Hardware-Überlassung

In modernen Arbeitswelten sind digitale Endgeräte unverzichtbar. Ob Laptop im Homeoffice, Tablet für den Außendienst oder Smartphone für schnelle Kommunikation – ohne die passende Hardware ist effizientes Arbeiten kaum möglich.
Viele Arbeitgeber möchten ihre Attraktivität steigern, indem sie Mitarbeitenden solche Geräte zur Verfügung stellen. Doch wie funktioniert das steuerlich?

Einen klassischen „Hardware-Zuschuss“ im steuerlichen Sinn gibt es nicht. Stattdessen unterscheidet man zwischen:

• Überlassung von Geräten → steuer- und sozialabgabenfrei
• Übereignung von Geräten → steuerpflichtig oder pauschalversteuert

Diese Unterscheidung ist zentral, wenn Sie digitale Arbeitsmittel rechtssicher anbieten möchten.

Überlassung von digitalen Arbeitsmitteln (steuerfrei)

Grundprinzip

Bei der Überlassung bleibt das Gerät im Eigentum des Arbeitgebers. Mitarbeitende erhalten es zur dienstlichen Nutzung, dürfen es aber in den meisten Fällen auch privat nutzen.
Der entscheidende Vorteil: Solange das Gerät im Eigentum des Unternehmens bleibt, fällt kein steuer- oder sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil an.

Rechtliche Grundlage

Die Steuerfreiheit ergibt sich aus § 3 Nr. 45 EStG:

„Steuerfrei sind Vorteile, die ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern dadurch gewährt, dass er ihnen betriebliche Datenverarbeitungsgeräte, Telekommunikationsgeräte oder deren Zubehör zur privaten Nutzung überlässt.“

Damit sind z. B. folgende Geräte erfasst:

• Laptops und Desktop-PCs
• Tablets
• Smartphones
• Zubehör wie Headsets, Drucker oder Router (wenn mit den Hauptgeräten zusammen genutzt)

Praxisbeispiele

• Laptop fürs Homeoffice: Mitarbeitende arbeiten mobil und dürfen das Gerät auch privat nutzen → steuerfrei.
• Tablet im Vertrieb: Für Kundentermine genutzt, private Nutzung erlaubt → steuerfrei.
• Arbeitshandy inkl. Vertrag: Überlassen durch den Arbeitgeber → steuerfrei, auch private Telefonate und Internetnutzung sind möglich.

Wichtig: Steuerfreiheit gilt unabhängig vom Umfang der privaten Nutzung – solange die Geräte im Eigentum des Unternehmens bleiben.

Übereignung von digitalen Arbeitsmitteln (steuerpflichtig oder pauschalversteuert)

Grundprinzip

Bei der Übereignung geht das Gerät ins Eigentum des Mitarbeitenden über. Das bedeutet, dass es sich um einen geldwerten Vorteil handelt – vergleichbar mit einem Sachbezug.

Dieser geldwerte Vorteil ist grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Allerdings gibt es eine steuerliche Sonderregelung: § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG.

Pauschalbesteuerung mit 25 %

Nach dieser Vorschrift können Arbeitgeber die Lohnsteuer auf die Übereignung von betrieblichen Computern, Tablets oder Smartphones pauschal mit 25 % erheben.
Das bedeutet:

• Arbeitgeber zahlt die pauschale Steuer.
• Mitarbeitende erhalten das Gerät steuerfrei und ohne Sozialabgaben.

Typische Anwendungsfälle

• Ausgemusterte Firmen-Laptops: Nach 2–3 Jahren Nutzung sind Geräte abgeschrieben und können den Mitarbeitenden übereignet werden.
• Alte Smartphones: Nach Vertragsende oder Gerätewechsel werden sie den Beschäftigten überlassen.
• Tablets nach Projektende: Werden nicht mehr im Betrieb benötigt und können pauschalbesteuert abgegeben werden.

Vorteil für Arbeitgeber: Pauschalbesteuerung ist einfacher als individuelle Bewertung und sorgt für Mitarbeiterzufriedenheit.

Unterschied zwischen Überlassung und Übereignung

Abgrenzung zur Sachbezugsregelung

Wichtig ist, die Geräteüberlassung nicht mit dem Sachbezug nach § 8 Abs. 2 EStG zu verwechseln.

• Sachbezüge (z. B. Gutscheine, Essenszuschüsse) sind monatlich bis 50 Euro steuerfrei möglich.
• Digitale Arbeitsmittel hingegen fallen unter eigene steuerliche Sonderregeln und sind bei Überlassung unabhängig vom Wert steuerfrei.

Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende

Für Arbeitgeber:

• Attraktives Benefit zur Mitarbeiterbindung
• Steuerliche Optimierung durch Überlassung oder Pauschalsteuer
• Produktivitätssteigerung durch moderne Geräte
• Keine zusätzlichen Lohnnebenkosten bei Überlassung

Für Mitarbeitende:

• Zugriff auf aktuelle Geräte (Laptop, Tablet, Smartphone)
• Private Nutzung ohne Zusatzkosten möglich
• Möglichkeit, alte Firmenhardware dauerhaft zu behalten
• Steuerliche Vorteile durch Pauschalbesteuerung

Beispiele aus der Praxis

Laptop fürs Homeoffice:

Ein Mitarbeitender erhält ein Firmen-Notebook, darf es auch privat nutzen. → Steuerfrei, da Überlassung.

Arbeitshandy mit Vertrag:

Das Smartphone gehört dem Unternehmen, Mitarbeitende dürfen es vollständig privat nutzen. → Steuerfrei, da Überlassung.

Ausgemusterter Laptop:

Nach drei Jahren wird der Laptop übereignet. Arbeitgeber pauschalversteuert mit 25 %. → Mitarbeitender erhält Gerät steuerfrei.

Tablet für den Außendienst:

Zur Verfügung gestellt und privat nutzbar. → Steuerfrei, da Überlassung.

Fazit

Einen klassischen „Hardware-Zuschuss“ gibt es nicht. Arbeitgeber haben aber zwei klare Möglichkeiten, um Mitarbeitenden digitale Geräte zur Verfügung zu stellen:

• Überlassung: Einfach, steuerfrei, jederzeit einsetzbar.
• Übereignung: Nach Nutzung möglich, steuerpflichtig oder pauschalversteuert.

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