Büroflachen verkleinern

Büroflächen verkleinern – So lohnt es sich für Unternehmen

Seit Beginn der Corona Pandemie haben sich in vielen Büros die Arbeitsprozesse verändert. 45 % der Berufstätigen arbeiteten ausschließlich oder teilweise im Homeoffice. Die Resonanz von Arbeitnehmern und Arbeitgebern fiel positiv aus. Trotzdem hat eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) gezeigt: Nur ein Drittel der Unternehmen wollen in nächster Zeit ihre Büroflächen reduzieren. Dabei kann sich ein Flächenabbau bereits ab einer Reduktion von acht Prozent lohnen.

Welche Vorteile bringt eine Verkleinerung der Büroflächen noch mit sich?

1. Kostenersparnis durch geringere Bürofläche

Logisch. Weniger Bürofläche = weniger Miete. Aber: Es sollte zunächst vorher genau berechnet werden, ab wann und wie viel Geld der Arbeitgeber sparen kann, wenn er den Mitarbeitenden einen Homeoffice-Arbeitsplatz einrichtet. Das hängt unter anderem von der reduzierten Fläche, der Unternehmensgröße und den Mietpreisen ab und kann nicht pauschalisiert werden. Außerdem muss eventuell ein Heimarbeitsplatz für die Mitarbeiter eingerichtet werden. Das kostet etwa 950 Euro pro Mitarbeitenden. Viele Unternehmen haben dies aber bereits während der Corona Pandemie erledigt. Es kann sich also bereits ab einer reduzierten Fläche von acht Prozent für Unternehmen finanziell lohnen, Büroräume zu verkleinern.

2. Höhere Produktivität der Mitarbeitenden

Entgegen der Befürchtung, dass die Mitarbeitenden im Homeoffice nicht richtig arbeiten würden, ist sogar Gegenteiliges der Fall. Zweidrittel der Arbeitnehmer schätzen aus verschiedenen Gründen die Arbeit im Homeoffice und sind in den eigenen vier Wänden zufriedener. Insgesamt steigt damit die Produktivität an.

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3. Arbeitgeberattraktivität steigt

Eine Verkleinerung von Büroflächen ist nicht nur für die Arbeitgeber effizienter. Auch Mitarbeitende können in großem Maße von einer Verkleinerung der Büroflächen profitieren und so einen positiven Eindruck vom Unternehmen gewinnen. Je nach Regelung erhalten die Mitarbeitenden mehr Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung, da z. B. nicht jeden Tag der Arbeitsweg ansteht. So können Privat- und Berufsleben besser miteinander vereinbart werden. Wenn der Mitarbeitende nur 2-3 Tage pro Woche im Büro sein muss, werden häufig auch weitere Strecken zur Arbeitsstätte in Kauf genommen. Für Unternehmen bedeutet das: erweiterter Kreis, um qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen.
Eine Umstellung auf teilweise mobiles Arbeiten zeigt den Arbeitnehmern außerdem, dass das Unternehmen sich aktiv mit dem Wohl der Mitarbeiter beschäftigt hat. Das sorgt auch für mehr Vertrauen in den Arbeitgeber.

3. Arbeitgeberattraktivität steigt

Natürlich gehen mit einer verkleinerten Bürofläche auch organisatorische Änderungen einher. Die Unternehmen müssen sich darüber Gedanken machen, wie viele Mitarbeitende gleichzeitig in den Büroräumen anwesend sein müssen. Wie viele Arbeitsplätze werden dafür gleichzeitig benötigt und welche Mitarbeitende können sich Arbeitsplätze teilen? Können eventuell Konferenzräume an manchen Tagen zu Co-Working-Räumen umfunktioniert werden oder werden diese immer gebraucht?
Außerdem muss man klären, was mit der überflüssigen Bürofläche passiert. Sind die Büroräume Eigentum und können verkauft oder vermietet werden? Oder bei einer Miete von Büroräumen: können diese untervermietet werden? Klar ist: Büroflächen verkleinern geht nicht von heute auf morgen und bedarf einiges an Planung. Sowohl im Hintergrund als auch im Vordergrund, mit den Angestellten. Hier ist eine transparente Kommunikation unverzichtbar. Die Mitarbeitenden müssen in die Planung miteinbezogen werden, denn in der Regel wissen diese am besten, wann wer im Büro sein muss, damit ein geregelter Arbeitsablauf gesichert ist. Dann leiden auch nicht die Kommunikation und Interaktion der Mitarbeitenden untereinander. Sicherlich ist eine reduzierte Bürofläche nicht für jedes Unternehmen geeignet, aber einmal geplant und umgesetzt, kann es einige Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich bringen. Ein Bonus dabei: dringend benötigte Wohnflächen, könnten durch reduzierte Büroflächen entstehen und vermietet werden.

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