen für Mitarbeitende: Arbeitgeber finanziert Rückenschule, Stresspräventions- oder Fitnessprogramme bis 600 € jährlich.
  Nutzen für Unternehmen: Weniger Krankenstände, Image als gesundheitsbewusster Betrieb; abgabenfrei.
  Rechtsgrundlagen: § 3 Nr. 34 EStG; § 20 SGB V; BMF-Schreiben vom 20.12.2018.
• Kinderbetreuungskosten
  Nutzen für Mitarbeitende: Steuer- und beitragsfreie Übernahme von Kita-Gebühren oder Zuschuss für Tagespflege; erleichtert schnelle Rückkehr aus der Elternzeit.
  Nutzen für Unternehmen: Bindung qualifizierter Fachkräfte nach der Elternzeit; kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand.
  Rechtsgrundlagen: § 3 Nr. 33 EStG; R 3.33 LStR; BFH-Urteil vom 30.08.2017 (VI R 52/15).

Praxis-Tipp: Die genannten Begünstigungen schließen einander in der Regel nicht aus. Eine Kombination (z. B. Essenszuschuss und 50-€-Sachbezug) ist zulässig, sofern die jeweiligen Tatbestandsvoraussetzungen eigenständig erfüllt werden.

3. Abrechnung in der Lohnbuchhaltung

1. Gehaltsumwandlung – Kosteneffiziente Variante ohne Arbeitgeberbudget; Sozialversicherungs- und Lohnsteuerersparnis finanziert i. d. R. sämtliche Plattformgebühren.
2. Gehaltszuschuss (On-Top) – Rein arbeitgeberfinanzierte Leistung, die beim Arbeitnehmer brutto = netto ankommt (Essens- & ÖPNV-Zuschuss) und kostengünstiger als eine klassische Gehaltserhöhung ist.
3. Kombination Zuschuss & Umwandlung – Ideal bei limitiertem Budget: Zuschuss bis zum Höchstbetrag; darüber hinaus Umwandlung des Bruttogehalts.

Für eine korrekte Abbildung empfiehlt sich:

• Separate Lohnarten für steuer- und beitragspflichtige sowie pauschalversteuerte Anteile.
• Monatliche Importdateien (CSV oder XML) aus dem Benefit-System zur Vermeidung manueller Erfassungsfehler.
• Fristenkontrolle (Belegeinreichung, Abrechnungsstichtage) gemäß GoBD-Anforderungen.

4. Digitale Umsetzung mit billyard

• Automatische Belegprüfung nach den Kriterien des BMF-Schreibens vom 18.01.2019 (OCR & Artikelklassifikation).
• GoBD-konforme Archivierung für 10 Jahre (IDW-PS 860-Testat vorhanden).
• Kompatibilität mit DATEV, SAP, Lexware, Addison u. a.
• Flexible Steuerlogik: Sachbezug, 25 %-Pauschalsteuer (Essenszuschuss), 15 %-Pauschalsteuer (Jobticket), volle Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG.

5. Prüfsicherheit & Dokumentation

• BMF-Schreiben & Gesetzesquellen jährlich aktualisiert (Sachbezugswerte, Freigrenzen).
• Nachvollziehbare Berechnungsprotokolle pro Mitarbeiter und Abrechnungsmonat erleichtern Betriebsprüfungen.
• Optionale Beraterzugänge für Steuerkanzleien zur zentralen Mandantenverwaltung.

6. Weiterführende Fachunterlagen anfordern

Sie benötigen detaillierte Berechnungsschemata, Muster-Lohnarten, Vertragsbausteine oder die vollständigen Auszüge aus EStG, LStR, SvEV und BMF-Schreiben?

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Stand: Juni 2025 – alle Angaben ohne Gewähr; sie ersetzen keine individuelle Steuerberatung.