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Nutzungsbedingungen

 

§ 1 Allgemeines / Anwendungsbereich

Die billyard GmbH, Alte Schulstr. 57, 53229 Bonn  (im Folgenden „billyard“), stellt auf der Domain billyard.de (im Folgenden „Plattform“) Arbeitgebern (im Folgenden „Kunde“) für deren Arbeitnehmer (im Folgenden „Arbeitnehmer“) eine Plattform zur Einreichung von digitalisierten Essens- und ÖPNV-Belegen (im Folgenden „Belege“), deren Analyse und Berechnung der Essens- und ÖPNV-Zuschüsse (im Folgenden „Zuschüsse“) gemäß den gesetzlichen Vorgaben zur Verfügung. Die Plattform erstellt eine monatliche Abrechnung zur Erstattung der Zuschüsse an die Arbeitnehmer über das Gehaltsbuchhaltungsprogramm des Kunden.

§ 2 Vertragsgegenstand

  1. Die Plattform wird als webbasierte Anwendung (Software as a Service –SaaS) zur Nutzung während der Vertragslaufzeit zur Verfügung gestellt. Sie kann von jedem kompatiblen Browser per Smartphone, Tablet oder Desktop-Computer genutzt werden. Sie ist unter https://billyard.de/webapp zu erreichen.
    1. Die Plattform bietet den Arbeitnehmern u. a. folgende Funktionen:
      1. Um Belege für die Erstattung einreichen zu können, muss sich der Arbeitnehmer zwingend mit seinen Account-Daten anmelden.
      2. Übermittlung von Belegfotos auf die Plattform für die Beantragung eines Zuschusses. Die Fotos werden automatisiert analysiert. Es können nur gedruckte Belege ausgewertet werden. Die Erkennungsrate ist stark von der Qualität der Fotos abhängig.
      3. Der Arbeitnehmer muss die extrahierten Daten prüfen, und nach erfolgter Prüfung die Einhaltung der Regel für den jeweiligen Zuschuss bestätigen. Die Regeln können im Zuge der Bestätigung angezeigt werden. Nur dann wird der Beleg für die monatliche Ausschüttung der Zuschüsse klassifiziert.
      4. Übersicht und Detailansicht der eingereichten Belege mit der Möglichkeit zu bearbeiten und zu löschen.
    2. Für Aufgaben wie das Anlegen, Bearbeiten und Deaktivieren von Nutzer-Accounts, den Download der Abrechnungsdatei der Zuschüsse für den Import in die Gehaltsbuchhaltungssoftware sowie für die Prüfung von Belegen wird ein webbasiertes Backoffice für autorisierte Mitarbeiter des Kunden zur Verfügung gestellt.
    3. Weitere Leistungen der Plattform
      1. Aus den eingereichten Belegfotos werden von der Plattform auto­matisiert Daten extrahiert. Dafür bedient sich billyard externer Dienstleister, welchen das Belegfoto zur Verfügung gestellt wird. Eine Zuordnung des Beleges zu einer Person ist für den Dienstleister zu keinem Zeitpunkt möglich.
      2. Die Plattform speichert eine nicht änderbare Historie zu allen einge­reichten Belegen. Alle Daten werden gemäß GoBD-Richtlinie gespeichert und archiviert.
      3. Die Plattform kumuliert die ermittelten Zuschüsse aller einge­reichten Belege eines jeden Arbeitnehmers unter Anwendung gesetzlicher Vorgaben und stellt dem Kunden Auswertungs- und Importdateien mit den Daten aller Arbeit­nehmer zu Beginn des Folgemonats zur Verfügung. Nach diesem Vorgang können von Arbeitnehmern keine Belege zum Abrechnungs­monat mehr eingereicht oder Belegdaten verändert werden. Die Import-Datei dient zur Erstattung der Zuschüsse über die Gehaltsabrechnung. Die Datei enthält u.a. Personalnummer, Abrechnungs­monat, Beträge zur steuerrechtlichen Behandlung und Verweis zu den jewei­ligen Belegen. In den Auswertungsdateien werden zusätzliche Details zu den eingereichten Belegen und den ermittelten Werten ausgegeben. Mit Hilfe dieser Dateien kann die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften zur Gewährung von Zuschüssen einfach geprüft und nachvollzogen werden.
    4. Für den Betrieb der Plattform sind gewisse Rechnerkapazitäten erforderlich. Dafür bedient sich billyard externer Dienstleister.
    5. durch Wartungsarbeiten und Störungen beim Provider kann sich ergeben, dass die Website nicht erreichbar ist.
    6. billyard unternimmt alle zumutbaren Anstrengungen um den unberechtigten Zugriff Dritter auf die Plattform zu unterbinden.

§ 3 Vertragspartner

  1. Der Vertragspartner von billyard ist der Kunde.
  2. Dieser Vertrag und ihre Durchführung begründen kein Vertragsverhältnis zwischen billyard und dem Arbeitnehmer. Im Verhältnis zum Arbeitnehmer handelt billyard nur als Erfüllungsgehilfe des Kunden.
  3. Der Kunde wird sicherstellen, dass seine Arbeitnehmer folgendem zustimmen:
    1. Einräumung von Nutzungsrechten an den eingereichten Belegen, einschließlich Nutzungsrechte für billyard und die von billyard für die Leistungserbringung eingebundenen Dienstleister
    2. Einwilligung in die Verarbeitung der Beleg-Daten und sonstiger personenbezogenen Daten durch billyard und die eingebundenen Dienstleister sowie Hinweise auf datenschutzrechtliche Implikationen (vgl. nachfolgend unter § 8), soweit zur Erfüllung der Aufgaben aus dieser Vereinbarung erforderlich.

§ 4 Testzeitraum / Testlaufzeit

  1. Kunden können für einen Testzeitraum von 30 Tagen die Plattform testen. Die Registrierung des Kunden und die Nutzung der Plattform mit bis zu 10 Mitarbeiter-Accounts ist während des Testzeitraums kostenfrei.
  2. Der Testzeitraum beginnt mit Übersendung der Login-Daten an den Kunden.
  3. Die Abrechnungsdatei zur Erstattung der Zuschüsse dient im Testzeitraum ausschließlich Testzwecken. Die Belegdaten werden nicht archiviert.
  4. billyard ist nicht verpflichtet die Daten nach Beendigung des Testzeitraums aufzubewahren. Nachdem der Kunde die AGB akzeptiert hat, können die Testdaten regulär abgerechnet werden.

§ 5 Hinweise zu Steuervorschriften

  1. Im Falle von Gehaltsumwandlung erfordern die Steuervorschriften eine ent­spre­chende arbeitsvertragliche Regelung zur Gewährung von Zuschüssen als Sachlohn.
  2. Die Steuervorschriften erfordern, dass die für die Abrechnung der Zu­schüs­se zur Verfügung gestellte Datei zum Lohnkonto des jeweiligen Arbeitnehmers archiviert wird.

§ 6 Änderungen an der Plattform

billyard ist berechtigt, Änderungen (z. B. an Design und Aufbau) sowie Funktions­erweiterung an der Plattform ohne vorheriger Absprache mit dem Kunden vorzu­nehmen, sofern davon die Nutzung der Plattform nicht zu wesentlichen Nachteilen für den Kunden führt.

§ 7 Nutzungsrechte an der Plattform

  1. billyard räumt dem Kunden ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nur auf seine Arbeitnehmer und Personaldienstleistern unterlizenzierbares und auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht ein.
  2. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software ohne vorherige Zustimmung von billyard zu übersetzen, zurückzuentwickeln, dekompilieren, oder in irgend­einer Weise zu verändern oder mit anderer Software zu verbinden.

§ 8 Datenschutz

  1. billyard erhält im Rahmen der Erbringung der Leistungen Zugang zu personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer. Der Kunde stimmt der Nutzung von Daten der Arbeitnehmer durch billyard zur Erbringung der Leistungen und zu Abrechnungszwecken ausdrücklich zu und sorgt für eine entsprechende Einwilligung der Arbeitnehmer. Zu diesem Zweck ist billyard berechtigt, die Daten an externe Dienstleister weiterzugeben. Dabei wird billyard die gesetzlichen Vorgaben einhalten und Auftragsverarbeitungs-Verträge mit den Dienstleistern abschließen.
  2. Der Kunde räumt billyard das Recht ein, die Daten zu vervielfältigen und redundant zu speichern, soweit es zur Erfüllung der Leistungen erforderlich ist. billyard erstellt regelmäßig Backups der Daten.
  3. In den Datenschutzbestimmungen von billyard (https://billyard.de/datenschutz) wird erläutert, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten verfahren und Ihre Daten schützen, wenn Sie unsere Plattform nutzen. Bei Einwilligung in diese Nutzungsbedingungen, bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzbestimmungen gelesen haben und akzeptieren.
  4. Optional schließt billyard mit dem Kunden einen separaten Auftragsverarbeitungs-Vertrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten ab.

§ 9 Gewährleistung

  1. billyard übernimmt dafür keine Gewähr dafür, dass die Belege und Abrechnungen durch die Finanzbehörden anerkannt werden. Die finale Beurteilung obliegt den verantwortlichen Finanzbehörden.
  2. Der Kunde ist verantwortlich für die Einhaltung der rechtlichen Regelungen zur Gewährung der Zuschüsse.
  3. billyard stellt für die Prüfung alle eingereichten Belege und Daten elektronisch zur Verfügung. billyard schließt Mangelhaftungsansprüche in diesem Zusammenhang aus.
  4. Alle Angaben zum Vertragsgegenstand dienen allein der Leistungs­beschreibung; sie sind nicht als Garantie oder zugesicherte Eigenschaft im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches anzusehen.

§ 10 Haftung

  1. Die Haftung von billyard auf Schadenersatz, gleich aus welchem Rechtsgrund, insbesondere wegen Unmöglichkeit, Verzugs, mangelhafter Leistung, sonstigen Vertragsverletzungen und Pflichtverletzungen, ist bei einfacher Fährlässigkeit beschränkt. billyard haftet nur im Falle der Verletzung vertragswesentlicher Pflichten und nur in Höhe des typischerweise vorhersehbaren Schadens.
  2. Die vorstehenden Haftungsausschlüsse und -beschränkungen gelten in gleichem Umfang zugunsten der Organe von billyard, gesetzlichen Vertreter, Angestellten und sonstigen Erfüllungsgehilfen.
  3. billyard haftet nicht für jegliche missbräuchliche Verwendung oder falsche Angaben durch den Arbeitnehmer bei der Einreichung von Belegen.

§ 11 Subunternehmer

billyard behält sich das Recht vor, nach eigenem Ermessen Leistungen unter diesem Vertrag von durch billyard ausgewählte Subunternehmer bzw. Dienstleister erbringen zu lassen.

§ 12 Änderungen dieser Nutzungsbedingungen und sonsti­ger Bedingungen

  1. billyard behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen für laufende Vertragsbeziehungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern.
  2. billyard wird solche Änderungen dem Kunden mindestens 2 Monate im Voraus schriftlich ankündigen.
  3. Die Änderungen werden wirksam, wenn Sie den Änderungen nicht binnen 1 Monat nach Erhalt der Änderungsankündigung schriftlich widersprechen. Auf diese Rechtsfolge wird billyard den Kunden hinweisen. Im Fall eines Widerspruchs ist billyard berechtigt, den Vertrag zum nächstmöglichen Termin ordentlich zu kündigen.

§ 13 Anwendbares Recht / Erfüllungsort / Gerichtsstand

  1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss der Bestimmungen zum internationalen Privatrecht. Die Anwendung des Rechts eines dritten Staates einschließlich dessen Vorschriften zum Kollisionsrecht sowie auch die Anwendung des UN-Kaufrechtes (CISG) sind ausdrücklich ausgeschlossen.
  2. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Bonn.

§ 14 Weitere Bestimmungen

  1. Der Kunde kann die aus dem Vertrag resultierenden Rechte und Pflichten nur mit schriftlicher Zustimmung von billyard übertragen. billyard ist berechtigt, Dritte mit der Erfüllung von Pflichten aus diesem Vertrag zu beauftragen.
  2. Diese Nutzungsbedingungen enthalten abschließend die geltenden Bedingungen für die Nutzung der Plattform. Von diesen Nutzungsbedingungen abweichende Bedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn diesen nicht ausdrücklich widersprochen worden ist.
  3. Alle Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Textform.
  4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise nicht wirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen nicht berührt werden. Das gleiche gilt im Fall von Lücken. Die Vertragsparteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke eine angemessene Regelung zu vereinbaren, die dem am nächsten kommt, was die Vertragsparteien wirtschaftlich gewollt haben würden, sofern sie bei Abschluss dieses Vertrages den entsprechenden Punkt bedacht hätten.

Stand: 01/2021