Mitarbeiterverpflegung

Eine gute Verpflegung am Arbeitsplatz gehört zu den wichtigsten Corporate Benefits. Sie steigert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern bringt auch steuerliche Vorteile für Unternehmen. Doch klassische Kantinen sind teuer, unflexibel und für viele Firmen kaum realisierbar. Die moderne Mitarbeiterverpflegung setzt deshalb auf digitale Essenszuschüsse, Verpflegungsbudgets und flexible Alternativen.

Was bedeutet Mitarbeiterverpflegung?

Unter Mitarbeiterverpflegung versteht man alle Maßnahmen, mit denen Arbeitgeber die Ernährung ihrer Mitarbeitenden während der Arbeitszeit unterstützen. Dazu gehören:

• Betriebskantinen oder Cafeterien
• Essenszuschüsse (z. B. bis 7 € steuerfrei pro Mahlzeit)
• Essensgutscheine oder digitale Essensmarken
• Kooperationen mit Restaurants oder Lieferdiensten
• Verpflegungsbudgets per App

Ziel: Eine gesunde, günstige und unkomplizierte Ernährung, die die Attraktivität des Arbeitgebers steigert.

Welche Möglichkeiten zur Mitarbeiterverpflegung gibt es?

Warum sollten Unternehmen Mitarbeiterverpflegung anbieten?

Eine durchdachte Verpflegung bringt Vorteile für beide Seiten.

Für Arbeitgeber:

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Höhere Motivation & Produktivität
• Weniger Krankheitsausfälle durch gesunde Ernährung
• Wettbewerbsvorteil im Recruiting
• Steuerliche Optimierungsmöglichkeiten

Für Mitarbeitende:

• Vergünstigte oder kostenlose Mahlzeiten
• Zeitersparnis durch weniger Aufwand für Essensplanung
• Mehr Flexibilität durch digitale Lösungen
• Gesündere Ernährung im Arbeitsalltag
• Höheres Zugehörigkeitsgefühl

Herausforderungen bei der klassischen Verpflegung

Viele Unternehmen scheuen die Investition in eine Kantine.
Typische Hürden:

• Hohe Fixkosten (Bau, Personal, Betrieb)
• Unflexibel bei Homeoffice oder Schichtarbeit
• Hoher Verwaltungsaufwand
• Geringe Nutzung bei kleineren Unternehmen

Die Lösung: Digitale Mitarbeiterverpflegung, die überall und ohne hohe Fixkosten funktioniert.

Abrechnung und steuerliche Behandlung

Die Mitarbeiterverpflegung ist in Deutschland klar geregelt. Arbeitgeber können steuerfreie Zuschüsse in Form von Sachbezügen gewähren.

Aktuelle Zahlen 2025:

• Sachbezugswert Frühstück: 2,17 €
• Sachbezugswert Mittag-/Abendessen: 4,13 €
• Maximal steuerfreier Zuschuss pro Mahlzeit: 7 €

Damit können Unternehmen pro Mitarbeitenden bis zu 140 € monatlich steuerfrei für Verpflegung einsetzen.

Abrechnung in der Praxis

• Kantinenmodell: Abrechnung über Lohnbuchhaltung, Differenz zwischen Sachbezugswert und tatsächlichem Wert wird versteuert.
• Essenszuschuss & digitale Lösungen: Einfacher, da die steuerfreie Grenze direkt berücksichtigt wird.
• Gutscheine: Papier- oder digitale Gutscheine, Einlösung in Partnerrestaurants.

Das billyard System bietet eine Schnittstelle für alle Lieferanten und Automaten (z.B. HelloFresh, Apetito, Hofmann, Lieferando, PetermachtPause etc.). Dabei muss einfach die Abrechnungsdatei des Lieferanten im billyard System hochgeladen werden. Automatisiert wird dann der korrekte Sachbezugswert und der geldwerte Vorteil für jede Mahlzeit einzeln ermittelt. Damit werden nicht nur Steuern gespart, sondern auch zielgerichtet die Zuschüsse an die Mitarbeiter ausgegeben.

Digitale Mitarbeiterverpflegung – die moderne Lösung

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Essenszuschüsse statt klassischer Kantinen. Vorteile:

• Mitarbeitende essen wo und was sie möchten
• Funktioniert auch im Homeoffice oder unterwegs
• Einfache Verwaltung über Benefit-Plattformen wie Billyard
• Steuerlich optimiert (bis 7 € steuerfrei pro Mahlzeit)
• Nachhaltig und flexibel – ohne hohe Fixkosten

Mit Billyard können Unternehmen die Mitarbeiterverpflegung digital, einfach und steuerfrei umsetzen.

Praxisbeispiel

Ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden führt den digitalen Essenszuschuss ein:

• Zuschuss: 7 € pro Arbeitstag
• 20 Arbeitstage pro Monat → 140 € steuerfrei pro Mitarbeitendem
• Gesamtkosten für den Arbeitgeber: 14.000 € monatlich
• Effekt: Höhere Zufriedenheit, weniger Fluktuation, steuerliche Vorteile

FAQ: Häufige Fragen zur Mitarbeiterverpflegung

Was versteht man unter Mitarbeiterverpflegung?
Darunter fallen alle Maßnahmen zur Ernährung der Mitarbeitenden – von Kantine über Essenszuschüsse bis digitale Lösungen.

Welche steuerlichen Vorteile gibt es für Arbeitgeber?
Arbeitgeber können bis zu 7 € pro Mahlzeit steuerfrei gewähren. Das entspricht bis zu 140 € pro Monat und Mitarbeitendem.

Welche Alternativen gibt es zur Kantine?
Digitale Essenszuschüsse, Restaurantgutscheine, Lieferdienste oder flexible Verpflegungsbudgets.

Wie funktioniert die Abrechnung?
Über die Lohnbuchhaltung oder direkt über digitale Plattformen wie Billyard.

Eignet sich Mitarbeiterverpflegung auch fürs Homeoffice?
Ja – mit digitalen Essenszuschüssen können Mitarbeitende überall essen, auch zu Hause oder unterwegs.

Fazit: Mitarbeiterverpflegung modern gestalten

Eine attraktive Mitarbeiterverpflegung ist mehr als nur ein Benefit – sie ist ein echter Wettbewerbsvorteil im Recruiting und stärkt gleichzeitig Motivation und Produktivität. Mit digitalen Lösungen können Unternehmen steuerliche Vorteile nutzen, Kosten sparen und ihre Mitarbeitenden flexibel unterstützen.

Optimal kombinierbar mit weiteren Benefits

Die digitale Mitarbeiterverpflegung lässt sich hervorragend mit anderen steuerfreien Leistungen zu einem attraktiven Gesamtpaket kombinieren. Mit billyard verbinden Sie zum Beispiel:

• 50 Euro Sachbezug – Steuerfreie Gutscheine zusätzlich zum Essenszuschuss
• Jobticket / Deutschlandticket – Steuerfreier ÖPNV-Zuschuss für den Arbeitsweg
• Dienstrad-Leasing – Förderung nachhaltiger und gesunder Mobilität
• Mobilitätsbudget – Individuelle Zuschüsse für flexible Arbeitswege
• Internetzuschuss & Hardware-Zuschuss – Perfekte Ergänzung fürs Homeoffice

Mit billyard schaffen Sie eine moderne Verpflegungslösung und kombinieren sie mit weiteren Benefits, die Ihre Mitarbeitenden spürbar entlasten und langfristig binden.

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