Food @ Work als Employer-Branding-Instrument. 4 Schritte inkl Checkliste

Die Bezuschussung der Mitarbeiterverpflegung ist die älteste „Employer Branding“ Maßname in der HR-Geschichte. Bereits Ende des 19. Jahrhunderts (lange bevor über Mobilitätsbudgets oder Firmenfitness gesprochen wurde) entstanden die ersten Betriebskantinen, damals noch „Speiseanstalt” oder „Werksküche” genannt. Früh erkannte man, dass eine ausgewogene Ernährung einen entscheidenden Einfluss auf die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden hat.

Mehr als 100 Jahre später ist der Begriff „Speiseanstalt“ zwar etwas aus der Mode gekommen, am Prinzip hat sich jedoch nichts geändert. Auch heute noch sagen 92 % der Befragten, dass sie sich durch eine ausgewogene Ernährung bei der Arbeit motivierter, fitter, gesünder und produktiver fühlen.

In Zeiten des Wettbewerbs um Fachkräfte wird Verpflegung umso mehr zu einem wichtigen Hebel, um sich von anderen Unternehmen abzuheben und die eigene Arbeitgebermarke zu stärken. Mit dem geeigneten Verpflegungsangebot wird nicht nur die Zufriedenheit und die Motivation des bestehenden Teams erhöht, auch für neue Bewerberinnen und Bewerber werden Sie attraktiv und können als Arbeitgeber überzeugen.

So wird Mitarbeiterverpflegung zum Employer Branding-Hebel

Aber wie sieht das Ganze nun in der Praxis aus? Was ist bei der Einführung der Mitarbeiterverpflegung als Benefit zu beachten, um eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen?

Eine strategische Herangehensweise ist für den Erfolg entscheidend. Mit den folgenden vier Schritten setzen Sie Food @ Work so um, dass es einen echten Unterschied im Employer Branding macht (inkl. Checkliste):

Schritt 1: Das passende Verpflegungskonzept finden

Nicht jedes Unternehmen ist gleich. Die Unterschiede liegen nicht nur in Größe, Standort, Branche etc., auch die Teams sind verschieden. Bei der Wahl eines passenden Verpflegungskonzepts sollte das unbedingt berücksichtigt werden.

Heute gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Angeboten für die Mitarbeiterverpflegung. In den letzten Jahren haben sich verschiedene Alternativen zur klassischen Betriebskantine etabliert, wie Smartfridges, Lieferservices, Essensgutscheine oder der digitale Essenszuschuss per App, die jeweils ihre eigenen Vorteile mit sich bringen.

Vor der Auswahl des passenden Konzepts sollte Folgendes beachtet werden:

Ziel klären: Legen Sie fest, was Food @ Work primär unterstützen soll (z. B. Mitarbeiterbindung, Recruiting, Office-Präsenz, Gesundheit, Teamkultur). So wählen Sie später nicht „irgendein Modell“, sondern das passende.

Budget festlegen: Legen Sie ein Gesamtbudget fest und entscheiden Sie, ob es als Fixbudget für die Verpflegung, oder flexibel im Rahmen eines Cafeteria-Modells genutzt werden soll. Definieren Sie außerdem, wie Sie Budgets nach Gruppen differenzieren – z. B. Vollzeit- und Teilzeitkräfte, Azubis, Werkstudierende oder Minijobber.

Rahmenbedingungen prüfen: Schauen Sie auf Standortstruktur, Homeoffice-Anteil, Schichtbetrieb, Außendienst und vorhandene Infrastruktur (Küche, Pausenräume, Budgetrahmen). Das verhindert „Office-only“-Lösungen, die an der Realität vorbeigehen.

Bedarf des Teams einholen: Nutzen Sie eine kurze Puls-Befragung (3–5 Fragen) und ergänzen Sie Stimmen aus unterschiedlichen Gruppen (Schicht/Office/Remote), um zu erfahren, was Ihren Mitarbeitenden wichtig ist.

Auf Fairness achten: Definieren Sie, wie das Angebot für Remote, Außendienst und mehrere Standorte gleichwertig nutzbar ist.

Konzept auswählen: Entscheiden Sie sich für das Setup, das zu Ihnen passt (z. B. Kantine, Smart Fridge, Liefer-/Preorder, digitaler Essenszuschuss oder eine Kombination). Achten Sie besonders auf Nutzerfreundlichkeit, Abdeckung und Administrationsaufwand.

Schritt 2: Konzept in die Praxis umsetzen

Nachdem sich für eine passende Lösung entschieden wurde, geht es an die Umsetzung. Auch hier gibt es einiges zu bedenken:

Passenden Anbieter wählen: Prüfen Sie Anbieter entlang klarer Kriterien: Abdeckung (Standorte/Remote), Angebotsqualität, Nutzerfreundlichkeit, Support, Reporting sowie Administrationsaufwand. Wichtig ist außerdem, ob der Anbieter Ihre Anforderungen an Richtlinien, Berechtigungen und Fairness-Logik (z. B. Budgets je Mitarbeitergruppe) abbilden kann.

Implementierung planen (Prozess & Systemintegration): Definieren Sie den End-to-End-Prozess: Onboarding der Mitarbeitenden, Berechtigungen, Budgetlogik, Supportweg und Abrechnung. Klären Sie früh, wie Daten in Payroll/HR-Systeme übergeben werden und wie der Monatsschluss praktisch funktioniert.

Rollout strukturieren: Bei großen Unternehmen kann sich der Rollout in Wellen anbieten (z. B. nach Standorten  oder einzelnen Teams). So bleibt die Einführung kontrollierbar und Support-Spitzen für HR werden vermieden.

Qualität & Verlässlichkeit sicherstellen: Testen Sie vorab reale Nutzungsszenarien (Bestellung/Einlösung, Verfügbarkeit, Abrechnung, Rückfragen). Ein Benefit, der unzuverlässig ist oder im Alltag hakt, verliert schnell Vertrauen.

Schritt 3: Klar kommunizieren

„Tue Gutes und rede darüber“, ein klassischer Leitspruch aus der PR, gilt genauso in der Unternehmenskommunikation.

Zum einen ist es natürlich wichtig, dass die bestehenden Mitarbeitenden von dem Verpflegungsangebot erfahren. Hier ist entscheidend, dass das Angebot vor allem klar und unkompliziert erklärt wird. Die Mitarbeitenden sollen durch den Benefit schließlich entlastet und nicht unnötig verwirrt werden.

Zum anderen muss das Angebot zur Mitarbeiterverpflegung auch nach außen hin sichtbar für potentielle Bewerberinnen und Bewerber sein. Viele Unternehmen verpassen hier an entscheidender Stelle, den Unterschied für sich und die eigene Arbeitgebermarke zu nutzen. Mit einem gut ausgewählten Verpflegungsangebot heben Sie sich von den Standard Obstkörben ab. Studien zeigen, dass, v. a. auch für die jüngere Generation, gesundes und bezahlbares Essen am Arbeitsplatz ein bedeutsames Kriterium bei der Wahl ihres Arbeitgebers darstellt. Deshalb sollten Sie diesen Punkt in Ihren Stellenanzeigen und sonstigen Kanälen zum Recruiting unbedingt entsprechend hervorheben.

Schritt 4: Wirksamkeit messen

Damit das Benefitangebot wirklich nachhaltig wirkt, sollte ein regelmäßiger Austausch zwischen HR und Belegschaft stattfinden. Ihre Mitarbeitenden wissen schließlich am besten, was ihnen wirklich nützt und zu ihrer Zufriedenheit am Arbeitsplatz beiträgt.

Kennzahlen definieren: Legen Sie 3–5 Kennzahlen fest (z. B. Nutzungsquote, Zufriedenheit, eNPS-Puls, Office-Days, Recruiting-Signale). Ohne Ziele bleibt die Wirkung schwer belegbar.

Regelmäßiges Feedback einholen: Führen Sie kurze Puls-Checks durch und fragen Sie nach Hürden, Qualität und Verbesserungswünschen. Offene Kommentare liefern oft die besten Hebel.

Daten + Learnings zusammenführen: Kombinieren Sie Nutzungsdaten (sofern verfügbar) mit Feedback aus HR und Teams. So erkennen Sie, ob es an Modell, Kommunikation oder Umsetzung hakt.

Typische Fehler vermeiden

• „One size fits all“-Fehler: Einige Verpflegungsangebote, wie die klassische Kantine, haben den Nachteil, dass sie nicht für alle Mitarbeitenden gleichermaßen nutzbar sind. Wenn Teilzeit, Schichtbetrieb, Außendienst oder hybride Teams nicht mitgedacht werden, sinkt die Akzeptanz deutlich. Die Nutzung bleibt dann auf einzelne Gruppen beschränkt. Der digitale Essenszuschuss bietet hier eine sehr flexible Lösung, die individuell anpassbar ist.

• Zu kompliziert: Wenn das Angebot zu kompliziert in der Umsetzung ist, hat das nicht nur für die Mitarbeitenden, sondern auch für die Personalabteilung negative Folgen. Manuelle Prozesse wie Belege sammeln oder Listen pflegen kosten Zeit und Nerven. Gleichzeitig steigt das Risiko für Inkonsistenzen und Rückfragen und HR wird zum Support-Desk.

• Schlechte Kommunikation: Ohne eine klare Kommunikation wirkt Food @ Work schnell wie eine Nebensächlichkeit. Erst durch die richtigen Worte kommt die Wertschätzung bei den Mitarbeitenden auch an. Wer das Verpflegungsangebot extern außerdem nicht sichtbar macht, verschenkt Employer-Branding-Potenzial. Karriereseite und Jobanzeigen sind dafür die effektivsten Hebel.

Checkliste: Food @ Work im Employer Branding

Fazit

Food @ Work ist heute weit mehr als ein „netter Benefit“ – richtig umgesetzt wird Mitarbeiterverpflegung zu einem sichtbaren Baustein Ihrer Employer Branding Strategie und stärkt die Arbeitgebermarke. Entscheidend ist die passende Lösung für Ihr Team, eine reibungsarme Umsetzung mit dem richtigen Anbieter, klare interne und externe Kommunikation sowie eine regelmäßige Evaluation der Nutzung und Wirkung. So schaffen Sie spürbare Entlastung im Alltag, stärken Motivation und Bindung und positionieren sich gleichzeitig im Recruiting als attraktiver Arbeitgeber.