Abrechnung von steuerbegünstigten Zuschüssen
Die Abrechnung von steuerbegünstigten Zuschüssen (Essenszuschüsse, ÖPNV-Zuschüsse und Mobilitätszuschüsse) erfolgt über die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter im Folgemonat. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten die Zuschüsse zu nutzen und abzurechnen.
Kein Budget für Mitarbeiter-Benefits verfügbar
Gibt es keine Budgets für Mitarbeiter-Benefits, dann ist die Gehaltsumwandlung am Besten geeignet. Hierbei fallen für den Arbeitgeber keine Kosten an. Selbst die Gebühren für billyard werden durch die Einsparung von Lohnnebenkosten gedeckt.
Über einen Gehaltszuschuss erhalten die Mitarbeiter die Zuschüsse zusätzlich zum Gehalt. Durch die Steuerbegünstigung, müssen keine Abzüge hingenommen werden und der Zuschuss wird Netto wie Brutto ausbezahlt.
Kann nur ein geringes Budget zur Verfügung gestellt werden, dann eignet es sich eine Kombination von Gehaltszuschuss und Gehaltsumwandlung den Mitarbeitern anzubieten. Zuerst bekommen die Mitarbeiter den Zuschuss zusätzlich zum Gehalt und wenn sie mehr für ihre Verpflegung und den ÖPNV ausgeben haben, wird der übersteigende Betrag noch umgewandelt.
Welche Möglichkeit ist die richtige für mich?
Welche Möglichkeit die richtige ist, hängt von den Budgets des Arbeitgebers und den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen ab. Gerne beraten wir Sie, welche Variante für Sie am besten in Frage kommt.
billyard kann alle Möglichkeiten für Sie abbilden. Sie können für jede Gesellschaft, jeden Standort, jede Abteilung bis hin zu einem einzelnen Mitarbeiter die gewünschte Variante festlegen.
Auszahlung der steuerbegünstigten Zuschüsse erfolgt über die Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters
Die Abrechnung von Essenszuschüssen, ÖPNV-Zuschüssen und Mobilitätszuschüssen erfolgt über die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter. billyard ermittelt für jeden vom Mitarbeiter eingereichten Beleg den darauf entfallenen Zuschuss. Dabei werden die steuerrechtlichen Vorschriften und die Vorgaben des Arbeitgebers berücksichtigt. Die Zuschüsse für jeden Mitarbeiter werden summiert und getrennt nach Lohnarten für in einer Datei für den Import in die jeweilige Lohnbuchhaltungssoftware von billyard bereitgestellt.
Möglichkeit 1:
Gehaltsumwandlung – kostenneutral für Arbeitgeber, 50% Cash-Back für die Mitarbeiter
Vom Bruttogehalt müssen Steuern und Sozialversicherungsabgaben abgezogen werden. Übrig bleibt das Nettogehalt, welches der Mitarbeiter auf sein Konto überwiesen bekommt. Bei einer Gehaltsumwandlung, wird ein Teil des Bruttogehalts durch die steuerbegünstigten Essenszuschüsse bzw. ÖPNV-Zuschüsse ersetzt. Da diese Zuschüsse frei von der individuellen Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben sind, muss weniger vom Bruttogehalt abgezogen werden. Der Mitarbeiter erhält mehr Nettogehalt aufs Konto überwiesen. Wieviel mehr er bekommt hängt im Wesentlichen von seiner Gehaltshöhe und der Steuerklasse ab.
Vor- und Nachteile einer Gehaltsumwandlung
Vorteile
Kein Budget erforderlich – kostenneutral für das Unternehmen
Trotzdem hoher finanzieller Vorteil für den Mitarbeiter durch Steuerbegünstigung und Sozialversicherungsfreiheit
Die Gebühren für billyard werden durch Einsparung von Lohnnebenkosten gedeckt
Freiwillige Entscheidung des Mitarbeiters
Nachteile
Gehaltsabrechnung ohne Zuschüsse
Gehaltsabrechnung mit Essenszuschüssen
Einsparung von Lohnnebenkosten für Unternehmen bei einer Gehaltsumwandlung von Essenszuschüssen
Die Sozialversicherungsfreiheit greift natürlich auch auf der Seite des Unternehmens. Dadurch muss auch das Unternehmen weniger Beiträge abführen und spart bei einer Gehaltsumwandlung Geld. In der nachfolgenden Tabelle werden die Werte ohne Gehaltsumwandlung und mit der Gehaltsumwandlung bei Essenszuschüssen gegenübergestellt.
| Ohne Gehaltsumwandlung | Mit Gehaltsumwandlung | |
| Bruttogehalt | 3.000,00 Euro | 3.000,00 Euro |
| – Gehaltsumwandlung | – 103,50 Euro | |
| = Bemessensgrundlage für SV-Beiträge | 3.000,00 Euro | 2.896,50 Euro |
| + Essenszuschuss | + 103,50 Euro | |
| + Sozialversicherungsabgaben ca. 20% | + 606,75 Euro | + 585,80 Euro |
| = Arbeitgeberbelastung | = 3.606,75 Euro | = 3.585,80 Euro |
| Arbeitgeber-Ersparnis | ca. 20,- Euro |
Fazit
Ohne Kosten für das Unternehmen, bekommt der Mitarbeiter mit den Essenszuschuss bis zur Hälfte seiner Ausgaben für seine Verpflegung zurückerstattet. Auch das Unternehmen hat Einsparungen von Lohnnebenkosten, die sogar die Gebühren für billyard decken. Ein perfekter Deal für Mitarbeiter und Unternehmen!
Haben Sie Fragen? Möchten Sie den Essenszuschuss auch in Ihrem Unternehmen nutzen?
Gehaltsabrechnung ohne Zuschüsse
Gehaltsabrechnung mit ÖPNV-Zuschüssen
Einsparung von Lohnnebenkosten für Unternehmen bei einer Gehaltsumwandlung von ÖPNV-Zuschüssen
Die Sozialversicherungsfreiheit greift natürlich auch auf der Seite des Unternehmens. Dadurch muss auch das Unternehmen weniger Beiträge abführen und spart bei einer Gehaltsumwandlung Geld. In der nachfolgenden Tabelle werden die Werte mit und ohne ÖPNV-Zuschüssen gegenübergestellt.
| Ohne Gehaltsumwandlung | Mit Gehaltsumwandlung | |
| Bruttogehalt | 3.000,00 Euro | 3.000,00 Euro |
| – Gehaltsumwandlung | – 100,00 Euro | |
| = Bemessensgrundlage für SV-Beiträge | 3.000,00 Euro | 2.900,00 Euro |
| + ÖPNV-Zuschuss | + 100,00 Euro | |
| + Sozialversicherungsabgaben ca. 20% | + 606,75 Euro | + 586,53 Euro |
| + Pauschalsteuer auf ÖPNV-Zuschuss 15% | + 16,88 Euro* | |
| = Arbeitgeberbelastung | = 3.606,75 Euro | = 3.603,41 Euro |
| Arbeitgeber-Ersparnis | ca. 3,- Euro |
* Betrag ist inkl. Soli 5,5% und KiSt 7% auf Pauschalsteuer
Fazit
Ohne Kosten für das Unternehmen, bekommt der Mitarbeiter mit den ÖPNV-Zuschuss bis zur Hälfte seiner Ausgaben für seine Fahrkarten zurückerstattet. Auch das Unternehmen hat Einsparungen von Lohnnebenkosten die trotz Übernahme der Pauschalsteuer nahezu die Gebühren für billyard decken. Damit gar keine Kosten für das Unternehmen entstehen, könnte der Mitarbeiter die Pauschalsteuer tragen und er hätte immer noch einen hohen finanziellen Vorteil. Ein perfekter Deal für Mitarbeiter und Unternehmen!
Haben Sie Fragen? Möchten Sie den ÖPNV-Zuschuss auch in Ihrem Unternehmen nutzen?
Möglichkeit 2:
Benefits als Gehaltszuschuss – die beste Gehaltserhöhung
Vom Bruttogehalt müssen Steuern und Sozialversicherungsabgaben abgezogen werden. Übrig bleibt das Nettogehalt, welches der Mitarbeiter auf sein Konto überwiesen bekommt. Durch die Steuerfreiheit bei Essenszuschüssen bzw. ÖPNV-Zuschüssen muss nichts von den Zuschüssen abgezogen werden. Der Mitarbeiter bekommt den Zuschuss Netto wie Brutto auf sein Konto überwiesen. Bei Mobilitätszuschüssen sind die Fahrten mit dem ÖPNV steuerfrei. Werden andere Verkehrsmitteln genutzt, müssen diese steuerpflichtig abgerechnet werden.
Vor- und Nachteile von Benefits als Gehaltszuschuss
Vorteile
Mitarbeiter wird der Zuschuss ohne Abzüge Netto wie Brutto ausbezahlt
Über das Doppelte günstiger als eine vergleichbare Gehaltserhöhung
Hohe Wertschätzung des Mitarbeiters
Keine Ausgabe ohne Wirkung: Ausgaben fallen nur an, wenn auch Belege eingereicht werden
Nachteile
Budget für Benefits ist erforderlich
Kosten für das Unternehmen
Gehaltsabrechnung ohne Zuschüsse
Gehaltsabrechnung mit Essenszuschüssen
Einsparung bei steuerbegünstigten Essenszuschüssen gegenüber einer normalen Gehaltserhöhung
Wer kennt es nicht. Bei einer normalen Erhöhung des Bruttogehalts, ist die Freude beim Mitarbeiter nur halb so groß. Es müssen natürlich von der Erhöhung Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen werden. Von der Bruttolohnerhöhung kommt dann nur noch die Hälfte beim Mitarbeiter an. Zusätzlich muss das Unternehmen auf den Betrag auch noch Sozialabgaben in Höhe von 20% leisten. Möchte man erreichen, dass der Mitarbeiter von der Gehaltserhöhung auch etwas hat und den Betrag Netto bekommt, dann steigen die Kosten für das Unternehmen um über das Doppelte! In der nachfolgenden Tabelle haben wir den Vergleich einer Barlohnerhöhung um 100,00 Euro Netto mit der Auszahlung eines Essenszuschuss zum gleichen Betrag durchgeführt.
| Ohne Essenszuschuss | Mit 100,00 Euro mehr Nettogehalt | Mit 100,00 Euro Essenszuschuss | |
| Bruttogehalt | 3.000,00 Euro | 3.000,00 Euro | 3.000,00 Euro |
| + Gehaltserhöhung | Essenszuschuss | 185,48 Euro | + 100,00 Euro | |
| + Sozialversicherungsabgaben ca. 20% | + 606,25 Euro | + 644,26 Euro | + 606,75 Euro |
| = Arbeitgeberbelastung | = 3.606,25 Euro | = 3.829,74 Euro | = 3.706,75 Euro |
| Mehrkosten Arbeitgeber | 222,99 Euro | 100,00 Euro | |
| Einsparung ggü. Gehaltserhöhung | 122,99 Euro |
Fazit
Damit der Mitarbeiter 100,- Euro mehr Netto aus dem Konto hat, müssen mehr als das Doppelte vom Unternehmen ausgegeben werden! Beim Essenszuschuss bleiben die Ausgaben bei nur 100,- Euro! Das Geld kommt Netto wie Brutto beim Mitarbeiter an!
Haben Sie Fragen? Möchten Sie den Essenszuschuss auch in Ihrem Unternehmen nutzen?
Gehaltsabrechnung ohne Zuschüsse
Gehaltsabrechnung mit ÖPNV-Zuschüssen
Einsparung bei steuerfreien ÖPNV-Zuschüssen gegenüber einer normalen Gehaltserhöhung
Wer kennt es nicht. Bei einer normalen Erhöhung des Bruttogehalts, ist die Freude beim Mitarbeiter nur halb so groß. Es müssen natürlich von der Erhöhung Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen werden. Von der Bruttolohnerhöhung kommt dann nur noch die Hälfte beim Mitarbeiter an. Zusätzlich muss das Unternehmen auf den Betrag auch noch Sozialabgaben in Höhe von 20% leisten. Möchte man erreichen, dass der Mitarbeiter von der Gehaltserhöhung auch etwas hat und den Betrag Netto bekommt, dann steigen die Kosten für das Unternehmen um über das Doppelte! In der nachfolgenden Tabelle haben wir den Vergleich einer Barlohnerhöhung um 100,00 Euro Netto mit der Auszahlung eines ÖPNV-Zuschuss zum gleichen Betrag durchgeführt.
| Ohne ÖPNV-Zuschuss | Mit 100,00 Euro mehr Nettogehalt | Mit 100,00 Euro ÖPNV-Zuschuss | |
| Bruttogehalt | 3.000,00 Euro | 3.000,00 Euro | 3.000,00 Euro |
| + Gehaltserhöhung | ÖPNV-Zuschuss | 185,48 Euro | + 100,00 Euro | |
| + Sozialversicherungsabgaben ca. 20% | + 606,75 Euro | + 644,26 Euro | + 606,75 Euro |
| = Arbeitgeberbelastung | = 3.606,75 Euro | = 3.829,74 Euro | = 3.706,75 Euro |
| Mehrkosten Arbeitgeber | 222,99 Euro | 100,00 Euro | |
| Einsparung ggü. Gehaltserhöhung | 122,99 Euro |
Fazit
Damit der Mitarbeiter 100,- Euro mehr Netto auf dem Konto hat, müssen mehr als das Doppelte vom Unternehmen ausgegeben werden! Beim ÖPNV-Zuschuss bleiben die Ausgaben bei 100,- Euro! Das Geld kommt Netto wie Brutto beim Mitarbeiter an!
Haben Sie Fragen? Möchten Sie den ÖPNV-Zuschuss auch in Ihrem Unternehmen nutzen?
Möglichkeit 3:
Benefits in Kombination von Gehaltszuschuss und -umwandlung – das Beste aus Beidem
Vom Bruttogehalt müssen Steuern und Sozialversicherungsabgaben abgezogen werden. Übrig bleibt das Nettogehalt, welches der Mitarbeiter auf sein Konto überwiesen bekommt. Durch die Steuerfreiheit bei Essenszuschüsse bzw. ÖPNV-Zuschüsse muss nichts von den Zuschüssen abgezogen werden. Der Mitarbeiter bekommt den Zuschuss Netto wie Brutto auf sein Konto überwiesen. Ist das Budget für die Zuschüsse limitiert und der Mitarbeiter gibt mehr für sein Essen bzw. den ÖPNV aus, dann kann er den Restbetrag noch umwandeln und damit den finanziellen Vorteil erhöhen. Bei einer Gehaltsumwandlung, wird ein Teil des Bruttogehalts durch die steuerbegünstigten Essenszuschüsse bzw. ÖPNV-Zuschüsse ersetzt und es müssen, wie beim Gehaltszuschuss, dafür keine Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben bezahlt werden.
Die zusätzliche Umwandlung ist bei Mobilitätszuschüssen nur für Fahrten mit dem ÖPNV möglich. Andere Verkehrsmittel können nur als Gehaltszuschuss steuerpflichtig abgerechnet werden.
Vor- und Nachteile von Benefits in Kombination von Gehaltszuschuss und -umwandlung
Vorteile
Hohe Wertschätzung des Mitarbeiters, da es zusätzlich zum Gehalt einen Zuschuss gibt.
Freiwillige Möglichkeit für jeden Mitarbeiter individuell die zusätzliche Gehaltsumwandlung zu wählen.
Der Mitarbeiter kann steuerfreie Vorteile der Gehaltsumwandlung für sich nutzen und sein Nettogehalt – ohne Kosten beim Arbeitgeber – zusätzlich steigern.
Großer Anreiz für den Mitarbeiter den Benefit zu nutzen. Auch ein geringes Budget kann es zu einem hohen finanziellen Mehrwert führen.
Nachteile
Etwas Budget für Benefits ist erforderlich.
Zusatz zum Anstellungsvertrag für die Mitarbeiter, die Gehaltsumwandlung zusätzlich nutzen möchten erforderlich.
Etwas weniger gesetzliche Rente für den Teil der Gehaltsumwandlung.
Gehaltsabrechnung ohne Zuschüsse
Gehaltsabrechnung mit Essenszuschüssen
Ergebnis bei steuerbegünstigten Essenszuschüssen in Kombination von Gehaltszuschuss und -umwandlung
Essenszuschüsse die zusätzlich zum Gehalt bezahlt werden, sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Der Mitarbeiter bekommt diesen Betrag Netto wie Brutto ausbezahlt. Wird der darüberhinaus gehende Betrag noch umgewandelt, müssen auf diesen Teil ebenfalls keine Steuern und Abgaben bezahlt werden. Davon profitiert auch das Unternehmen, da darauf auch auf der Seite des Unternehmens Sozialversicherungsabgaben gespart werden. In der nachfolgenden Tabelle werden die Werte ohne Essenszuschuss und mit 30,00 Euro Essenszuschuss des Arbeitgebers mit einer zusätzlichen Gehaltsumwandlung von 73,50 Euro gegenübergestellt. In diesem Fall hat der Mitarbeiter Belege von Essensausgaben von mindestens 103,50 Euro eingereicht.
| Ohne Essenszuschuss | Mit Essenszuschuss (OnTop + Umwandlung) | |
| Bruttogehalt | 3.000,00 Euro | 3.000,00 Euro |
| – Gehaltsumwandlung | – 73,50 Euro | |
| = Bemessensgrundlage für SV-Beiträge | 3.000,00 Euro | 2.926,50 Euro |
| + Essenszuschuss zusätzlich zum Gehalt | + 30,00 Euro | |
| + Essenszuschuss als Gehaltsumwandlung | + 73,50 Euro | |
| + Sozialversicherungsabgaben ca. 20% | + 606,25 Euro | + 591,87 Euro |
| = Arbeitgeberbelastung | = 3.606,25 Euro | = 3.621,87 Euro |
| Arbeitgeber-Kosten für 30,00 Euro Essenszuschuss zusätzlich zum Gehalt | ca. 15,- Euro |
Fazit
Das Unternehmen muss lediglich 15 Euro für 30,00 Euro Essenszuschuss ausgeben, damit der Mitarbeiter ein Netto-Plus von 63 Euro hat. Ein perfektes Preis-/Leistungsverhältnis für Unternehmen und Mitarbeiter.
Haben Sie Fragen? Möchten Sie den Essenszuschuss auch in Ihrem Unternehmen nutzen?
Gehaltsabrechnung ohne Zuschüsse
Gehaltsabrechnung mit ÖPNV-Zuschüssen
Ergebnis bei steuerbegünstigten ÖPNV-Zuschüssen in Kombination von Gehaltszuschuss und -umwandlung
ÖPNV-Zuschüsse die zusätzlich zum Gehalt bezahlt werden, sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Der Mitarbeiter bekommt diesen Betrag Netto wie Brutto ausbezahlt. Wird der darüberhinaus gehende Betrag noch umgewandelt, muss auf diesen Teil lediglich 15% Pauschalsteuer bezahlt werden. Von Sozialabgaben ist auch dieser Betrag befreit, wodurch auch das Unternehmen profitiert, da dafür auch auf Unternehmensseite keine Sozialversicherungsabgaben anfallen. In der nachfolgenden Tabelle werden die Werte ohne ÖPNV-Zuschuss mit 30 Euro ÖPNV-Zuschuss des Arbeitgebers und einer zusätzlichen Gehaltsumwandlung von 70 Euro gegenübergestellt. In diesem Fall hat der Mitarbeiter für seine ÖPNV-Tickets 100 Euro ausgegeben.
| Ohne ÖPNV-Zuschuss | Mit ÖPNV-Zuschuss (OnTop + Umwandlung) | |
| Bruttogehalt | 3.000,00 Euro | 3.000,00 Euro |
| – Gehaltsumwandlung | – 70,00 Euro | |
| = Bemessensgrundlage für SV-Beiträge | 3.000,00 Euro | 2.930,00 Euro |
| + ÖPNV-Zuschuss zusätzlich zum Gehalt | + 30,00 Euro | |
| + ÖPNV-Zuschuss als Gehaltsumwandlung | + 70,00 Euro | |
| + Sozialversicherungsabgaben ca. 20% | + 606,75 Euro | + 592,59 Euro |
| + Pauschalsteuer auf umgewandelten ÖPNV-Zuschuss 15% | + 11,81 Euro | |
| = Arbeitgeberbelastung | = 3.606,75 Euro | = 3.634,40 Euro |
| Arbeitgeber-Kosten für 63,00 Euro höheres Netto-Gehalt | ca. 28,- Euro |
* Betrag ist inkl. Soli 5,5% und KiSt 7% auf Pauschalsteuer
Fazit
Durch die zusätzlichen Gehaltsumwandlung bekommt der Mitarbeiter anstatt 30 Euro 63 Euro auf sein Konto überweisen und somit über 60% seiner Ticketausgaben erstattet. Leichter kann er kein Geld verdienen.
Haben Sie Fragen? Möchten Sie den ÖPNV-Zuschuss auch in Ihrem Unternehmen nutzen?
Monatlicher Import einer Datei in das Lohnabrechnungsprogramm zur Abrechnung der Zuschüsse – Fertig!
Aufbereitet werden die Abrechnungsdaten in einem Monatsbericht und einer Datei für den Import in das Lohnabrechnungsprogramm des Unternehmens. Selbstverständlich liefert billyard die Importdatei immer passend zur eingesetzten Software des Unternehmens oder des beauftragten Lohnabrechners. Ein einmaliger kurzer Austausch mit dem Lohnbuchhalter zu den erforderlichen Lohnarten genügt.
Mit allen Lohnbuchhaltungsprogramme kompatibel:
Lexware
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SAP
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kidicap
Die Abrechnung der steuerbegünstigten Zuschüsse für die eingereichten Belege bzw. Fahrkarten erfolgt immer im Folgemonat
Belege einreichen
Belege abrechnen
Mitarbeiter können bis einschließlich 3. des Folgemonats über die billyard App Belege einreichen.
Am ersten Werktag nach dem 5. des Monats steht eine Übersicht aller eingereichten Belege im Unternehmens-Konto zur Verfügung.
Ab dem 15. steht die Importdatei für die Lohnbuchhaltung im Unternehmens-Konto zum Download zur Verfügung. Das Unternehmen kann diese auch früher herunterladen werden.
- Die Datei enthält alle Buchungssätze der eingereichten Belege aller Mitarbeiter.
- Mit einem Mausklick in die Lohnbuchhaltung importierbar.
Ab diesem Zeitpunkt sind keine Änderungen mehr möglich. Die Daten werden GoBD konform durch billyard in der Telekom Cloud archiviert.
Dokumentation und Archivierung nach GoBD übernimmt billyard
Die komplette Dokumentation und Archivierung der Daten gemäß den Vorgaben der Finanzbehörden (GoBD) übernimmt billyard für alle Kunden.
Haben Sie Fragen zur Abrechnung steuerbegünstigten Zuschüsse?
Steuerrechtliche Informationen für die Nutzung von steuerbegünstigten Zuschüssen
Mit der billyard App ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitern staatliche geförderte Essenszuschüsse, ÖPNV-Zuschüsse und Mobilitätszuschüsse zu nutzen. Mitarbeiter können überall essen, den öffentlichen Nahverkehr nutzen und die Kosten hierfür steuerrechtlich begünstigt und sozialversicherungsfrei erstattet bekommen. Mit einem Mobilitätsbudget können Mitarbeiter ihre Mobilität individuell gestalten.
Mobilitäts- und Essenszuschüsse in einer App. Themen die jeden Mitarbeiter täglich beschäftigen. Die Benefits die bei jedem Mitarbeiter Wirkung zeigen.
