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Steuerrechtliche Informationen für die billyard App zur digitalen Nutzung von staatlichen Essenszuschüssen.

Mit der billyard App ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitern staatliche Essenszuschüsse zu nutzen. Mitarbeiter können überall essen und bis zu 6,57 € je Arbeitstag steuerbegünstigt und sozial-versicherungsfrei erstattet bekommen.
Diese Informationen stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Eine Beratung obliegt den zugelassenen Berufsträgern (Steuerberater, Wirtschaftsprüfern). Es kann keine Haftung übernommen werden.

Steuerrechtliche Grundlage für die Nutzung von Essenszuschüssen über die billyard App

Vom Bundesministerium der Finanzen, wird die Zulässigkeit der billyard App mit BMF-Schreiben vom 18.01.2019 und erstmalig mit BMF-Schreiben vom 24.02.2016 bescheinigt.

Auszug aus dem BMF-Schreiben:

…Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen)…

Bei billyard legen wir höchsten Wert auf absolut steuerkonforme Verwendung von Essenszuschüssen. Daher analysieren wir jeden eingereichten Beleg vollumfänglich inklusive aller gekauften Artikel (LStR 8.1. Punkt 7, Abs. 4 a) aa)) um ausschließlich Lebensmittel für Mahlzeiten in die Berechnung des Essenszuschusses einzubeziehen. Weitere Information zur Belegprüfung finden Sie hier.

Essenszuschüsse als Sachlohn werden unter EStG § 8 Abs. 2, Satz 6, SGB IV § 17, Abs. 3, SvEV § 2, Abs. 1, 2, LStR 8.1 Abs. 7 Nr. 4 geregelt.

Steuerbezogene Fragen und Antworten zur der Gewährung von Essenszuschüssen über billyard

Steuerliche Vorgaben

Essenszuschüsse sind geregelt unter

EStG § 8, Abs. 3 Satz 6

(3) ⁶Bei Arbeitnehmern, für deren Sachbezüge durch Rechtsverordnung nach § 17 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch Werte bestimmt worden sind, sind diese Werte maßgebend.
…

LStR 8.1, Abs. 4 Satz 1

(4) ¹Amtliche Sachbezugswerte werden durch die SvEV oder durch Erlasse der obersten Landesfinanzbehörden nach § 8 Abs. 2 Satz 10 EStG festgesetzt”.
…

LStR 8.1, Abs. 7, Punkt 2, Satz 1

(7) ¹Mahlzeiten, die die Arbeitnehmer in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten, sind vorbehaltlich der Nummer 4 ebenfalls mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert zu bewerten,…”
Ermittlung der Höhe des Essenszuschusses

LStR 8.1, Abs. 7, Nr. 4, Punkt a

a. ¹Es ist nicht die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert, sondern vorbehaltlich des Buchstaben b die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten, wenn

LStR 8.1, Abs. 7, Nr. 4, Abs a, Punkt cc
cc) der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt und

SvEV § 2, Abs. 1, 2

(1) Der Wert der als Sachbezug zur Verfügung gestellten Verpflegung wird auf monatlich 263 Euro festgesetzt. Dieser Wert setzt sich zusammen aus dem Wert für

1. Frühstück von 55 Euro,
2. Mittagessen von 104 Euro und 3. Abendessen von 104 Euro.

Berechnung geldwerter Vorteil
LStR 8.1, Abs. 7, Nr. 3
3. In den Fällen der Nummern 1 und 2 ist ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis (einschl. Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterschreitet.
Pauschalierung lohnsteuerpflichtiger Anteil

BMF Schreiben vom 18.01.2019 – Punkt 1, Abs. 2

2. Pauschalierung der Lohnsteuer

Es bestehen bei Vorliegen der Voraussetzungen der Tz. 1 keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer entsprechend § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 EStG pauschal erhebt, auch wenn keine vertraglichen Beziehungen zu dem Unternehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

Umsetzung im billyard System

Sachbezugswert (SvEV § 2 Abs. 1, 2)

Bei billyard ist für jedes Kalenderjahr der maximale Sachbezugswert einer Mahlzeit hinterlegt. Das BMF gibt jährlich ein Schreiben zum neuen Sachbezugswert heraus. (Schreiben mit Festlegung Sachbezugswert für 2021 im BMF Schreiben vom 28.12.2020) Dieser jährliche Sachbezugswert wird auf einen Tageswert umgerechnet (104 Euro / 30 Tage = 3,47 Euro pro Tag in 2021)

Übersteigender Verrechnungswert (LStR 8.1 Abs. 7 Nr. 4, Punkt cc)

Der dem Verrechnungswert übersteigende Wert von 3,10 € ist bei billyard hinterlegt.

Berechnung (LStR 8.1 Abs. 7 Nr. 3)

billyard liest u.a. alle Positionen der fotografierten Kassenbelege aus, ermittelt die Positionen welche als Essenszuschuss anerkannt werden dürfen und kann somit die Gesamtsumme der für den Essenszuschuss zulässigen Positionen ermitteln. Unterschreitet diese Gesamtsumme den Betrag von 6,57 € (Sachbezugswert 3,47 € + übersteigender Verrechnungswert 3,10 €), wird der Sachbezugswert als zu versteuernder Betrag klassifiziert. Übersteigt die Gesamtsumme den Betrag von 6,57 €, mindert der übersteigende Betrag den zu versteuernden Betrag entsprechend. In jedem Fall wird nur der maximale Essenszuschuss in Höhe von 6,57 € auf einen Beleg angerechnet. (Details zur Berechnung in der Anlage 1)

Pauschalierung der Lohnsteuer (BMF Schreiben vom 18.01.2019 – Punkt 1, Abs. 2)

billyard berechnet den pauschal zu versteuernden Anteil (siehe Berechnung) und übergibt diesen Wert als eigene Lohnart an die Gehaltsbuchhaltungssoftware. In der Gehaltsbuchhaltungssoftware muss die Lohnart mit 25% Pauschaler Lohnsteuer hinterlegt sein.

1. Wird die Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von € 44,00 gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (häufig genutzt für z. B. Waren- oder Tankgutscheine) durch Essenszuschüsse berührt?

Nein, die Freigrenze wird durch Essenszuschüsse nicht berührt. Es können Essenszuschüsse und Sachbezüge (für z.B. für Tankgutscheine) Arbeitnehmern unabhängig voneinander gewährt werden.

Rechtliche Quellen:

R 8.1 LStR 2015 – R 8.1 Bewertung der Sachbezüge (§ 8 Abs. 2 EStG)

Absatz 3, Satz 3 – Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (3)…³Außer Ansatz bleiben Vorteile, die nach § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 10 oder Abs. 3, § 3 Nr. 39 EStG oder nach § 19a EStG a. F. i. V. m. § 52 Abs. 27 EStG zu bewerten sind.
…

Essenszuschüsse fallen unter § 8, Abs. 3 Satz 6

(3) ⁶Bei Arbeitnehmern, für deren Sachbezüge durch Rechtsverordnung nach § 17 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch Werte bestimmt worden sind, sind diese Werte maßgebend.
…

R 8.1 LStR 2015, Abs. 4 Satz 1:

(4) Amtliche Sachbezugswerte werden durch die SvEV oder durch Erlasse der obersten Landesfinanzbehörden nach § 8 Abs. 2 Satz 10 EStG festgesetzt”.
…
Absatz 7, Punkt 2, Satz 1

(7) ¹Mahlzeiten, die die Arbeitnehmer in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten, sind vorbehaltlich der Nummer 4 ebenfalls mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert zu bewerten,…”

Sachbezugswerte für Essenszuschüsse werden in SvEV § 2 Abs. 1, 2 geregelt.

(1) Der Wert der als Sachbezug zur Verfügung gestellten Verpflegung wird auf monatlich 263 Euro festgesetzt. Dieser Wert setzt sich zusammen aus dem Wert für

  1. Frühstück von 55 Euro,
  2. Mittagessen von 104 Euro und
  3. Abendessen von 104 Euro.

… 

2. Wie ist eine Mahlzeit definiert und welche Produkte sind zuschussfähig?
Zu den Mahlzeiten gehören Speisen und Lebensmittel, die für die Ernährung in Arbeitspausen sowie unmittelbar vor und nach der Arbeit geeignet sind — einschließlich der dazu üblichen nicht-alkoholischen Getränke. Dazu zählen nicht nur warme, sondern auch kalte Gerichte, Imbisse, belegte Brötchen oder Fingerfood. Ausgenommen sind z. B. Alkohol, Zigaretten und Non-Food Artikel.
3. Ist eine Gehaltsumwandlung bei der Vergabe von Essensmarken zulässig?
Ja, eine Gehaltsumwandlung bei der Vergabe von Essensmarken ist zulässig. Damit Essenzuschüsse als Sachlohn gewertet werden können, muss der Arbeitsvertrag vor der Entstehung des Vergütungsanspruches angepasst werden.
Gerne stellen wir Ihnen eine Mustervereinbarung zur Ergänzung des Arbeitsvertrages zur Verfügung.
4. Darf die pauschale Lohnsteuer auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden?
Ja, das ist möglich. Die Abwälzung ist eine reine innerbetriebliche Angelegenheit.
5. Können Essenszuschüsse auch Arbeitnehmern die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen gewährt werden?
Ja, das ist möglich. Essenszuschüsse dürfen auch Arbeitnehmer gewährt werden, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen.
6. An wie vielen und an welchen Tagen darf ein Essenszuschuss pro Monat genutzt werden?
Der Essenszuschuss darf arbeitstäglich genutzt werden.
Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält.
Eine Auswärtstätigkeit liegt im Zusammenhang mit der Gewährung von Essenszuschüssen vor, wenn der Arbeitnehmer über 8 Stunden von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
7. Darf für mehrere Tage eingekauft und der Essenszuschuss für mehrere Tage in Anspruch genommen werden? d.h. ist es erlaubt am Montag Lebensmittel zu kaufen, welche erst am Dienstag verzehrt werden?
Nein, dies ist nicht zulässig. Das Belegdatum muss dem Arbeitstag entsprechen, für welchen der Essenszuschuss geltend gemacht wird.
Grundsätzlich ist es aber unerheblich, zu welcher Uhrzeit die Waren erworben wurden. z. B. Einkauf beim Bäcker vor Arbeitsbeginn und Verzehr in der Mittagspause. Damit sind die Voraussetzungen erfüllt.
8. Müssen die originalen Belege aufbewahrt werden?
Nein, diese können entsorgt werden. Die Aufbewahrungsfrist der digitalisierten Belege liegt bei 10 Jahren.
9. Sind Essensmarken möglich, wenn es bereits eine bezuschusste Betriebskantine gibt?
Die Regel lautet entweder Kantine oder Essensmarken. Es wäre daher zu klären, welche Arbeitnehmer die Kantine nachweislich nutzen. Bei Einverständnis des Betriebsstättenfinanzamtes ist die Aushändigung von Essensmarken mit reduziertem Wert möglich. Wer die Kantine ohnehin nicht nutzt, kann seinen Verzicht schriftlich erklären und Essensmarken erhalten.
11. Darf ein Beleg auf mehrere Arbeitnehmer aufgeteilt werden?
Ja, das ist möglich. billyard bildet die nachfolgenden Grundlagen dafür ab.
12. Können Essenszuschüsse zusätzlich zu einem Arbeitgeber finanzierten Jobticket gewährt werden?

Ja, Essenszuschüsse können zusätzlich zu einem vom Arbeitgeber finanzierten Jobticket gewährt werden.
Auch wenn ein Sachbezug unter § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (44-Euro-Freigrenze) vorliegt, berührt dies nicht die Möglichkeit Essenszuschüsse gemäß § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG zu gewähren.

13. Können Essenszuschüsse zusätzlich zu einem Arbeitgeber finanzierten Krankenzusatzversicherung gewährt werden?

Ja, Essenszuschüsse sind davon unberührt.

Es ist umstritten, ob für Beiträge des Arbeitgebers zu einer Krankenzusatzversicherung die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) anzuwenden ist oder diese als Barlohn gelten. Unabhängig davon können Essenszuschüsse gemäß § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG neben Sachbezügen gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (44-Euro-Freigrenze) gewährt werden.

>> siehe hierzu Information: 01Wird die Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von € 44,00 gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (genutzt für z.B. Tankgutscheine) durch Essenszuschüsse berührt?

14. Lassen sich Essenszuschüsse bei Mitarbeiter im Home-Office abbilden?
Ja, Essenszuschüsse dürfen auch Mitarbeitern im Home-Office gewährt werden.
15. Können Mitarbeiter in Teilzeit auch Essenszuschüsse erhalten?
Ja, Essenszuschüsse dürfen auch Mitarbeitern in Teilzeit gewährt werden.
16. Können 450-Euro Jobber auch Essenszuschüsse erhalten?
Ja, Essenszuschüsse dürfen auch Mitarbeitern gewährt werden, die die maximale Grenze von 450 € bereits als Entgelt erhalten. Die einzige Voraussetzung ist, dass eine Pauschalversteuerung stattfinden muss und der Betrag nicht individuell versteuert werden darf.
17. Können Essenszuschüsse auch für Mitarbeiter im Außendienst oder für Handwerker im Einsatz auf Baustellen genutzt werden?
Ja, das ist möglich sofern der Arbeitnehmer nicht länger als 8 Stunden von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist und daher keine Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen kann.
19. Ist ein Vorsteuerabzug bei Essensmarken durch den Arbeitgeber zulässig?
Nein, ein Vorsteuerabzug des Arbeitgebers für Essensmarken ist nicht zulässig.
Häufige Fragen zum billyard System
21. Wie identifiziert die Plattform eine Mahlzeit? ( z. B. Abgrenzung Genussmittel / Lebensmittel)

Nach dem Upload eines Beleges durch einen Arbeitnehmer, extrahiert und analysiert billyard die einzelnen Belegpositionen. Es findet eine Bewertung der jeweiligen Position statt, ob diese zuschussfähig ist oder nicht. Als zuschussfähig werden Lebensmittel einschließlich der dazu üblichen Getränke die üblicherweise der Ernährung dienen und zum unmittelbaren Verzehr oder zum Verbrauch während der Arbeitszeiten bestimmt sind klassifiziert. Bei der Bewertung werden verschiedene intelligente Algorithmen angewandt. Das Analyseergebnis wird dem Arbeitnehmer zur Prüfung zur Verfügung gestellt. Erst wenn der Arbeitnehmer die ausgewerteten Daten geprüft und bestätigt hat, wird der Beleg für die Gewährung der Essenszuschüsse klassifiziert.

22. Ist eine unveränderbare Speicherung der digitalisierten Daten über 10 Jahre sichergestellt?
Das System ist GoBD konform. Die Daten werden über 10 Jahre gespeichert. Auf die archivierten Belege kann jederzeit online zugegriffen werden.
23. Sind die Daten der Plattform durch das Finanzamt (Software Idea) auswertbar?
Die Daten sind GoBD konform. Die steuer- und sozialrechtlich relevanten Werte zur Bewertung und Gewährung der Essenszuschüsse werden als csv Datei monatlich zur Verfügung gestellt. Gemäß den publizierten Informationen zur “Software Idea” sollten diese Daten daher auswertbar sein.
24. Wer trägt dafür Sorge, dass die Arbeitnehmer die Belege auch tatsächlich einreichen damit die Buchhaltungsunterlagen vollständig vorliegen?

Nur wenn ein Arbeitnehmer einen Beleg einreicht, wird dieser nach erfolgter Prüfung und Bestätigung durch den Arbeitnehmer für die Gewährung von Essenszuschüssen klassifiziert. Der Arbeitnehmer kann die Belege nur bis zu 3. des Folgemonats einreichen. Sobald dieser Tag verstrichen ist, ist die Einreichung von Belege mit Belegdatum des Vormonats nicht mehr möglich. Die Buchungsdaten und die eingereichten Belege sind somit immer konform und niemals abweichend.

Beispiel:
Offener Monat: März
Letzter Tag zur Einreichung von Belegen: 3. des Folgemonats (in diesem Fall bedeutet dies der 3. April)

Möchte der Arbeitnehmer nach dem 3. April einen Beleg mit Belegdatum aus März einreichen, wird dieser von der Plattform abgelehnt. Somit ist jeder Arbeitnehmer selbst dafür verantwortlich die Belege einzureichen um Zuschüsse zu erhalten.