Essensmarken – der Benefit für jedermann

Sep 21, 2021 | Digitalisierung, HR Themen, Steuerfreie Zuschläge

Damit Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Arbeit schmackhaft und günstig gestalten können, gibt es Essenszuschüsse – in Form von Papier- oder digitalen Essensmarken – für Mahlzeiten. Abwechslungsreiches Essen macht glücklich und wirkt sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus.
Da Essen ein tägliches Bedürfnis ist kann jeder Mitarbeiter mit Essensmarken bares Geld sparen. In der Mittagspause muss es meistens günstig und schnell gehen und zu Hause vorkochen ist häufig zeitintensiv. Es ist nicht immer einfach, die guten Vorsätze auf der Arbeit oder in stressigen Situationen umzusetzen. Die Folge: Eine Pizza auf die Hand oder der Kiosk um die Ecke.

Was sind Essensmarken?

Bei Essensmarken handelt es sich um einen Sachbezug. Der Sachbezug ist eine Form der Vergütung, die nicht in Geld ausgezahlt wird. In diesem Kontext spricht man auch häufig von Sachleistungen. Allerdings ist auch diese Form grundsätzlich steuer- und sozialabgabenpflichtig. Es gelten aber bestimmte Freigrenzen. Bei Essensmarken können bis zu 6,67 Euro täglich steuer- und sozialabgabenfrei ausgezahlt werden. Deshalb ist diese Möglichkeit auch so beliebt, als eine Alternative zur Gehaltserhöhung. Der Arbeitnehmer erhält letztendlich mehr Gehalt am Ende des Monats ausbezahlt. Essenszuschüsse ermöglichen Arbeitnehmern und Arbeitgebern Geld beim täglichen Essen zu sparen. Dadurch wird die Mitarbeitermotivation und die Mitarbeiterbindung gestärkt und die Attraktivität für Bewerber steigt.

Wie funktionieren Essensmarken?

Jedes Jahr wird ein Sachbezugswert für Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) vom Finanzministerium festgelegt. Im Jahr 2022 beträgt dieser 3,57 Euro für ein Mittagessen. Mit diesem Wert muss jedes Mittagessen bewertet werden.

Der Arbeitgeber kann zusätzlich einen Zuschuss von 3,10 Euro gewähren. Dadurch ergibt sich ein Gesamtbetrag von 6,67 Euro (im Jahr 2021: 6,57 Euro) pro Tag der als Essenszuschuss steuer- und sozialversicherungsbegünstigt abgerechnet werden kann. Wird der Sachbezugswert vom Arbeitnehmer selbst bezahlt, entsteht kein geldwerter Vorteil und somit ist der Zuschuss komplett steuerfrei. In jedem Fall sind die Essensmarken immer frei von Sozialversicherungsabgaben. Daher gibt es immer eine finanziellen Vorteil für beide Seiten – Arbeitnehmer und Unternehmen – ganz egal wie viel die Mahlzeit kostet.

Vorteile von digitalen Essensmarken gegenüber Papier-Essensmarken

Digitale Essensmarken

  • Kein Verfall
  • Überall einsetzbar (z. B.: Restaurant, Supermarkt oder beim Bäcker)
  • Kein Sammeln der Belege notwendig
  • Umweltfreundlich und nachhaltig
  • Entlastung der Lohnbuchhaltung
  • Automatisierter Prozess
  • Sicher und steuerkonform

Papier-Essensmarken

  • Begrenzte Gültigkeit
  • An Akzeptanzstellen gebunden
  • Sammeln der Belege ist Pflicht
  • Umweltschädlich, hohe Herstellungskosten
  • Manuelle Buchungen durch die Lohnbuchhaltung
  • Quittieren der Ausgabe von Essensmarken sowie Erfassung im System
  • Gutschein kann bei Verlust nicht gesperrt werden

Digitale vs. Papier-Essensmarken

Papier-Essensmarken sind immer an Akzeptanzstellen gebunden und müssen dort eingelöst werden. Am Jahresende verfallen diese Essensgutscheine und bleiben dann ungenutzt. Für beide Seiten ein unangenehmer Beigeschmack. Der Arbeitgeber hat die Essensmarken bereits im Vorfeld gezahlt und der Mitarbeiter kann gar keinen Profit daraus ziehen. Papier-Essensmarken hat der Mitarbeiter oft nicht dabei, wenn er sie braucht oder gehen auch mal ganz gerne verloren. Das alles kann bei digitalen Essensmarken nicht passieren. Hier müssen lediglich Fotos von Kassenbelegen über eine App erfasst werden. Das Smartphone als dauernder Begleiter ist immer dabei und falls auch das mal vergessen wird, können Kassenbelege auch später über die App oder am PC hochgeladen werden. Außerdem ist der Verwaltungsaufwand bei Essensgutscheinen sehr hoch. Die Verteilung der Essensmarken an die Mitarbeiter und die Quittierung des Empfangs durch diese, sowie die manuelle Verbuchung in der Lohnbuchhaltung entfällt bei digitalen Essensmarken komplett.
In Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der rechtlichen Sicherheit haben digitale Essensmarken deutliche Vorteile. Durch den unzureichenden Nachweis gesetzlicher Vorgaben bei Papier-Essensmarken, ergeben sich erhebliche Risiken bei einer Lohnsteuerprüfung zur Nachzahlung von Lohnsteuer- und
Sozialversicherungsbeiträgen.

Digitale Essensmarken mit billyard

Mit der billyard App erleichtern wir Unternehmen die Verwaltung und Nutzung von digitalen Essensmarken. Egal ob Sie beim Bäcker, im Restaurant oder Supermarkt einkaufen.

Einfach mit dem Smartphone ein Foto von dem Beleg machen und in der billyard App hochladen. Nachdem Hochladen ist eine Aufbewahrung des Beleges nicht mehr notwendig. billyard übernimmt die gesamte Dokumentation und Archivierung für die Unternehmen. Anschließend beginnt ein automatisierter Prozess, indem der Beleg, mit Hilfe von künstlicher Intelligenz, auf die steuerlichen Vorgaben überprüft wird. Der Essenszuschuss wird nur für Lebensmittel berechnet und Non-Food Artikel werden automatisch nicht berücksichtigt. Daher ist eine Trennung von großen Einkäufen nicht nötig. Nach kurzer Zeit ist der Zuschuss direkt in der App sichtbar und kann für Unternehmen bei einer Gehaltsumwandlung sogar kostenneutral sein.

Mitarbeiter-Benefits die schmecken und bewegen – alles in einer App

Pizza

Essenszuschuss

Der Benefit "schmeckt" jedem

Essen und Trinken muss jeder. Ein Essenszuschuss "schmeckt" daher garantiert jedem Mitarbeiter. Ein toller Benefit der für gute Laune sorgt und die Mitarbeiterbindung steigert. Durch die Steuerbegünstigung werden bis zu 50% der Kosten vom Staat getragen!

Regionalzug

ÖPNV-Zuschuss

Der Benefit der klimafreundlich bewegt

Zum Klimaschutz beitragen und mit Bus und Bahn fahren. Seit 2020 fördert der Staat Fahrkarten für den ÖPNV. Ein Limit gibt es nicht. Damit werden die Tickets effektiv bis zur Hälfte günstiger und alle tun Gutes für die Umwelt! 

Regionalzug

Mobilitätsbudget

Flexible Mobilität für Mitarbeiter

Mit einem Mobilitätsbudget erhalten Mitarbeiter von Ihrem Arbeitgeber eine flexible Unterstützung für ihre Mobilität. Ob eScooter, Car-Sharing, Bus, Bahn, etc. Alle Verkehrsmittel können genutzt werden. Die Ausgaben werden steueroptimiert mit dem Budget verrechnet.

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