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Mitarbeiterverpflegung

Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden durch steuerfreie Essenszuschüsse, fördern Sie die Büroverpflegung und profitieren Sie gleichzeitig von attraktiven steuerlichen Vorteilen – einfach, flexibel und digital umsetzbar.

Peter Pletsch
Mitarbeiterbenefits-Experte · redaktionell verantwortlich

Zuletzt aktualisiert: 12.12.2025

Lesedauer: 8 Minuten

Business Partner Peter Pletsch von billyard

Peter Pletsch
Mitarbeiterbenefits-Experte · redaktionell verantwortlich

Aktualisiert: 12.12.2025 | Lesedauer: 8 Minuten

Inhalt

Eine gute Verpflegung am Arbeitsplatz gehört zu den wichtigsten Corporate Benefits. Eine vernünftige Büroverpflegung steigert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern bringt auch steuerliche Vorteile für Unternehmen. Doch klassische Kantinen sind teuer, unflexibel und für viele Firmen kaum realisierbar. Die moderne Mitarbeiterverpflegung setzt deshalb auf digitale Essenszuschüsse, Verpflegungsbudgets und flexible Alternativen.

Mitarbeiterverpflegung: ein paar Kollegen sitzen zusammen an einem Tisch und essen.

Was bedeutet Mitarbeiterverpflegung?

Unter Mitarbeiterverpflegung versteht man alle Maßnahmen, mit denen Arbeitgeber die Ernährung ihrer Mitarbeitenden während der Arbeitszeit unterstützen. Dazu gehören:

Betriebskantinen oder Cafeterien
Essenszuschüsse (z. B. bis 7,67 € steuerfrei pro Mahlzeit)
Essensgutscheine oder digitale Essensmarken
Kooperationen mit Restaurants oder Lieferdiensten
Verpflegungsbudgets per App

Ziel: Eine gesunde, günstige und unkomplizierte Ernährung, die die Attraktivität des Arbeitgebers steigert.

Welche Möglichkeiten zur Mitarbeiterverpflegung gibt es?

Viele Unternehmen fragen sich: Welche Option passt am besten zu uns?
Hier ein Überblick:

Option	Vorteile	Nachteile	Steuerliche Behandlung
Betriebskantine	Frische Mahlzeiten, Gemeinschaft	Sehr hohe Investitionskosten	Sachbezugswert, steuerfrei bis Grenze
Essenszuschuss digital	Flexibel, überall nutzbar	Begrenzung 7,67 € pro Mahlzeit	Steuerfrei bis 7,67 €
Essensgutscheine	Einfach einzuführen	Papieraufwand, wenig flexibel	Steuerfrei bis 7,67 €
Lieferdienste / Catering	Bequem, ohne eigene Kantine	Abhängig von Partnern	Teilweise steuerfrei
Verpflegungsbudget per App	Digital, individuell, flexibel	Einführung neuer Systeme nötig	Ja, steueroptimiert möglich

„Der Essenszuschuss ist ein super Produkt. Vor allem in den Filialen in den Städten, wo man immer Möglichkeiten hat, sich zu versorgen!“

Marc Grube
LLOYD Shoes GmbH

Warum sollten Unternehmen Mitarbeiterverpflegung anbieten?

Eine durchdachte Büroverpflegung bringt Vorteile für beide Seiten.

Für Arbeitgeber:

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Höhere Motivation & Produktivität
Weniger Krankheitsausfälle durch gesunde Ernährung
Wettbewerbsvorteil im Recruiting
Steuerliche Optimierungsmöglichkeiten

Für Mitarbeitende:

Vergünstigte oder kostenlose Mahlzeiten
Zeitersparnis durch weniger Aufwand für Essensplanung
Mehr Flexibilität durch digitale Lösungen
Gesündere Ernährung im Arbeitsalltag
Höheres Zugehörigkeitsgefühl

Herausforderungen bei der klassischen Büroverpflegung

Viele Unternehmen scheuen die Investition in eine Kantine oder eine eigene Kantine ist schlicht unmöglich, weil die Belegschaft an dem Standort einfach zu klein ist.
Typische Hürden:

Hohe Fixkosten (Bau, Personal, Betrieb)
Unflexibel bei Homeoffice oder Schichtarbeit
Hoher Verwaltungsaufwand
Geringe Nutzung bei kleineren Unternehmen

Die Lösung: Flexible Mitarbeiterverpflegung, die überall und ohne hohe Fixkosten funktioniert.

Abrechnung und steuerliche Behandlung

Die Mitarbeiterverpflegung ist in Deutschland klar geregelt. Arbeitgeber können steuerfreie Zuschüsse in Form von Sachbezügen gewähren.

Aktuelle Sachbezugswerte für 2026:

Sachbezugswert Frühstück: 2,37 €
Sachbezugswert Mittag-/Abendessen: 4,57 €
Maximal steuerfreier Zuschuss pro Mahlzeit: 7,67 €

Damit können Unternehmen pro Mitarbeitenden bis zu 115,05 € monatlich steuerfrei für Verpflegung einsetzen. Die Berechnung ergibt sich aus dem maximalen Zuschus von 7,76 € an bis zu 15 Arbeitstagen pro Monat.

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Alles Wichtige zu steuerbegünstigten Essenszuschüssen.

Nächster Termin:

Mi, 14.01.2026, 12:00 - 12:30 Uhr

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Abrechnung in der Praxis

Kantinenmodell: Abrechnung über Lohnbuchhaltung, Differenz zwischen Sachbezugswert und tatsächlichem Wert wird versteuert.
Essenszuschuss & digitale Lösungen: Einfacher, da die steuerfreie Grenze direkt berücksichtigt wird.
Gutscheine: Papier- oder digitale Gutscheine, Einlösung in nur Partnerrestaurants. Gutscheine haben den Nachteil, dass sie im Vorraus bezahlt werden müssen und bei Nicht-Einlösung ohne Nutzen verfallen.

Das billyard System bietet eine Schnittstelle für alle Lieferanten und Essens-Automaten (z.B. HelloFresh, Apetito, Foodji, Hofmann, Lieferando, PetermachtPause etc.). Dabei muss einfach die Abrechnungsdatei des Lieferanten im billyard System hochgeladen werden. Automatisiert wird dann der korrekte Sachbezugswert und der geldwerte Vorteil für jede Mahlzeit einzeln ermittelt. Damit werden nicht nur Steuern gespart, sondern auch zielgerichtet die Zuschüsse an die Mitarbeiter ausgegeben.

„Der Essenszuschuss mit billyard ist wirklich ein Benefit, weil er für alle nutzbar ist. Jeder muss essen! Wir bieten ein großes Portfolio an Benefits – der Essenszuschuss ist definitiv einer der beliebtesten!“

Henry Schnitzler
FitX

Digitale Mitarbeiterverpflegung – die moderne Lösung

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Essenszuschüsse statt klassischer Kantinen. Vorteile:

Mitarbeitende essen wo und was sie möchten
Funktioniert auch im Homeoffice oder unterwegs
Einfache Verwaltung über Benefit-Plattformen wie Billyard
Steuerlich optimiert (bis 7,67 € steuerfrei pro Mahlzeit)
Nachhaltig und flexibel – ohne hohe Fixkosten

Mit Billyard können Unternehmen die Mitarbeiterverpflegung digital, einfach und steuerfrei umsetzen.

Praxisbeispiel

Ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden führt eine Mitarbeiterverpflegung mit digitalem Essenszuschuss ein:

Zuschuss: 7,67 € pro Arbeitstag
15 Arbeitstage pro Monat → 115,05 € steuerfrei pro Mitarbeitendem
Die 15 Tage sind eine gesetzliche Regelung zur Vereinfachung.
In diesem Zeitraum muss kein Nachweis zu Urlaub oder Krankheit des Arbeitnehmers erbracht werden.
Gesamtkosten für den Arbeitgeber: 11.505 € monatlich
Effekt: Höhere Zufriedenheit, weniger Fluktuation, steuerliche Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Was ist Mitarbeiterverpflegung?

Mitarbeiterverpflegung umfasst alle Maßnahmen, mit denen Arbeitgeber die Ernährung ihrer Mitarbeitenden während der Arbeitszeit unterstützen. Dazu gehören Betriebskantinen, Essenszuschüsse, Essensgutscheine, Kooperationen mit Restaurants oder Lieferdiensten und digitale Verpflegungsbudgets.

Welche Möglichkeiten gibt es zur Mitarbeiterverpflegung?

Unternehmen können zwischen verschiedenen Optionen wählen, wie Betriebskantinen, digitale Essenszuschüsse, Essensgutscheine oder Kooperationen mit Lieferdiensten. Jede Option hat unterschiedliche Vorteile und steuerliche Implikationen.

Wie funktioniert der digitale Essenszuschuss?

Der digitale Essenszuschuss ermöglicht es Mitarbeitenden, flexibel und überall ihre Mahlzeiten zu bezahlen. Er ist bis zu einem Wert von 7 € pro Mahlzeit steuerfrei und kann über Apps oder Gutscheine eingelöst werden.

Warum sollte mein Unternehmen Mitarbeiterverpflegung anbieten?

Mitarbeiterverpflegung steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, fördert ein gesundes Arbeitsumfeld und kann die Arbeitgebermarke stärken. Zudem bietet sie steuerliche Vorteile, die sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden von Nutzen sind.

Fazit: Mitarbeiterverpflegung modern gestalten

Eine attraktive Mitarbeiterverpflegung ist mehr als nur ein Benefit – sie ist ein echter Wettbewerbsvorteil im Recruiting und stärkt gleichzeitig Motivation und Produktivität. Mit digitalen Lösungen können Unternehmen steuerliche Vorteile nutzen, Kosten sparen und ihre Mitarbeitenden flexibel unterstützen.

Optimal kombinierbar mit weiteren Benefits

Die digitale Mitarbeiterverpflegung lässt sich hervorragend mit anderen steuerfreien Leistungen zu einem attraktiven Gesamtpaket kombinieren. Mit billyard verbinden Sie zum Beispiel:

50 Euro Sachbezug – Steuerfreie Gutscheine zusätzlich zum Essenszuschuss
Cafeteria-System – Individuelle Benefit-Auswahl nach persönlichen Bedürfnissen
Jobticket / Deutschlandticket – Steuerfreier ÖPNV-Zuschuss für den Arbeitsweg
Essensgutscheine – Steuerfreie Verpflegung für Mitarbeitende, flexibel einsetzbar
Dienstrad-Leasing – Förderung nachhaltiger und gesunder Mobilität
Mobilitätsbudget – Individuelle Zuschüsse für flexible Arbeitswege
Internetzuschuss & Hardware-Zuschuss – Perfekte Ergänzung fürs Homeoffice

Mit billyard schaffen Sie eine moderne Verpflegungslösung und kombinieren sie mit weiteren Benefits, die Ihre Mitarbeitenden spürbar entlasten und langfristig binden.