Nutzerbereich für Mitarbeiter
Was ist billyard?
billyard ist eine Web-App, die Ihnen Geld bringt.
Mit der billyard App ermöglicht Ihnen Ihr Arbeitgeber steuerfreie Zuschüsse für Essen, Mobilität und ÖPNV-Tickets zu nutzen und damit einen hohen Teil Ihrer Ausgaben erstattet zu bekommen. Wieviel Sie genau erstattet bekommen hängt davon ab, wie die Zuschüsse von Ihrem Arbeitgeber abgerechnet werden.
Sie müssen nichts weiter tun, als Ihre Belege in der billyard App hochzuladen. Anschließend prüft unser System Ihren Beleg und Ihr Zuschuss wird Ihnen direkt angezeigt.
Die Zuschüsse bekommen Sie über die Gehaltsabrechnung ausgezahlt.
Überblick
1. Wie kann ich mich für die billyard App anmelden?
2. Wie installiere ich die billyard App?
3. Wie nutze ich die billyard App?
4. Wie werden die Zuschüsse abgerechnet?
5. Häufig gestellte Fragen
6. Noch Fragen?
Wie kann ich mich für die billyard App anmelden?
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie sich für die billyard App registrieren können:
1. Ihr Arbeitgeber legt ein Konto bei billyard für Sie an
Sie bekommen zum Start eine E-Mail von billyard. Dann können Sie direkt loslegen.
2. Sie erstellen sich selbst ein Konto
Hier können Sie sich selbst ein Konto für die billyard App erstellen. Sie benötigen dafür einen Zuordnungscode den Sie von Ihrem Arbeitgeber erhalten.
Wie installiere ich die billyard App?
Die billyard App ist eine Web-App, welche Sie direkt mit dem Browser auf Ihrem Smartphone ohne Installation starten können.
Selbstverständlich können Sie die App auf den Startbildschirm Ihres Smartphones speichern. Die Web-App verhält sich dann wie eine „normale App“ aus dem App-Store.
Wie nutze ich die billyard App?
In der folgenden Abbildung zeigen wir Ihnen, wie Sie die billyard App in drei einfachen Schritten optimal nutzen.
1
Essen
Im Restaurant, beim Bäcker, im Supermarkt – überall.
fahren
Mit Bus, Bahn oder mit jedem anderen Verkehrsmittel.
2
Hochladen
Beleg, Rechnung oder Ticket fotografieren und hochladen.
3
Profitieren
Die Auszahlung erfolgt über die Gehaltsabrechnung.
1. Mit der billyard App ist es völlig egal, ob Sie im Restaurant essen, sich was beim Bäcker holen oder einen Snack im Supermarkt kaufen. Dasselbe gilt auch für den ÖPNV-Zuschuss und das Mobilitätsbudget. Sie entscheiden, mit welchem Verkehrsmittel Sie am liebsten fahren.
2. Wichtig ist, dass Sie beim Essen und Fahren immer Ihre Belege sammeln. Mit der billyard App fotografieren Sie dann den Belege, die Rechnung oder das Ticket und laden es automatisch über die billyard App hoch.
3. Die Auszahlung Ihres Geldes erfolgt dann im Folgemonat mit der Gehaltsabrechnung.
Wie werden die Zuschüsse abgerechnet?
Ihr Arbeitgeber entscheidet, ob Sie die Zuschüsse zusätzlich zu Ihrem Gehalt, als Gehaltsumwandlung oder in einer Kombination aus beidem bekommen.
Die Abrechnung der Zuschüsse erfolgt immer im Folgemonat. D.h. Belege und Fahrkarten, die Sie z.B. im März bezahlt haben, werden im April abgerechnet.
Der Gehaltszuschuss
Wie der Begriff schon verrät, erhalten Sie die Zuschüsse zusätzlich zu Ihrem Gehalt. Das interessante dabei ist, dass auf diesen Zuschuss keine Steuern und Abgaben abgezogen werden und Sie daher alles Netto wie Brutto ausgezahlt bekommen.
Die Gehaltsumwandlung
Bei einer Gehaltsumwandlung wird ein Teil Ihres Gehalts gegen die Zuschüsse getauscht. Da die Zuschüsse steuer- und abgabenfrei sind, wird weniger von Ihrem Gehalt abgezogen und Sie haben mehr Geld auf dem Konto. Bekannt ist dies auch unter dem Begriff Entgeltumwandlung und wird auch bei einer betrieblichen Altersvorsorge oder einem Jobbike angewandt. Wie das genau funktioniert erfahren Sie im Video:
Ein Beispiel einer Gehaltsabrechnung mit einer Gehaltsumwandlung, können Sie hier sehen.
Soviel Geld bekommen Sie für Ihre Essensbelege zurück
Hinweis: Das gleiche Prinzip gilt auch für die Abrechnung von Fahrkarten für ÖPNV-Zuschüsse.
Gehaltsabrechnung einfach erklärt:
Bruttogehalt – Steuern und Sozialabgaben = Nettogehalt
Dieser Beispiel-Mitarbeiter bekommt von seinem Arbeitgeber ein Bruttogehalt von 3.000 €, von dem Steuern und Sozialabgaben in Höhe von 1.027 € abgezogen werden. Das was übrig bleibt, also 1.973 € (das Nettogehalt) bekommt er auf sein Konto überwiesen.
Wir von billyard ersetzen einfach einen Teil des Bruttogehalts durch die Essenskosten des Mitarbeiters (in diesem Beispiel 100 €).
Merke: Bekommen Sie Gehalt, möchte der Staat Geld von Ihnen.
Aber: Geben Sie davon etwas für Fahrkarten aus, möchte der Staat für diesen Teil viel weniger Geld von Ihnen.
Essen kaufen an Arbeitstagen ist wie auch in der Kantine steuer- und sozialabgabenfrei. Daher muss von den Essenskosten laut Gesetz also nichts abgezogen werden, sodass Steuern und Sozialabgaben in Höhe von 46 € (Erstattung von ungefähr 50 % der Essenskosten) gespart werden.
Der genaue Betrag der Ersparnis hängt von der individuellen Steuerklasse ab. Diese Ersparnis bekommt der Mitarbeiter mit seinem Nettogehalt, also 2.019 €, von seinem Arbeitgeber aufs Konto überwiesen.
Die Kombination von Gehaltszuschuss und -umwandlung
In diesem Fall erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber einen bestimmten Zuschuss zusätzlich zu Ihrem Gehalt. Reichen Sie mehr Belege ein, wird der übersteigende Betrag noch steuerlich optimal für Sie als Gehaltsumwandlung abgerechnet. Damit können Sie den Zuschuss Ihres Arbeitgebers noch weiter erhöhen und so Ihr Nettogehalt aufbessern.
Ein Beispiel einer Gehaltsabrechnung mit einer Kombination von Gehaltszuschuss und -umwandlung, können Sie hier sehen.
Soviel Geld bekommen Sie für Ihre Fahrkarten zurück
Hinweis: Das gleiche Prinzip gilt auch für die Abrechnung von Kassenbelege bei Essenszuschüssen.
Gehaltsabrechnung einfach erklärt:
Bruttogehalt – Steuern und Sozialabgaben = Nettogehalt
Ihr Arbeitgeber zahlt Ihnen einen Zuschuss von bis zu 50 € für Fahrten mit Bus & Bahn.
Sie müssen dafür einfach Ihre Fahrkarten über die billyard App einreichen. Geben Sie mehr als 50 € für Ihre Fahrkarten aus, legt der Staat noch etwas drauf.
So schenkt Ihnen der Staat zusätzlich Geld für Ihre Fahrkarten:
Es wird einfach ein Teil Ihres Bruttogehalts durch die zusätzlichen Kosten Ihrer Fahrkarten ersetzt (in diesem Beispiel 50 €). Der Beispiel-Mitarbeiter bekommt von seinem Arbeitgeber ein Bruttogehalt von 2.500 €, von dem Steuern und Sozialabgaben in Höhe von 799 € abgezogen werden.
Das was übrig bleibt, also 1.701 € (das Nettogehalt) bekommt er auf sein Konto überwiesen.
Merke: Bekommen Sie Gehalt, möchte der Staat Geld von Ihnen.
Aber: Geben Sie davon etwas für Fahrkarten aus, möchte der Staat für diesen Teil viel weniger Geld von Ihnen.
Das fahren mit Bus & Bahn ist sozialabgabenfrei und nur pauschalsteuerpflichtig. Daher muss von den Kosten für Ihre Fahrkarten laut Gesetz also nur die Pauschalsteuer abgezogen werden, sodass Steuern und Sozialabgaben in Höhe von 16 € gespart werden.
Der genaue Betrag der Ersparnis hängt vom Einkommen und der Steuerklasse ab. Diese Ersparnis bekommt der Mitarbeiter mit seinem Nettogehalt, also 1.775 €, von seinem Arbeitgeber aufs Konto überwiesen.
Vorteile der Mitarbeiter-Benefits
Essenszuschuss
- Freie Wahl, wo sie Essen und Getränke einkaufen und konsumieren.
- Keine Bindung an Akzeptanzstellen.
- Nutzung auch im Homeoffice möglich.
- Auszahlung Netto wie Brutto.
ÖPNV-Zuschuss
- Kein gesetzliches Limit zur Höhe des ÖPNV-Zuschusses.
- Für jedes Verkehrsmittel im Nahverkehr.
- Deutschlandweit fahren.
- Auszahlung Netto wie Brutto.
Mobilitätsbudget
- Freie Wahl der Verkehrsmittel und individuellen Fortbewegung.
- ÖPNV, Firmenwagen, Jobrad, E-Roller, E-Fahrräder, Leihräder, Car-Sharing etc.
- Wichtiger Beitrag zum Klimaschutz.
- Individuelle Kostenerstattung.
Ein paar Regeln des Gesetzgebers müssen Sie beachten, damit Sie Ihr Geld Essen und Fahrten zurück bekommen:
Regeln beim Essenszuschuss
- Der Kassenbon muss alle Angaben enthalten, die das Finanzamt vorgibt: Datum und Ort des Einkaufs, was gekauft wurde und wieviel es gekostet hat.
- Sie dürfen nur Kassenbons von Arbeitstagen einscannen.
- Kassenbons müssen bis zum 3. des nächsten Monats eingescannt sein.
- Wocheneinkäufe können auch eingescannt werden, dürfen aber per Gesetz leider nicht auf mehrere Tage aufgeteilt werden.
- Kassenbon kann mit anderen in der App geteilt werden, damit alle einen Vorteil haben.
- Das Einscannen der Kassenbons ist freiwillig und kann jederzeit von Ihnen beendet werden.
Regeln bei ÖPNV-Zuschüssen
- Die Rechnung oder die Fahrkarte muss alle Angaben enthalten, die das Finanzamt vorgibt: Gültigkeit des Tickets, Verkehrsverbund und Preis der Fahrkarte.
- Sie dürfen alle Fahrkarten einscannen, die Sie gekauft haben – auch Fahrkarten für Fahrten in Ihrer Freizeit.
- Fahrkarten müssen bis zum 3. des nächsten Monats eingescannt sein. Wir empfehlen die Fahrtkarten zeitnah einzureichen.
- Es wird der volle Betrag der Fahrkarte angerechnet.
- Es dürfen nur Fahrkarten für Verkehrsmittel im Nahverkehr (ÖPNV) wie Bus, U-Bahn, Straßenbahn, Regionalzug etc. eingescannt werden. Fahrten mit dem Fernverkehr wie ICE, IC, EC, Flixbus gehen leider nicht und werden abgelehnt.
- Das Einscannen der Fahrkarten ist freiwillig und kann jederzeit von Ihnen beendet werden.
- Die Gültigkeit der Fahrkarte wird automatisch erkannt. Ist die Fahrkarte über mehrere Monate gültig, wird der Betrag auf die Monate aufgeteilt. Die Fahrkarte muss nicht jeden Monat neu eingescannt werden.
Regeln beim Mobilitätsbudget
- Die Rechnung oder die Fahrkarte muss alle Angaben enthalten, die das Finanzamt vorgibt: Gültigkeit des Tickets, Verkehrsverbund und Preis der Fahrkarte.
- Sie dürfen alle Fahrkarten und Rechnungen einscannen, die Sie gekauft haben – auch Fahrkarten für Fahrten in Ihrer Freizeit.
- Es wird der volle Betrag der Fahrkarte bzw. der Rechnung angerechnet.
- Fahrkarten müssen bis zum 3. des nächsten Monats eingescannt sein.
- Das Einscannen der Fahrkarten und Rechnungen ist freiwillig und kann jederzeit von Ihnen beendet werden.
- Die Gültigkeit einer Fahrkarte wird automatisch erkannt. Ist die Fahrkarte über mehrere Monate gültig, wird der Betrag auf die Monate aufgeteilt. Die Fahrkarte muss nicht jeden Monat neu eingescannt werden.
Noch Fragen? Kein Problem!
Hier finden Sie eine Übersicht über
unsere häufig gestellten Fragen.
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Mo-Fr 9.00 bis 18.00 Uhr
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