Informationen für Steuerberater zum Essenszuschuss

Zu den Mahlzeiten gehören Speisen und Lebensmittel, die für die Ernährung in Arbeitspausen sowie unmittelbar vor und nach der Arbeit geeignet sind — einschließlich der dazu üblichen nicht-alkoholischen Getränke. Dazu zählen nicht nur warme, sondern auch kalte Gerichte, Imbisse, belegte Brötchen oder Fingerfood. Ausgenommen sind z. B. Alkohol, Zigaretten und Non-Food Artikel.

Ja, eine Gehaltsumwandlung bei der Vergabe von Essensmarken ist zulässig. Damit Essenzuschüsse als Sachlohn gewertet werden können, muss der Arbeitsvertrag vor der Entstehung des Vergütungsanspruches angepasst werden.
Gerne stellen wir Ihnen ein Muster zur Ergänzung des Arbeitsvertrages zur Verfügung.

Ja, das ist möglich. Die Abwälzung ist eine reine innerbetriebliche Angelegenheit.

Ja, das ist möglich. Essenszuschüsse dürfen auch Arbeitnehmer gewährt werden, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen.

Der Essenszuschuss darf arbeitstäglich genutzt werden.
Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält.
Eine Auswärtstätigkeit liegt im Zusammenhang mit der Gewährung von Essenszuschüssen vor, wenn der Arbeitnehmer über 8 Stunden von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Nein, dies ist nicht zulässig. Das Belegdatum muss dem Arbeitstag entsprechen, für welchen der Essenszuschuss geltend gemacht wird.
Grundsätzlich ist es aber unerheblich, zu welcher Uhrzeit die Waren erworben wurden. z. B. Einkauf beim Bäcker vor Arbeitsbeginn und Verzehr in der Mittagspause. Damit sind die Voraussetzungen erfüllt.

Nein, diese können entsorgt werden. Die Aufbewahrungsfrist der digitalisierten Belege liegt bei 10 Jahren.

Die Regel lautet entweder Kantine oder Essensmarken. Es wäre daher zu klären, welche Arbeitnehmer die Kantine nachweislich nutzen. Bei Einverständnis des Betriebsstättenfinanzamtes ist die Aushändigung von Essensmarken mit reduziertem Wert möglich. Wer die Kantine ohnehin nicht nutzt, kann seinen Verzicht schriftlich erklären und Essensmarken erhalten.

Ja, das ist möglich. billyard bildet die nachfolgenden Grundlagen dafür ab.

Ja, Essenszuschüsse können zusätzlich zu einem vom Arbeitgeber finanzierten Jobticket gewährt werden.
Auch wenn ein Sachbezug unter § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (44-Euro-Freigrenze) vorliegt, berührt dies nicht die Möglichkeit Essenszuschüsse gemäß § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG zu gewähren.

Ja, Essenszuschüsse dürfen auch Mitarbeitern im Home-Office gewährt werden.

Ja, Essenszuschüsse dürfen auch Mitarbeitern in Teilzeit gewährt werden.

Ja, Essenszuschüsse dürfen auch Mitarbeitern gewährt werden, die die maximale Grenze von 450 € bereits als Entgelt erhalten. Die einzige Voraussetzung ist, dass eine Pauschalversteuerung stattfinden muss und der Betrag nicht individuell versteuert werden darf.

Ja, das ist möglich sofern der Arbeitnehmer nicht länger als 8 Stunden von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist und daher keine Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen kann.

Nein, ein Vorsteuerabzug des Arbeitgebers für Essensmarken ist nicht zulässig.

Nach dem Upload eines Beleges durch einen Arbeitnehmer, extrahiert und analysiert billyard die einzelnen Belegpositionen. Es findet eine Bewertung der jeweiligen Position statt, ob diese zuschussfähig ist oder nicht. Als zuschussfähig werden Lebensmittel einschließlich der dazu üblichen Getränke die üblicherweise der Ernährung dienen und zum unmittelbaren Verzehr oder zum Verbrauch während der Arbeitszeiten bestimmt sind klassifiziert. Bei der Bewertung werden verschiedene intelligente Algorithmen angewandt. Das Analyseergebnis wird dem Arbeitnehmer zur Prüfung zur Verfügung gestellt. Erst wenn der Arbeitnehmer die ausgewerteten Daten geprüft und bestätigt hat, wird der Beleg für die Gewährung der Essenszuschüsse klassifiziert.

Das System ist GoBD konform. Die Daten werden über 10 Jahre gespeichert. Auf die archivierten Belege kann jederzeit online zugegriffen werden.

Die Daten sind GoBD konform. Die steuer- und sozialrechtlich relevanten Werte zur Bewertung und Gewährung der Essenszuschüsse werden als csv Datei monatlich zur Verfügung gestellt. Gemäß den publizierten Informationen zur “Software Idea” sollten diese Daten daher auswertbar sein.

Nur wenn ein Arbeitnehmer einen Beleg einreicht, wird dieser nach erfolgter Prüfung und Bestätigung durch den Arbeitnehmer für die Gewährung von Essenszuschüssen klassifiziert. Der Arbeitnehmer kann die Belege nur bis zu 3. des Folgemonats einreichen. Sobald dieser Tag verstrichen ist, ist die Einreichung von Belege mit Belegdatum des Vormonats nicht mehr möglich. Die Buchungsdaten und die eingereichten Belege sind somit immer konform und niemals abweichend.

Beispiel:
Offener Monat: März
Letzter Tag zur Einreichung von Belegen: 3. des Folgemonats (in diesem Fall bedeutet dies der 3. April)

Möchte der Arbeitnehmer nach dem 3. April einen Beleg mit Belegdatum aus März einreichen, wird dieser von der Plattform abgelehnt. Somit ist jeder Arbeitnehmer selbst dafür verantwortlich die Belege einzureichen um Zuschüsse zu erhalten.