Der Onboarding-Prozess besteht aus drei Schritten. Hier zeigen wir auf, welche Aufgaben HR in jeder Phase übernimmt und mit welchen Instrumenten der On-Board-Prozess gestaltet werden kann.
Ein gutes Onboarding-Konzept ist unabdingbar, um frühzeitig die begehrten Fachkräfte an das Unternehmen zu binden. Der Prozess beginnt bereits mit der Unterzeichnung des Vertrages und endet frühestens nach der Probezeit. Dabei kann das Onboarding in drei Schritte unterteilt werden.
Die Vorbereitung beim Onboarding (Pre-Staging)
Die Vorbereitungsphase umfasst den Zeitraum vom Vertragsbeginn bis zum ersten Arbeitstag. Dieser Zeitraum wird auch als Pre-Staging bezeichnet. Ziel dieses Schritts ist es, das Signal eines professionellen Arbeitgebers zu geben, der sich um seine Mitarbeiter kümmert.
Diese Onboarding-Phase umfasst die folgenden HR-Aufgaben:
Diese Onboarding-Phase umfasst die folgenden HR-Aufgaben:
- Wichtige Informationen versenden, über
- das Unternehmen (z. B. Stellenbeschreibung, Unternehmensbroschüren…),
- den zukünftigen Arbeitsbereich,
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Machen Sie deutlich, dass Sie als Ansprechpartner jederzeit für Fragen zur Verfügung stehen.
- Klären Sie offene Fragen: Was benötigen Sie von dem zukünftigen Mitarbeiter ihres Unternehmens, um den Arbeitsplatz vorzubereiten? Benötiget dieser beispielsweise einen Kindergartenplatz? Welche Arbeitszeiten sind die Kernarbeitszeiten und in welchem Zeitfenster kann der neue Mitarbeiter nach eigenem Zeitbedarf arbeiten?
- Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan, eine Stellenbeschreibung, ein Organigramm usw., falls diese noch nicht verfügbar sind.
- Bestimmen Sie einen Kollegen als Paten.
- Stellen Sie als Vorgesetzter Gesprächstermine ein um gegenseitige Erwartungen und Ziele abzustimmen und für ein Feedback nach drei Monaten.
- Statten Sie den zukünftigen Arbeitsplatz aus und organisieren Sie alle nötigen Arbeitsmittel (z. B. Telefon, Telefonnummer, E-Mail-Konto, IT-Anmeldeinformationen, Computer, Schlüssel usw.) oder delegieren Sie diese vorbereitenden Arbeiten.
- Informieren Sie Ihre Kollegen und alle Beteiligten über den neuen Mitarbeiter.
Die Orientierung beim Onboarding
Die Orientierungsphase umfasst den Zeitraum vom ersten Arbeitstag bis ca. zum dritten Monat. Ziel dieses Schritts ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Verantwortlichkeiten einzuführen. Dies geschieht, indem er das Unternehmen, die Mitarbeiter, den Betrieb, die Organisation und die Prozesse kennenlernt und versteht. In dieser Onboarding-Phase muss das Unternehmen Folgendes tun:
Erster Arbeitstag:
- Begrüßung
- Kollegen und Paten kennenlernen
- Gespräch mit dem Vorgesetzten
- Kennenlernen des Arbeitsplatzes
- Erläutern Sie die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten
- Ordner mit Anweisungen, Aufgabenlisten usw. übergeben
- Einführung durch Kollegen / Paten / Chefs / HR
- Übergeben von: Schlüssel, Passwörter, Computer usw.
Erste Woche:
- Bieten Sie einen breiteren Überblick über Dienstleistungen und Produkte
- Umfassendere IT-Einweisung
- Delegieren Sie erweiterte Aufgaben
- Gespräch mit dem Vorgesetzten über gegenseitige Erwartungen
- Und so weiter. – je nach Tätigkeitsbereich, Betriebsgröße, Tätigkeitsbereich
Onboardingphase für die Intagration
Die Integrationsphase dauert vom dritten bis zum sechsten oder sogar zwölften Monat des Arbeitnehmers. In dieser Phase gilt es, neue Mitarbeiter noch mehr in das Unternehmen zu integrieren. Sie sollen immer öfter die Möglichkeit haben, selbst die Initiative zu ergreifen und eigenständig Umsetzungen zu Übernehmen.
Das Unternehmen unterstützt diesen Zeitraum durch:
- Gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops und Informationstage mit mehreren neuen Mitarbeitern
- Teamintegration – durch aktive Teambildung
- Wissensvermittlung
- Teilnahme an Workshops und Mitarbeit in Projekten
- Fortbildungsangebote
- Feedbackgespräch
- Einführung in Strategie und Geschäftsziele
- Angebote zum Networking
- Und so weiter – je nach Tätigkeitsbereich, Betriebsgröße, Tätigkeitsbereich
