Mitarbeiterverpflegung: Mit Essenzuschüssen Mitarbeiter motivieren

Schon lange ist ein Trend zu alternativen Arbeitsformen sichtbar. Eine Entwicklung, die sich in den letzten Jahren beschleunigt hat. Laut einer Studie der DAK können sich 58% der Befragten vorstellen, in Zukunft die Hälfte ihrer Tätigkeiten im Home Office zu erledigen. Und auch viele Unternehmen begrüßen diese Wünsche.

Die Verlagerung der Tätigkeiten der vergangenen Monate stellen nicht nur für effektives Zeitmanagement eine Herausforderung dar, sondern auch die Verpflegung der Mitarbeiter steht vor einer Veränderung. Viele kennen die klassische Kantine am Arbeitsplatz, welche bereits an Beliebtheit verliert.

Neue Arbeitsabläufe verlangen flexiblere Umstände, auch bei der Bewirtung von Mitarbeitern. Kantinen sind sehr aufwendig zu unterhalten und in zunehmender Home-Office-Beschäftigung nicht mehr sinnvoll.

Welche Möglichkeiten zur Verpflegung gibt es für Unternehmen?

Einige, besonders große, Unternehmen setzen auf die Verpflegung ihrer Mitarbeiter in einer firmeneigenen Kantine, oder Mini-Markt. Etwas effizienter, aber trotzdem noch am Arbeitsplatz sind Automaten für Snacks und Mahlzeiten. Andere setzten auf die Lieferung von Mittagessen an den Arbeitsplatz über Partnerservices.

Wieder andere Firmen setzten auf Budgets zur freien Verfügung, mit denen sich Mitarbeiter jeden Tag aufs Neue frei für ihre bevorzugte Mahlzeit entscheiden können: Lieferservices, die Bäckerei um die Ecke oder das gemütliche Restaurant gegenüber.

Warum sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Verpflegung anbieten?

Um ihre Mitarbeiter zu motivieren und beim Kampf um die besten Fachkräfte ganz vorne zu sein, bieten viele Unternehmen ihren Mitarbeitern Benefits, die überzeugen. Für etwa 63% der potenziellen Arbeitskräfte sind Benefits entscheidend bei der Wahl des zukünftigen Arbeitgebers.

Gebotene Zusatzleistungen wie Verpflegungszuschüsse fördern nachgewiesenermaßen die Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit der Belegschaft. Einfache Möglichkeiten der Verpflegung ersparen den Angestellten wertvolle Zeit und steigern die Leistungsbereitschaft des Teams.

Herausforderungen bei der Verpflegung

Große Kantinen rechnen sich mit einem Großteil der Belegschaft im Home-Office immer weniger. Außerdem sind sie kostenintensiv und benötigen zusätzliche Angestellte. Besonders die Anforderungen an Mahlzeiten können dabei zu extra Kosten führen. Alternative Ernährungsstile wie vegetarisches oder veganes Essen gewinnen immer mehr an Beliebtheit. Auch besondere Bedürfnisse wie Allergien oder Unverträglichkeiten bedeutet für Arbeitgeber einen Extra Aufwand.

Laut einer Umfrage der YouGov verbringen die meisten Mitarbeiter ihre Pausen im Pausenraum, am Schreibtisch oder außerhalb der Firma. All diese Wünsche abzudecken ist kompliziert. Dafür sind Essenszuschüsse die ideale Lösung. Jeder Mitarbeiter entscheidet selbst, wo und wie er seine Pause verbringt und welche Mahlzeit zu seinen Bedürfnissen passt.

Mit der billyard App können die Belege für Essen und Getränke dann ganz einfach fotografiert und hochgeladen werden. Am Ende des Monats profiteren Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen von den steuerfreien Zuschüssen.

Wie muss die Mitarbeiterverpflegung abgerechnet und gebucht werden?

Jeder Mitarbeiter erhält von seinem Arbeitgeber Lohn für seine Arbeitsleistung. Als Lohn zählt nicht nur Geld, sondern auch jegliche andere Leistung die ein Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber erhält. Zahlt nun ein Arbeitgeber Zuschuss zur Mitarbeiterverpflegung, so ist auch diese Leistung zum Lohn hinzuzuzählen. In diesem Fall spricht man von einem Sachbezug.

Sowohl Lohn als auch Sachbezüge (Bewirtungskosten) zählen zu den steuerpflichtigen Einnahmen. Das heißt, dass auf die diese Bewirtungskosten Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden müssen. Sachbezüge werden in der Regel allerdings etwas anders behandelt als Barlohn.

Zudem kommt es immer darauf an, ob es einen geldwerten Vorteil für den Mitarbeiter bei einem Sachbezug gibt. Ausführliche Informationen zum Thema Sachbezug und geldwerter Vorteil finden Sie hier.

Mahlzeiten von Mitarbeitern, die vom Arbeitgeber bezuschusst werden, müssen grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.

Abrechnung der Mitarbeiterverpflegung bei Kantinen

Betreibt der Arbeitgeber selbst eine Kantine oder zahlt er an einen externen Kantinenbetreiber einen Zuschuss, müssen die abgegeben Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter mindestens die Sachbezugswert zur Mahlzeit selbst bezahlt, ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern.

Ansonsten ist immer die Zuzahlung des Mitarbeiters in nachprüfbarer Form zu erfassen und der geldwerte Vorteil zu ermitteln. Alternativ kann der geldwerter Vorteil auch mit einem Durchschnittswert angegeben werden. Das heißt das Unternehmen, ermittelt über einen repräsentativen Zeitraum den Wert der abgegeben Mahlzeiten und berechnet unter Berücksichtigung der eigen Zuzahlung den geldwerten Vorteil der pauschal versteuert werden muss.

Abrechnung der Mitarbeiterverpflegung bei bezuschussten Essenslieferungen, aus Verpflegungsautomaten, bei Fertiggerichten zum erwärmen etc.

Organisiert der Arbeitgeber z. B. Essenslieferungen, stellt Fertigmenüs für das Erwärmen über Konvektomaten oder Verpflegungsautomaten und bezuschusst diese Mahlzeiten, müssen diese mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.

Dabei scheidet eine Bewertung mit einem Durchschnittswert, wie es bei Kantinenverpflegung möglich ist, aus da die Mahlzeiten sehr individuell zusammengestellt werden und der Preis der Mahlzeiten daher stark variiert. Somit muss von jeder einzelnen Mahlzeit der Wert bestimmt und der Zuschuss des Arbeitgebers bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils des Mitarbeiters berücksichtigt werden.

Um diesen Aufwand zu vermeiden, kann der Arbeitgeber jede Mahlzeit mit dem höchsten geltenden Sachbezugswert bewerten und den geldwerten Vorteil pauschal besteuern. Der Nachteil ist dabei, dass die Kosten für den Arbeitgeber unnötig hoch werden. So müsste z. B. auch für ein belegtes Brötchen für 1,80 € aus dem Automaten auch der maximale Sachbezugswert in Höhe von 3,57 € angesetzt werden. Die Kosten sind damit fast doppelt so hoch.

Die bessere Lösung ist eine automatisierte Verarbeitung und Berechnung.

Das billyard System bietet eine Schnittstelle für alle Lieferanten und Automaten (z.B. HelloFresh, Apetito, Hofmann, Lieferando, PetermachtPause etc.). Dabei muss einfach die Abrechnungsdatei des Lieferanten im billyard System hochgeladen werden. Automatisiert wird dann der korrekte Sachbezugswert und der geldwerte Vorteil für jede Mahlzeit einzeln ermittelt. Damit werden nicht nur Steuern gespart, sondern auch zielgerichtet die Zuschüsse an die Mitarbeiter ausgegeben.

Abrechnung der Mitarbeiterverpflegung bei bezuschussten Mahlzeiten die der Mitarbeiter selbst organisiert auswählt

Die flexibelste Möglichkeit ist die Mitarbeiter frei entscheiden zu lassen, was und wo sie sich versorgen möchten. Um diese Mahlzeiten zu bezuschussen, können Papier-Essensmarken oder Essenszuschüsse vom Unternehmen an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Auch in diesem Fall müssen die Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.

Papier-Essensmarken

Bei Papier-Essensmarken, kauft der Arbeitgeber Essensgutscheine bei einem Anbieter oder Restaurant ein und gibt diese an seine Mitarbeiter aus. Diese Gutscheine können von den Mitarbeitern an bestimmten Akzeptanzstellen bei der Bezahlung der Mahlzeit eingelöst werden.

Da bei Essensmarken der bezahlte Betrag für die Mahlzeit nicht bekannt ist, müssen diese immer mit dem maximalen Sachbezugswert in Höhe von 4,13 € bewertet werden. Dies hat auch zur Folge, das die Zuzahlung des Mitarbeiters zu seiner Mahlzeit über den Wert der Essensmarke hinaus, die den zu versteuernden geldwerten Vorteil mindern würde, nicht berücksichtigt werden kann.

Essenszuschüsse gegen Nachweis eines Kaufbeleges für die Mahlzeit

Werden Zuschüsse zu Mahlzeiten gegen Vorlage eines Kaufbeleges ausgegeben, kann der korrekte Sachbezugswert für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen sowie auch die evtl. Zuzahlung des Mitarbeiters über den Zuschuss hinaus, ermittelt werden. Eine manuelle Ermittlung gegen Vorlage von gedruckten Belegen ist allerdings sehr aufwendig.

Mit dem digitalen System zur Ausgabe von Essenszuschüssen von billyard, erfolgt die Berechnung vollautomatisch. Foto vom Kassenbeleg machen und über die billyard App hochladen. Das ist alles. Der Originalbeleg kann vom Mitarbeiter auch entsorgt werden, da der gesamte Prozess bei billyard den Vorschriften der GoBD (Gesetz der ordnungsgemäßen Buchführung in der Datenverarbeitung) entspricht.

Neben der Möglichkeit Belege abzufotografieren, bietet billyard für Unternehmen auch eine Schnittstelle Rechnungen von Essenslieferanten, Essensautomaten, Fertiggerichten usw. vollautomatisch einzulesen an.