Person mit Gehaltsabrechnung

Entgeltumwandlung

Die klassische Gehaltserhöhung ist längst überholt. Mit einer Entgeltumwandlung können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden mehr Nettogehalt am Ende des Monats zur Verfügung stellen. Dadurch entsteht ein hoher finanzieller Vorteil und bei den Mitarbeitenden kommt mehr Geld an, als bei einer Gehaltserhöhung. Außerdem ist die Entgeltumwandlung, auch Gehaltsumwandlung genannt, profitabel für den Arbeitgeber.
Mit der Umwandlung von verschiedenen Gehaltskomponenten wird eine Nettolohnoptimierung durchgeführt. Diese wird häufig zur Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung verwendet. Mit attraktiven Zuschüssen kann ein Teil des Bruttogehalts durch eine Gehaltsumwandlung ersetzt werden. Diese Zuschüsse sind steuerfrei und es fallen auch keine Sozialabgaben an. Durch die Nettolohnoptimierung sinken also die Lohnsteuerkosten und die Sozialabgaben für beide Seiten. Bei einer Entgeltumwandlung zahlt der Arbeitnehmer Teile seines Bruttogehalts in die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ein, beispielsweise in eine Direktversicherung. Die Beträge aus dieser Altersvorsorge werden im Rentenalter zusätzlich zur gesetzlichen Rente ausbezahlt.

Was bedeutet Entgeltumwandlung?

Auch wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden mit einer Gehaltserhöhung belohnen möchten, kommt bei den Arbeitnehmern nach Abzug von Lohnsteuer, Sozialabgaben und eventuell Kirchensteuer nicht mehr viel an. Dazu kostet die Lohnerhöhung den Arbeitgeber ebenfalls viel Geld. Viele Unternehmen versuchen attraktive Arbeitgeber zu sein, um potenzielle Fachkräfte zu gewinnen, indem sie Benefits anbieten (z. B. kostenlose Getränke, Snacks, Homeoffice etc.). Die Nettolohnoptimierung ist eine besonders beliebte Alternative zur Gehaltserhöhung, aber nicht bei allen Arbeitgebern bekannt. Der wesentliche Vorteil der Gehaltsumwandlung besteht darin, dass sie kostenneutral für den Arbeitgeber ist. Durch steuerfreie Lohnbausteine wird das Nettogehalt erhöht und stärkt gleichzeitig noch den Wohlfühlfaktor im Unternehmen. Das bisherige Bruttogehalt bleibt bestehen. Es gibt verschiedene Lohnbausteine, wie beispielsweise Sachbezüge:
R

Essensgutscheine

R

Tankgutscheine

R

Firmenwagen

R

Jobtickets

R

Handy- und Telefonnutzung

R

Betriebliche Altersvorsorge

R

Betriebliche Gesundheitsförderung

R

uvm.

Essenszuschuss

Die Besonderheit besteht darin, dass diese Lohnbausteine steuer- und sozialabgabenfrei sind. Außerdem schenken Sie Ihren Mitarbeitenden noch etwas viel wertvolles als Geld: Wertschätzung.

Seit Anfang 2002 hat jeder Arbeitnehmer, der in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert ist, einen Anspruch auf betriebliche Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung. Der bAV Höchstbetrag 2021 beläuft sich auf 284 Euro (pro Monat) bzw. 3.408 Euro (im Jahr), demnach bis zu 4% der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze der GRV West (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV). Die Arbeitnehmer können selbst entscheiden, welchen Betrag sie monatlich in die bAV einbezahlen möchten. Seit 2019 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, sich mit einem Zuschuss von mindestens 15% auf den monatlichen Betrag zu beteiligen.

Die Vor- und Nachteile einer Entgeltumwandlung

Vorteile Nachteile
RSteuerbegünstigt & Beitragsfrei
QNachweise müssen erbracht werden, z. B. durch Belege, Verträge
RNetto wie Brutto
QZusatz zum Anstellungsvertrag erforderlich
RHöheres Netto zur freien Verfügung
QEtwas weniger gesetzliche Rente
RFreiwillige Entscheidung des Mitarbeitenden

Eine Entgeltumwandlung ist grundsätzlich sinnvoll, da das Rentenniveau bis 2030 enorm sinken wird. Laut der deutschen Rentenversicherung wird das Niveau in Zukunft auf 43% geschätzt (Quelle: Deutsche Rentenversicherung). Daher ist eine rechtzeitige private Vorsorge nur zu empfehlen, da die gesetzliche Rente meistens nicht ausreicht, um den gewünschten Lebensstandard im Rentenalter zu halten. Eine Entgeltumwandlung im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge ist besonders sinnvoll, da sich Ihr Arbeitgeber mit einem Zuschuss beteiligt. Unabhängig von der Entgeltumwandlung ist ratsam, vorzeitig Rücklagen für das Rentenalter zu bilden. Der Mitarbeitende hat keinen Aufwand und profitiert im Rentenalter aus der Gesamtsumme der gesammelten Beiträge. Die Abrechnung erledigt der Arbeitgeber über die Gehaltsabrechnung. Der Arbeitnehmer zahlt durch die Entgeltumwandlung geringere Beiträge in die Rentenversicherung ein und erhält dadurch etwas weniger gesetzliche Rente. Die Auszahlung der bAV zusätzlich zur gesetzlichen Rente wird diesen etwas geringeren Betrag sehr sicher ausgleichen und mit hoher Wahrscheinlichkeit wird der gesamte Betrag in der Rente zur Verfügung steht deutlich höher sein als ohne bAV mit Entgeltumwandlung.

Steuer- und sozialversicherungsfreie Beiträge bei der Entgeltumwandlung

Durch Altersvorsorge können Mitarbeitende Sozialabgaben und Einkommenssteuer sparen. Die Beiträge werden durch einen Teil des unversteuerten Bruttogehalts gezahlt. Die Beiträge für die betriebliche Altersvorsorge sind bis 284 Euro sozialabgabenfrei und bis 568 Euro steuerfrei. Bei den Sachbezügen kann der Arbeitnehmer auf ähnlicher Weise Sozialabgaben und Lohnkosten sparen. Bei einigen Sachbezügen, wie z. B. dem Zuschuss für ÖPNV (Öffentlicher Personennahverkehr) gibt es keine Höchstgrenzen und es können alle Kosten steuerbegünstigt und sozialversicherungsbefreit geltend gemacht werden. Der einzige wesentliche Unterschied einer Entgeltumwandlung bei Sachbezügen ist, dass das höhere Nettogehalt nicht sofort in die Altersvorsorge fließt, sondern die Mitarbeitenden frei in der Entscheidung sind was sie mit dem zusätzlichen Nettogehalt machen. Sie können dies natürlich auch für die Altersvorsorge verwenden oder einfach für andere Dinge ausgeben.

Beispiel einer Entgeltumwandlung von Essenszuschüssen

Angestellter Max Mustermann, ledig, keine Kinder
Bruttogehalt: 3.000 Euro pro Monat

Herr Mustermann gibt jeden Monat an 10 Arbeitstagen für seine Mahlzeiten im Durchschnitt 6,- Euro aus. Somit gibt er 60 Euro monatlich für seine Verpflegung aus. An den anderen Arbeitstagen hat Herr Mustermann sich etwas von zu Hause mitgebracht und war dafür an diesen Tagen nicht extra einkaufen. Da Herr Mustermann Einkaufsbelege für seine Mahlzeiten seinem Arbeitgeber vorlegt, darf dieser nun 60 Euro des Bruttogehalts als Essenszuschuss über die Gehaltsabrechnung abrechnen. Da Essenszuschüsse als Sachbezug steuerbegünstigt und von Sozialversicherungsabgaben befreit sind, müssen von den 60 Euro keine individuelle Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben abgezogen werden. Damit erhält Herr Mustermann 60 Euro netto wie Brutto abgerechnet. Ohne den Essenszuschuss, müsste er ca. 50 % Abzüge (30 % Lohnsteuer / 20 % Sozialversicherungsabgaben) hinnehmen und würde nur 30 Euro netto ausbezahlt bekommen.

  Ohne Entgeltumwandlung Mit Entgeltumwandlung
Bruttogehalt 3.000 Euro 3.000 Euro
– Lohnsteuer – 427,00 Euro – 410,93 Euro
– Sozialversicherungsabgaben – 611,25 Euro – 599,03 Euro
+ Essenszuschuss + 0,00 Euro + 60,00 Euro
= Nettoeinkommen = 1.961,75 Euro = 1.990,04 Euro
Höheres Netto-Gehalt   + 28,29 Euro

Entgeltumwandlung und Steuererklärung

Bei Ihrer Steuererklärung geben Sie steuerpflichtige Beträge an. Durch die Gehaltsumwandlung haben Sie als Arbeitnehmer:in bereits einen Steuervorteil. Daher tragen Sie die Beiträge der Gehaltsumwandlung in Ihrer persönlichen Steuererklärung nicht ein. Nur in wenigen seltenen Fällen der betrieblichen Altersvorsorge tragen Sie die Beiträge in Anlage N ein. Dies kommt vor, wenn die Beitragsgrenze durch z. B. Sonderzahlungen überschritten wird. Bei Sachbezügen, wie z. B. dem Essenszuschuss geben Sie die Beträge nicht in Ihrer privaten Steuererklärung an. Beim ÖPNV-Zuschuss kann es sein, dass je nach gewählter Versteuerung durch das Unternehmens der Zuschuss auf die Entfernungspauschale angerechnet wird. Dies passiert dann aber automatisch über die Lohnsteuerkarte. Daher müssen Sie auch in diesem Fall nichts weiter zu tun.

Beispiel der Auswirkung einer Entgeltumwandlung auf die gesetzliche Rente

Angestellter Max Mustermann, ledig, keine Kinder
Bruttogehalt: 3.000 Euro pro Monat

Wandelt Herr Mustermann jeden Monat 60 Euro seines Bruttogehalts in z. B. einen Sachbezug wie z. B. Essens- oder ÖPNV-Zuschuss um, erhält er dafür knapp 30 Euro mehr Nettogehalt von seinem Arbeitgeber überwiesen. Da er damit auch etwas weniger in die gesetzliche Rente einzahlt, muss er im Rentenalter auf ca. 0,055 Euro (5,5 Cent) pro Monat verzichten. Wenn Herr Mustermann also 5 Jahre jedem Monat 60 Euro als Sachbezug umwandelt, erhält er insgesamt ca. 1.800 Euro mehr Nettogehalt. Seine monatliche Rente sinkt dann um 3,30 €. 

Eine fragende Person

Das heißt Herr Mustermann müsste theoretisch über 45 Jahre Rente beziehen, sodass ihm durch die Entgeltumwandlung ein Nachteil entsteht. Bei einem Renteneintrittsalter von aktuell 67 Jahren müsste er somit mit 112 Jahren fast an den ältesten Mann der Welt Herrn Jiroemon Kimura (116 Jahre) herankommen. Und da zu erwarten ist, dass das gesetzliche Rentenniveau weiter sinkt, muss Herr Mustermann einen neuen „Altersrekord“ aufstellen. Ein weiterer Vorteil der Gehaltsumwandlung ist, dass das Herr Mustermann jeden Monat in seinem Arbeitsleben mehr Geld zur Verfügung hat und nicht nur auf seinen „Altersrekord“ hoffen muss. Es würde ihm mit oder ohne Entgeltumwandlung kein Verlust entstehen. Die gesetzliche Rente sinkt monatlich nur um einen minimalen Betrag.

Rechner Entgeltumwandlung

Mit dem Rechner der Sparkasse KölnBonn können Sie anhand Ihrer Situation ganz einfach ermitteln, wie viel Steuer und Sozialabgaben Sie sparen, wenn Sie in Ihre betriebliche Altersvorsorge investieren.

Entgeltumwandlung mit billyard

Mit billyard können Sie Ihren Mitarbeitenden steuerfreie Essenszuschüsse und ÖPNV-Zuschüsse in Form einer Gehaltsumwandlung anbieten. Die Nutzung der billyard Webapp ist für Sie kostenneutral. Sie haben keinen Aufwand, die Einrichtung übernimmt komplett billyard für Sie und Ihre Mitarbeitenden. Um von der Gehaltserhöhung durch steuerfreie Zuschüsse maximal profitieren zu können, vereinbaren Sie ein Web-Meeting oder kontaktieren Sie billyard für eine kostenlose und unverbindliche Beratung.

Zwei Mitarbeiterbenefits in einer App

Weitere Beiträge
GESO Consult – so können wir nachhaltig unterwegs sein

GESO Consult – so können wir nachhaltig unterwegs sein

Nico Kling erklärt uns, welche Punkte ihn von billyard überzeugt haben: Jeder Mitarbeitende profitiert Umweltfreundlich und nachhaltig Einfache Umsetzung und Implementierung GESO Consult GmbHNico Kling, Geschäftsführer  Branche: BeratungZentrale: Berlin Nutzt seit...

mehr lesen
humbee – eine App, die Spaß macht

humbee – eine App, die Spaß macht

Annette König beschreibt, welche Vorteile sie von billyard App überzeugt haben: Einfache und unkomplizierte Nutzung der App  Reduzierung von Essenskosten - ganz ohne Aufwand humbee solutions GmbHAnnette König, Marketing und Organisation Branche: ITZentrale: Meerbusch...

mehr lesen