Kein Aufwand für die Buchhaltung – Entlastung für die Auszubildenden

Die Studioline Photostudios GmbH ist der Marktführer in Deutschland für Studio-Porträtfotografie. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich bei Kiel, wobei es insgesamt mehr als 80 Studioline Photography Studios in ganz Deutschland mit über 500 Mitarbeitern gibt. Seit September 2019 nutzen die Mitarbeiter der Studios den Essenszuschuss von billyard und seit September 2020 auch den ÖPNV-Zuschuss für Auszubildende.

Verwaltungsaufwand für die Buchhaltung – eigentlich kein Aufwand

Frau Lohmann, können Sie uns etwas zum Aufwand erzählen, der durch die Abrechnung für die Essens- und ÖPNV-Zuschüsse anfällt?

“Wir haben mehr als 80 Studios, welche überwiegend in eigenen Gesellschaften organisiert sind. Jede Gesellschaft wird als eigener Mandant in der Lohnbuchhaltung abgerechnet. Im ersten Monat war es noch etwas aufwändig für alle Gesellschaften die Daten von billyard zu importieren. Wir haben billyard kontaktiert und schon für den zweiten Monat konnten sie eine Anpassung für uns vornehmen, sodass wir jetzt einen Aufwand von ca. 10 Minuten haben, um die fertigen Dateien für alle Gesellschaften ins Lohnbuchhaltungsprogramm zu importieren.”

“Zu Anfang mussten wir einmalig die Lohnarten für die Zuschüsse anlegen, aber das war kein Problem. billyard erstellt, auf unseren Wunsch, auch eine Gebühren-Sammelabrechnung für alle Gesellschaften. Daher haben wir auch bei der Abrechnung einen möglichst geringen Aufwand.”

ÖPNV-Zuschuss, um Auszubildende zu entlasten

Seit September 2020 nutzen Sie nun auch noch den ÖPNV-Zuschuss für Ihre Auszubildenden. Wieso ist das interessant für die Studioline Photography GmbH?

“Wir wollten schon lange einen Fahrtkostenzuschuss an unsere Ausbildenden zahlen. Fahrtickets sind teuer und Auszubildende verdienen nun mal etwas weniger als Ausgelernte. Der Verwaltungsaufwand wäre für individuelle Jobtickets einfach zu hoch und für uns nicht machbar. Unsere Personalentwicklung hat dann mit billyard über den ÖPNV-Zuschuss gesprochen und dieser passt perfekt. Es ist sehr komfortabel für uns in der Buchhaltung, da es nur eine Importdatei für ÖPNV- und Essenszuschuss gibt und nicht beide Zuschüsse getrennt voneinander bearbeiten werden müssen. Auch für die ÖPNV-Zuschüsse mussten wir nur einmal die richtigen Lohnarten anlegen und jetzt haben wir wenig Arbeit mit den Zuschüssen. Außerdem ist alles sicher dokumentiert. Das war dann auch der ausschlaggebende Punkt für uns, die ÖPNV-Zuschüsse von billyard ebenfalls anzubieten.”

Sorgenfreie Zuschüsse und gute Zusammenarbeit

Hatten Sie Bedenken, die Zuschüsse einzuführen?

“Nachdem wir den ÖPNV-Zuschuss im Intranet angekündigt haben, waren wir natürlich schon neugierig, wie viele das Angebot nutzen würden und bei der Einführung des Essenszuschusses haben wir uns noch gefragt, ob wir das alles so hinbekommen würden. Aber die Sorgen waren unberechtigt. Die Mitarbeiter*Innen haben das Angebot gut angenommen und es hat alles super funktioniert!”

Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit mit billyard?

“Die Zusammenarbeit klappt hervorragend. Wenn wir irgendwelche Anliegen hatten, kam immer sehr schnell eine Reaktion, was wir als äußerst serviceorientiert empfinden. Bei billyard ist man einfach gut aufgehoben. Man kann sich darauf verlassen, dass auf Fragen der Kunden sehr gut eingegangen wird, wie anfänglich die Anpassung bei den Importdateien für uns.”