Essensgutscheine

Essensgutscheine gehören zu den etablierten Instrumenten der Mitarbeiterverpflegung. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden damit einen steuerbegünstigten Zuschuss zum Mittagessen bieten – unabhängig davon, ob eine Kantine vorhanden ist. Dieser Leitfaden erklärt, wie Essensgutscheine funktionieren, welche steuerlichen Vorgaben gelten und welche digitalen Alternativen zunehmend bevorzugt werden.

Was sind Essensgutscheine für Mitarbeitende?

Essensgutscheine sind vom Arbeitgeber bereitgestellte, zweckgebundene Gutscheine für Mahlzeiten. Sie gelten steuerlich als Sachbezug, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dabei gibt es drei relevante Formen:

• Papier-Essensmarken (klassisch, physische Gutscheine)
• Essensgutscheinkarten / Prepaid-Karten (z. B. aufladbare Lunch-Karten)
• Digitale Essensgutscheine (App- oder QR-Code-basiert, manchmal auf bestimmte Akzeptanzstellen begrenzt)

Viele HR-Abteilungen nutzen Essensgutscheine als Alternative zur Betriebskantine. Gleichzeitig zeigen Entwicklungen im Markt, dass immer mehr Unternehmen zunehmend zu flexibleren, digitalen Lösungen wechseln.

Wichtiger Unterschied: Essensgutscheine vs. Essensmarken vs. Essenszuschuss

Viele Begriffe werden im Alltag verwechselt. Hier ist der Unterschied:

• Essensmarken → meist Papiergutscheine
• Essensgutscheine → Oberbegriff für Gutscheinsysteme (Papier, Karte, digital)
• Essenszuschuss → moderner Arbeitgeberzuschuss auf Basis digitaler Belegprüfung (z. B. billyard)

Warum viele HR-Teams von klassischen Essensgutscheinen abrücken

Viele Unternehmen beschreiben wiederkehrende Probleme bei papier- oder kartenbasierten Essensgutscheinen. Diese Herausforderungen treten oft auf:

1. Essensgutscheine sind nur an bestimmten Akzeptanzstellen einlösbar

HR-Abteilungen müssen prüfen, welche Restaurants, Bäckereien oder Supermärkte teilnehmen.
Mitarbeitende sind eingeschränkt in der Auswahl und können nicht überall essen.

Ergebnis: geringe Nutzungsquote und steigender Verwaltungsaufwand.

2. Essensgutscheine müssen vorab gekauft werden

Unternehmen müssen jeden Monat Gutscheine oder Karten bestellen, lagern, auszahlen und nachverfolgen.

Lagerung, Ausgabeprozesse und Rückläufe führen zu Aufwand in der Personalabteilung.

3. Wert verfällt bei Verlust, Ablauf oder Vergessen

Gutscheine:

• können verloren gehen
• können ablaufen
• können in der Schreibtisch-Schublade liegen bleiben

Nicht genutze Gutscheine gehen zu Lasten des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers – je nach Art der Verrechnung.

4. Administrative Belastung für HR

Typische Aufgaben:

• Bestellung und Budgetierung
• Ausgabe der Gutscheine
• Kontrolle der Nutzung
• Rücknahme abgelaufener Gutscheine
• manuelle Lohnabrechnung der Werte

Viele Unternehmen berichten: Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen.

5. Essensgutscheine sind nicht digital – Schwer in HR-Prozesse integrierbar

Papiermarken, Gutscheinkarten oder externe Gutschein-Apps:

• integrieren sich nicht sauber in HR-Software
• bieten oft keine GoBD-konforme Dokumentation
• erzeugen Fragmentierung in der HR-Landschaft

Moderne HR-Abteilungen benötigen integrierte Prozesse statt Insellösungen.

Steuerliche Behandlung von Essensgutscheinen

Die steuerlichen Vorgaben gelten unabhängig davon, ob Papier- oder digitale Gutscheine genutzt werden.

Sachbezugswert & Höchstbeträge

• Der amtliche Sachbezugswert pro Mahlzeit bildet die Grundlage. 2026 sind das 2,37 € für Frühstück und 4,57 € für Mittag- und Abendessen.
• Arbeitgeber können den steuerfreien Zuschuss ergänzen. Mitarbeitende können dann bis zu 7,67 € pro Arbeitstag, und bis zu 15 Tage im Monat erhalten.
• Pro tatsächlichem Arbeitstag ist ein Gutschein möglich.

Lohnabrechnung

• Sachbezugswert = steuerpflichtig (oft pauschalversteuert)
• Zuschussanteil = steuerfrei (wenn alle Bedingungen erfüllt)

Fazit:
Essensgutscheine sind steuerlich attraktiv, aber administrativ veraltet. Moderne Lösungen setzen stattdessen auf digitale Belegprüfung – flexibel, überall nutzbar, steuerkonform und HR-freundlich.

Moderne Lösung: Digitaler Essenszuschuss mit billyard

billyard ersetzt klassische Essensgutscheine durch ein digitales Modell, das für HR deutlich einfacher ist:

• Keine Akzeptanzstellen → Nutzung überall
• Keine Bestellungen → kein Verfallsrisiko
• Keine Lagerung oder Ausgabe → administrationsarme HR-Prozesse
• GoBD-konforme digitale Belegprüfung
• Integration in Lohnabrechnung und HR-Systeme
• Standortübergreifend nutzbar
• Transparente, steuerkonforme Berechnung

Damit wird aus einem starren Gutscheinsystem ein flexibles, modernes Benefit-Modell, das steuerliche Vorteile mit digitaler Prozesssicherheit verbindet.

Häufig gestellte Fragen

Essensgutscheine digital verwalten

Mit billyard setzen Sie den Essenszuschuss als moderne Alternative zu klassischen Essensgutscheinen ganz einfach um – digital, steuerkonform und ohne administrativen Aufwand. Mitarbeitende profitieren von bis zu 7,67 € pro Arbeitstag zusätzlich zum Nettolohn, einlösbar überall: im Restaurant, beim Bäcker, im Supermarkt, im Homeoffice oder unterwegs.
Statt physischer Essensgutscheine oder begrenzter Akzeptanzstellen ermöglicht die billyard-App maximale Flexibilität und vollständige Transparenz – ganz ohne Papiermarken, Vorbestellungen oder Verfallsrisiko.

Kombinierbar mit weiteren steuerfreien Benefits

Der digitale Essenszuschuss lässt sich ideal in ein modernes Benefit-Portfolio integrieren und kann unkompliziert mit weiteren steuerfreien Arbeitgeberleistungen kombiniert werden:

• 50 Euro Sachbezug – Monatlich steuerfreie Gutscheine für unterschiedliche Zwecke
• Jobticket / Deutschlandticket – Steuerfreier Mobilitätszuschuss mit Extra-Rabatt
• Dienstrad-Leasing – Gesundheit und Umwelt im Fokus
• Mobilitätsbudget – Flexible Zuschüsse für Arbeitswege
• Cafeteria-Modell – Individuelle Benefit-Auswahl nach persönlichen Bedürfnissen

Mit billyard gestalten Sie Ihre Benefits digital, flexibel und steuerlich optimiert – für motivierte Mitarbeitende und eine starke Arbeitgebermarke.

Jetzt informieren & Essensgutscheine steuerfrei nutzen!

Steigern Sie die Attraktivität Ihres Unternehmens mit dem digitalen Essenszuschuss von billyard – ohne Akzeptanzstellen, ohne Papier und ohne administrativen Aufwand, dafür mit maximaler Flexibilität für Ihre Mitarbeitenden.
Jetzt mehr erfahren und Essenszuschuss steuerkonform umsetzen!