Essenszuschuss steuerfrei–
was Personaler 2025 wissen müssen

An folgenden Tagen finden Webinare zur Kantine to Go statt:

Alles Wichtige zu steuerbegünstigten Essenszuschüssen.

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Nächster Termin:

Do, 06.03.2025 12:00 - 12:30 Uhr >> Jetzt anmelden

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Aktualisiert am 10.12.2024

Gutes und ausgewogenes Essen wirkt leistungsfördernd und hebt das Wohlbefinden. Das gilt ganz universell und natürlich gerade auch für Arbeitnehmer. Allerdings sind mit einer guten Ernährung auch die entsprechenden Kosten verbunden, denn gutes Essen ist nicht immer günstig. Mit dem staatlich geförderten Essenszuschuss können Sie Ihren Mitarbeitern unter die Arme greifen und profitieren gleich doppelt: Zum einen sind Essenszuschüsse steuerfrei und bieten einen echten Mehrwert, zum anderen steigen das Wohlbefinden und die Leistung Ihrer Angestellten. Wir zeigen auf, wie Sie mit unserem Essenzuschuss „Kantine to go“ unkompliziert von dieser Win-Win-Situation profitieren können.

Die Sachbezugswerte im Jahr 2025 sind:

2,30 EUR für ein Frühstück
4,40 EUR für ein Mittagessen
4,40 EUR für ein Abendessen

Die Vorteile von staatlich gefördertem Essenszuschuss im Überblick

Für Arbeitgebende

Essenszuschüsse sind steuerbegünstigt- und abgabenfrei. Effektiv werden Essenszuschüsse somit staatlich gefördert.

Schafft bei größeren Unternehmen einen Ausgleich zwischen Standorten mit und ohne Kantine.

Durch unsere elektronische App sind die Essenszuschüsse weder an Akzeptanzstellen geknüpft noch können sie wie Papiergutscheine oder digitale Essensmarken verfallen.

Essenszuschüsse bieten eine Alternative zu einer regulären Gehaltserhöhung, von der beide Seiten profitieren.

Essenszuschüsse sind als geldwerter Vorteil oft ein echtes Plus bei der Personalrekrutierung.

Für Arbeitnehmende

Problemlose Nutzung auch im Homeoffice.

Gutes und gesundes Essen ist für Arbeitnehmer ein echter Kostenfaktor, sie hier zu unterstützen heißt auch, ihre Leistungsfähigkeit und ihr Wohlbefinden zu steigern.

Essenszuschüsse können entweder als Gehaltsumwandlung verrechnet oder zusätzlich zum Gehalt ausgezahlt werden. In beiden Fällen steigt das Nettogehalt der Mitarbeiter.

Sie möchten sich weiter informieren? In unserem Leitfaden Essenszuschuss PDF sind alle Information sowie Preise übersichtlich zusammengefasst.

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Was ist der Essenszuschuss für Mitarbeiter?

Essenszuschüsse sind staatlich geförderte, steuerbegünstigte Zuschüsse für die Verpflegung von Mitarbeitern während der Arbeitszeit. Ursprünglich über Kantinen oder Gutscheinsysteme verwaltet, gibt es heute digitale Lösungen wie die billyard-App, die eine einfache Abrechnung und Nutzung im Homeoffice ermöglichen. Innerhalb gesetzlich festgelegter Mindestbeträge sind Essenszuschüsse steuerfrei, wodurch sie nicht nur einen wertvollen Benefit für Mitarbeiter darstellen, sondern auch zur Mitarbeiterbindung und Rekrutierung beitragen. Mit einem Mindestbeitrag des Mitarbeiters entfallen Steuern und Sozialabgaben auf den Zuschuss. Ohne Beitrag wird der geldwerte Vorteil pauschal mit 25 % versteuert. Auch als Gehaltsumwandlung bleibt der Essenszuschuss attraktiv, da er den Nettolohn steigert.

Ein Essenszuschuss kann auf verschiedene Arten umgesetzt werden:

Papiermarken
Gutscheine
Betriebseigene Kantine
Bestelldienste
Guthabenkarten
Automaten
Digitaler Essenszuschuss

Nicht jede Variante macht Sinn für ein Unternehmen. Wie Sie die richtige Variante für Ihr Unternehmen finden, erfahren Sie in unserem kostenlosen Info-PDF zum Thema:

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Wie funktionieren Arbeitgeberzuschüsse zur Verpflegung?

Der Gesetzgeber legt in der Regel jährlich den Sachbezugswert für Mahlzeiten von Arbeitnehmern fest. Wird dieser Wert vom Mitarbeiter noch zusätzlich mindestens selbst bezahlt, dann entsteht dem Angestellten kein geldwerter Vorteil und der gesamte Zuschuss ist steuerfrei.

Zusätzlich kann der Arbeitgeber pauschal steuer- und abgabenfrei bis zu 3,10 Euro zu dem amtlichen Sachbezugswert hinzu schießen. Maximal ergibt sich damit ein Essenszuschuss von 7,50 Euro pro Arbeitnehmer, wobei am Tag nicht mehr als eine Mahlzeit bezuschusst werden darf.

Wenn der Arbeitnehmer den Sachbezug (2,30 Euro für ein Frühstück bzw. 4,40 Euro für ein Mittag-/ Abendessen) nicht selbst zahlt, liegt ein geldwerter Vorteil vor. Die Differenz zwischen dem Beitrag des Arbeitnehmers und dem Sachbezugswert von 4,40 Euro ist dann ein geldwerter Vorteil und damit lohnsteuer- und abgabenpflichtig. Allerdings kann dieser durch eine pauschale Besteuerung von 25% abgegolten werden, wodurch Sozialversicherungsabgaben entfallen.

Vorraussetzungen für die Steuerfreiheit des Essenszuschusses

Der Zuschuss darf den Sachbezugswert nicht überschreiten (siehe Werte oben).
Der Essenszuschuss darf nur an tatsächlich arbeitenden Tagen gewährt werden.
Der Essenszuschuss muss durch den Arbeitgeber bereitgestellt werden, z. B. als ein monatliches Budget.

Essenszuschüsse anhand eines praktischen Beispiels

Unternehmer B. zahlt seinen 4 Mitarbeitern einen Essenszuschuss von 3,10 Euro pro Arbeitstag für das Mittagessen, was bei 20 Nutzungstagen pro Monat 62 Euro steuerfreie Kosten pro Mitarbeiter ergibt.

An 10 Tagen im Monat geben die Mitarbeiter mehr als 7,50 Euro aus und nutzen den vollen Zuschuss, indem sie 4,40 Euro selbst beisteuern. An den anderen 10 Tagen zahlen sie nur 3,10 Euro, wodurch ein geldwerter Vorteil von insgesamt 31 Euro entsteht, den Unternehmer B. pauschal mit 25 % (9,50 Euro plus Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) versteuert. Sozialabgaben fallen nicht an.

Insgesamt beträgt die monatliche Mehrbelastung für Unternehmer B. 286 Euro für alle 4 Mitarbeiter. Der Essenszuschuss bietet im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung den Vorteil der Steuerbegünstigung und Abgabenfreiheit. Die Mitarbeiter profitieren durch einen monatlichen Netto-Zuwachs von 62 Euro bzw. 744 Euro im Jahr, sofern sie das Angebot voll ausschöpfen.

Die billyard-App für Ihren Essenszuschuss – besser als jede Essensmarke

Mit unserer billyard App wird die Abrechnung der Essenszuschüsse kinderleicht: Die App bietet eine digitale und vollautomatisierte Lösung für die steuerkonforme Nutzung des Essenszuschuss. Ihre Mitarbeiter sind zudem völlig frei in ihrer Wahl, wo sie Essen und Getränke kaufen: im Supermarkt, am Kiosk oder aber im Restaurant bzw. in der Gaststätte. Zur Abrechnung muss der Kaufbeleg (oder die Quittung) einfach nur abfotografiert, direkt in der App hochgeladen und anschließend bestätigt werden. Für Ihre Sicherheit prüfen wir jeden Beleg und berechnen nur gekaufte Lebensmittel für den jeweiligen Essenszuschuss. Die billyard App verarbeitet alle Daten gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Daher ist eine Aufbewahrung des Kaufbelegs ist nach dem erfolgreichen Fotografieren und Hochladen nicht notwendig. Das billyard System wurde nach IDW-PS 860 zertifiziert und entspricht allen Vorgaben der Finanzbehörden.

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