NFON Business Kommunikation – Flexible Benefits für moderne Arbeitswelten

Kundenstimmen • HOLM

“Schon auf der Messe hatten wir ein gutes Gefühl – billyard war einfach, verständlich und hat sofort überzeugt!”

Jana Eisert
Senior-Managerin HR & Compliance – HOLM

Ausgangslage: Belegprüfung mit hohem Aufwand

Vor der Einführung von billyard nutzte die HOLM GmbH bereits einen Essensgeldzuschuss – jedoch über einen Anbieter, bei dem alle Belege intern geprüft werden mussten. Diese manuelle Kontrolle war zeitaufwendig und brachte zusätzliche Verantwortung für die Buchhaltung mit sich.

„Wir sind keine steuerlichen Experten, und die Prüfung der Belege war nicht nur aufwendig, sondern auch haftungsrelevant“, erinnert sich Jana Eisert, die das Projekt auf Unternehmensseite betreute. Ziel war daher, die steuerliche Verantwortung an einen spezialisierten Anbieter abzugeben und gleichzeitig die Prozesse zu vereinfachen. Die Idee, sich nach einer neuen Lösung umzusehen, entstand bereits vor der Pandemie. Bei einem Besuch der Messe Zukunft Personal kam der erste Kontakt zu billyard zustande. Nach Corona nahm das Thema wieder Fahrt auf, als Mitarbeitende regelmäßig ins Büro zurückkehrten und mit dem Deutschlandticket ein neues Mobilitätsangebot hinzukam.

Digitalisierung und Erweiterung der Benefits

Mit Beginn des Jahres 2023 entschied sich die HOLM GmbH für billyard – zunächst für den Essenszuschuss, kurz darauf auch für den ÖPNV-Zuschuss. Ausschlaggebend war neben der Entlastung in der Buchhaltung vor allem die Möglichkeit, beide Benefits digital und in einer Plattform zu bündeln. Besonders überzeugte, dass billyard nicht nur bestehende Prozesse digitalisierte, sondern auch künftige Benefits mitdenken konnte. So plant die HOLM GmbH mittelfristig auch weitere Benefits über die Plattform abzubilden.

“Der geringe Verwaltungsaufwand und die Möglichkeit, steuerliche Prüfungen an billyard zu übergeben, waren für uns ausschlaggebend. Gleichzeitig wollten wir eine Lösung, die sich langfristig erweitern lässt!”

Reibungslos und eng begleitet

Die Einführung verlief laut Jana Eisert „sehr kurz und unkompliziert“. Vom Vertragsabschluss bis zum Start verging nur etwa ein Monat. Typische Abstimmungen – etwa zu Lohnarten, Schnittstellen oder Abstimmungen mit dem Steuerbüro – wurden zügig und auf kurzem Weg erledigt. Technische Fragen und Anpassungen konnten jederzeit im direkten Austausch geklärt werden. „Der Austausch war immer sehr eng und lösungsorientiert. Bei Rückfragen hatten wir sofort jemanden ian der Leitung“, sagt Eisert. Auch die Mitarbeitenden fanden sich schnell zurecht. Anfangs sorgte nur die neue Freigabeschleife bei der Belegprüfung für Rückfragen, doch nach kurzer Eingewöhnung überzeugte das System durch seine einfache Handhabung.

Entlastung in der Verwaltung und hohe Akzeptanz

Seit der Einführung ist der Aufwand in der Buchhaltung deutlich gesunken. Belege werden automatisiert geprüft, Mitarbeitende reichen sie digital ein, und die HR-Abteilung behält über Monatsberichte den Überblick. „Der Verwaltungsaufwand ist auf Unternehmensseite sehr gering. Wir können die Prozesse optional prüfen, müssen aber nicht  eingreifen – das spart enorm viel Zeit“, so Eisert. Darüber hinaus profitieren die Mitarbeitenden von mehr Flexibilität: Ob Essenszuschuss, ÖPNV- oder Parkplatzzuschuss alle Leistungen sind digital gebündelt und transparent einsehbar. 
Das Feedback aus dem Unternehmen ist durchweg positiv. Die Mitarbeitenden schätzen die einfache Nutzung der App, und auf Arbeitgeberseite überzeugt die klare Prozessstruktur. „Wir haben kaum noch Rückfragen, alles läuft automatisiert und reibungslos“, fasst Eisert zusammen.

Ausbau der Benefits mit billyard

HOLM befürwortet den kontinuierlichen Ausbau der Plattform zu Integration weiterer Benefits und verfolgt interessiert die nächsten Schritte wie z.B. das Fahrradleasing und den Sachbezug. Gerade der 50-Euro-Sachbezug gilt  als besonders spannend, weil er verschiedene Angebote – von Fitness bis Tankkarte – flexibel abdecken kann.

„Wir hoffen, dass wir bald alle unsere zusätzlichen Leistungen gesammelt über billyard abbilden können. Die kontinuierliche
Weiterentwicklung der Plattform ist beeindruckend.“ Auch intern wird die Entscheidung positiv bewertet: „Mein Vorgesetzter meinte kürzlich, wir hätten wohl ein gutes Händchen gehabt mit der Auswahl von billyard.“

Fazit: Ein System, das mitwächst

Mit billyard konnte die HOLM GmbH ihre Benefitprozesse modernisieren und gleichzeitig den administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Die Einführung verlief reibungslos, die Mitarbeitenden sind zufrieden, und die HR-Abteilung profitiert von klaren, automatisierten Abläufen.

Für Jana Eisert steht fest: „billyard entlastet uns im Alltag und schafft die Basis, um unsere Benefits flexibel und zukunftssicher weiterzuentwickeln.“