Der Betrieb einer klassischen Betriebskantine lohnt sich für kleine und mittlere Unternehmen häufig nicht: Die Kosten sind hoch, und der organisatorische Aufwand steht meist in keinem Verhältnis zur vergleichsweise geringen Nutzung. Doch auch Mitarbeitende in KMU haben mittags Hunger – und das Thema Mitarbeiterverpflegung in KMU ist nicht weniger relevant als in großen Unternehmen. Für den Erfolg im Recruiting sowie die Zufriedenheit bestehender Mitarbeitender kann es einen entscheidenden Unterschied machen, ob der Arbeitgeber die Verpflegung während der Arbeitszeit mitdenkt oder sogar als Benefit bezuschusst.
Um ihre Mitarbeitenden damit nicht allein zu lassen und Wertschätzung im Alltag erlebbar zu machen, sollten auch Personalverantwortliche in kleineren Unternehmen über praxistaugliche Alternativen zur Kantine nachdenken und ein passendes Konzept erarbeiten. Dabei hilft es, zunächst zu erfassen, welche Lösungen aktuell genutzt werden – und wie zufrieden die Mitarbeitenden damit sind.
Bedürfnisse der Mitarbeitenden
Gehen Ihre Mitarbeitenden mittags in nahegelegene Restaurants oder zum Imbiss? Gibt es vor Ort eine Küche, in der mitgebrachte Speisen zubereitet werden können? Oder werden Lieferdienste genutzt – im Büro oder im Homeoffice? Ein gutes Verpflegungsangebot orientiert sich an den tatsächlichen Bedürfnissen und Vorlieben der Mitarbeitenden und funktioniert im Alltag ohne Umwege.
Anforderungen des Unternehmens
Neben den Bedürfnissen der Mitarbeitenden sollten auch die Rahmenbedingungen des Unternehmens bei der Auswahl berücksichtigt werden. Wie viele Mitarbeitende gibt es insgesamt? Wird viel im Homeoffice oder im Schichtdienst gearbeitet? Auch der Standort spielt eine zentrale Rolle: In Ballungszentren ist die Auswahl an Restaurants größer als im ländlichen Raum. Nicht zuletzt ist außerdem entscheidend, welches Budget für die Bezuschussung der Verpflegung als Mitarbeiterbenefit zur Verfügung steht.
Digitaler Essenszuschuss
ideal für KMU
Da kleine und mittlere Unternehmen für Personalthemen oft nur begrenzte Ressourcen haben, muss ein Verpflegungsbenefit vor allem eines sein: unkompliziert. Der digitale Essenszuschuss bietet sich deshalb als ideale Lösung an, um Personalverantwortliche in KMU zu entlasten – ohne aufwendige Prozesse und starre Strukturen.
Mehr vom Budget
Wie bei einer Betriebskantine kann auch der digitale Essenszuschuss unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei gewährt werden. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden bis zu 115,05 € pro Monat (Stand: Januar 2026) steuerfrei zur Verpflegung zur Verfügung stellen.
Gegenüber einer klassischen Gehaltserhöhung hat der digitale Essenszuschuss dadurch den Vorteil, dass das eingesetzte Budget vollständig bei den Mitarbeitenden ankommt, da hierfür keine Steuer- und Sozialabgaben anfallen. Gerade wenn der Gehaltsspielraum begrenzt ist, entsteht so ein „sofort spürbarer“ Mehrwert – und ein effizientes Instrument, um die eigene Gehalts- und Benefit-Strategie zu stärken.
Flexibel für alle nutzbar
Ein weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität: Der digitale Essenszuschuss ist nicht an bestimmte Anbieter gebunden. Mitarbeitende können ihn je nach Alltagssituation in Restaurants, beim Imbiss um die Ecke, beim Lieferdienst, im Supermarkt oder beim Bäcker nutzen. So ist die Lösung für das gesamte Team geeignet und schließt niemanden aus – unabhängig davon, ob jemand im Büro oder im Homeoffice arbeitet, im Schichtdienst tätig ist, in der Innenstadt oder im ländlichen Raum lebt und ob er in Voll- oder Teilzeit beschäftigt ist. Alle können den Essenszuschuss so einsetzen, wie es am besten zu ihrem Arbeitsalltag passt.
Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden führt eine Mitarbeiterverpflegung mit digitalem Essenszuschuss ein:
- Zuschuss: 7,67 € pro Arbeitstag
- 15 Arbeitstage pro Monat → 115,05 € steuerfrei pro Mitarbeitendem
- Die 15 Tage sind eine gesetzliche Regelung zur Vereinfachung.
- In diesem Zeitraum muss kein Nachweis zu Urlaub oder Krankheit des Arbeitnehmers erbracht werden.
- Gesamtkosten für den Arbeitgeber: 11.505 € monatlich
- Effekt: Höhere Zufriedenheit, weniger Fluktuation, steuerliche Vorteile
„Der Essenszuschuss mit billyard ist wirklich ein Benefit, weil er für alle nutzbar ist. Jeder muss essen! Wir bieten ein großes Portfolio an Benefits – der Essenszuschuss ist definitiv einer der beliebtesten!“
FitX
Einfache Umsetzung mit billyard
Mit billyard setzen Sie den steuerfreien Essenszuschuss einfach um – digital, rechtssicher und mit minimalem administrativem Aufwand. Ihre Mitarbeitenden profitieren von bis zu 115,05 € monatlich zusätzlich zum Nettolohn und können den Zuschuss flexibel einlösen. Die billyard-App macht die Nutzung besonders unkompliziert – ohne Papiermarken, dafür mit maximaler Transparenz und Übersicht.
Die Höhe des Zuschusses legen Sie als Arbeitgeber flexibel fest und passen sie an Ihr Budget an. Darüber hinaus sind individuelle Anpassungen möglich, zum Beispiel nach bestimmten Mitarbeitergruppen. Auf Wunsch lässt sich der Essenszuschuss auch mit weiteren Benefits kombinieren – zum Beispiel:
- 50 Euro Sachbezug – Steuerfreie Gutscheine zusätzlich zum Essenszuschuss
- Cafeteria-System – Individuelle Benefit-Auswahl nach persönlichen Bedürfnissen
- Jobticket / Deutschlandticket – Steuerfreier ÖPNV-Zuschuss für den Arbeitsweg
- Dienstrad-Leasing – Förderung nachhaltiger und gesunder Mobilität
- Mobilitätsbudget – Individuelle Zuschüsse für flexible Arbeitswege
- Internetzuschuss & Hardware-Zuschuss – Perfekte Ergänzung fürs Homeoffice
Fazit
Auch ohne eigene Kantine können kleine und mittlere Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein attraktives Verpflegungsangebot machen und ihre Attraktivität als Arbeitgeber auf diese Weise steigern – entscheidend ist, dass die Lösung im Alltag funktioniert: unkompliziert, verständlich und für alle nutzbar. Der digitale Essenszuschuss – flexibel einlösbar und leicht umzusetzen – stellt gerade für KMU die ideale Lösung dar, da die Umsetzung kaum personelle Ressourcen benötigt.
