Verpflegungszuschuss – der leckerste Mitarbeiter-Benefit

Essen motiviert, macht glücklich und verbindet Menschen – auch am Arbeitsplatz. Mittagspausen werden heutzutage oft unterschätzt. Die Pausenzeit bietet eine gute Möglichkeit, sich mit Kollegen zu netzwerken und über aktuelle Projekte auszutauschen. Davon profitiert nicht nur der Arbeitnehmer, sondern auch der Arbeitgeber. Abteilungen arbeiten produktiver zusammen und Arbeitnehmer haben untereinander eine gute Kommunikation. Der Team-Spirit wird gestärkt. Um diesen Mehrwert zu fördern, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Verpflegungszuschüsse zum Mittagessen anbieten. Denn auch ein gutes und ausgewogenes Mittagessen hat seinen Preis. Oft wird dieses durch ein Sandwich to go oder von der Pommesbude um die Ecke abgelöst.

Was bedeutet Verpflegungszuschuss?

Bei einem Verpflegungszuschuss erhalten Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss für ihre Mahlzeiten im Rahmen der Arbeitszeit. Den Zuschuss gibt es zum einen in Form von Pauschalen als Verpflegungsmehraufwand und zum anderen in Form von Sachbezügen für Mahlzeiten, häufig unter dem Begriff Essenszuschüsse bekannt.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2024?

Bei Auswärtstätigkeiten mit Übernachtungen oder Dienstreisen werden die Verpflegungskosten anders aufgeteilt.
Für den Verpflegungsmehraufwand 2025 Deutschland gelten folgende Verpflegungspauschalen:

• 14 Euro bei einer Reisedauer von mehr als 8 Stunden (Halbtag)
• 28 Euro bei einer Reisedauer von mehr als 24 Stunden (Volltag)

Diese Pauschbeträge werden jedes Jahr von dem Bundesfinanzministerium bekannt gegeben.

Wie hoch ist der Verpflegungszuschuss 2024?

Der Gesetzgeber legt jedes Jahr Sachbezugswerte für Mahlzeiten fest.
Für das Jahr 2023 beträgt der Verpflegungszuschuss für ein Frühstück 2,17 Euro und 4,13 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Der Arbeitgeber kann jeweils bis zu 3,10 Euro steuerfrei für Verpflegungskosten dazugeben. Damit entsteht ein Verpflegungszuschuss von 7,23 Euro für ein Mittag- und Abendessen und 5,27 Euro für ein Frühstück.

Wie berechnet sich der Verpflegungszuschuss?

Für den Arbeitgeber gibt es drei Möglichkeiten Essenszuschüsse seinen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen:

• Gehaltsumwandlung
• Zusätzlich zum Gehalt
• Das Beste aus beidem

Die erste Variante kann für das Unternehmen kostenneutral sein. Weitere Informationen finden Sie dazu in unserem Blogbeitrag Entgeltumwandlung.

Wir schauen uns den Verpflegungszuschuss anhand der Variante „zusätzlich zum Gehalt“ an:

Herr P. möchte seiner Mitarbeiterin Frau O. eine Alternative zur Gehaltserhöhung anbieten. Durch diesen Sachbezug können beide bares Geld sparen. Herr P. entscheidet sich seiner Mitarbeiterin 30 Euro im Monat als Essenszuschuss zur Verfügung zu stellen. Frau O. kann, wie bereits erwähnt, an jedem Arbeitstag maximal einen Zuschuss von 7,23 Euro erhalten. Das bedeutet, wenn sie an fünf Arbeitstagen einen Beleg aus dem Supermarkt, Kiosk, Restaurant etc. für 7,23 Euro eingereicht hat, hat sie eine Gesamtsumme von 36,15 Euro. Damit ist das Budget ihres Arbeitgebers bereits ausgeschöpft und sie müsste den verbleibenden Betrag von 6,15 Euro selbst übernehmen.

Auf der Gehaltsabrechnung sieht die Abrechnung von Essenszuschüssen folgendermaßen aus:

Die 30 Euro Verpflegungszuschuss werden Frau O. zusätzlich zum Gehalt ausbezahlt. Für Herrn P. fallen zu den 30 Euro keine Steuer- und Sozialabgaben an. Dadurch ist es für ihn eine kostengünstigere Option, dass Gehalt von Frau O. zu „erhöhen“.
Auf der anderen Seite erhält Frau O. ebenfalls die 30 Euro steuer- und sozialabgabenfrei netto wie brutto auf ihr Konto.

Wer hat Anspruch auf den Verpflegungszuschuss?

Grundsätzlich hat niemand einen rechtlichen Anspruch auf einen Zuschuss zur Verpflegung. Hier gilt es zunächst zu unterscheiden zwischen der Verpflegungspauschale und dem Verpflegungszuschuss.
Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Reisedauer und dem Reiseort. Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden beträgt die Verpflegungspauschale seit Januar 2024 16 Euro (ohne Übernachtung), das gilt auch bei mehrtägigen Reisen für den An- und Abreisetag. Ist der Reisende länger als 24 Stunden unterwegs, dann erhöht sich die Pauschale auf 32 Euro. Wenn der Arbeitgeber sich dazu entscheidet, die Verpflegungspauschale nicht zu übernehmen, kann der Arbeitnehmer diese als Werbekosten geltend machen.

Für die Verpflegung während eines Arbeitstages unter 8 Stunden, ist der Arbeitnehmer selbst verantwortlich. Ein Verpflegungszuschuss ist eine freiwillige Leistung von dem Arbeitgeber. Um die Mitarbeiterbindung zu stärken und als attraktiver Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt aufzufallen, bieten viele Unternehmen diese Mitarbeiter-Benefits an.

Unterschied Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungszuschuss

Nächste Schritte:

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