Steuerrechtliche und buchaltungsrelevante Information für die billyard App

zur digitalen Nutzung von staatlichen Essenszuschüssen

billyard ist darauf ausgelegt, die Durchführung möglichst aufwandsfrei für das Unternehmen bzw. den Steuerberater umzusetzen.

Wir hoffen, dass Sie alle Antworten zu Ihren Fragen in diesem Bereich finden. Sollte dennoch eine Frage offen bleiben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir unterstützen Sie gerne.

Informationen für die Lohnbuchhaltung

Einmal monatlich wird von billyard eine Abrechnungsdatei zur Verfügung gestellt, welche alle Buchungssätze aller Mitarbeiter für die erreichten Essenszuschüsse enthält. Zusätzlich kann ein ausführlicher Report abgerufen und jeder Beleg auf Wunsch per Mausklick aufgerufen werden. Den monatlichen Ablauf können Sie hier sehen. Die Datei wird passend zur eingesetzten Gehaltsbuchhaltungssoftware bereitgestellt.

Nur wenige Daten zur Einrichtung der passenden Buchhaltungsdatei einmalig erforderlich:

Lohnartennummern für:

  • Essenszuschuss sozialversicherungs- + lohnsteuerfrei
  • Essenszuschuss pauschal lohnversteuert (25%).

Bei Essenszuschüssen als Gehaltsumwandlung ggf. bei bei einigen Gehaltsbuchhaltungsprogrammen zusätzlich erforderlich:

  • Gehaltsumwandlung (nur bei Gehaltsumwandlung)
  • Abwälzung pauschale Lohnsteuer auf Arbeitnehmer (nur falls vom Unternehmen gewünscht)

Berater- und Mandatennummer ist bei einigen Programmen erforderlich.

Detaillierte Informationen für Ihre Software:

Gerne stellen wir Ihnen für die eingesetzte Software die spezifische Beschreibung zur Verfügung. Teilen Sie uns einfach mit, welche Software Sie einsetzen.

Formate zahlreiche Anbieter haben wir bereits implementiert. Selbst wenn Sie eine Software einsetzen, zu der wir bislang kein Format entwickelt haben, ist dies kein Problem. Wir entwickeln kostenfrei auch  dafür das passende Ausgabeformat.

Steuerrechtliche Grundlage für die Nutzung von Essenszuschüssen über die billyard App

Vom Bundesministerium der Finanzen, wird die Zulässigkeit der billyard App mit BMF-Schreiben vom 18.01.2019 und erstmalig mit BMF-Schreiben vom 24.02.2016  bescheinigt.

Auszug aus BMF-Schreiben:

…Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen)…

Bei billyard legen wir höchsten Wert auf absolut steuerkonforme Verwendung von Essenszuschüssen. Daher analysieren wir jeden eingereichten Beleg vollumfänglich inklusive aller gekauften Artikel (LStR 8.1. Punkt 7, Abs 4 a) aa)) um ausschließlich Lebensmittel für Mahlzeiten in die Berechnung des Essenszuschusses einzubeziehen. Weitere Information zur Belegprüfung finden Sie hier.

Essenszuschüsse als Sachlohn werden unter EStG § 8 Abs. 2, Satz 6, SGB IV § 17 Abs. 3, SvEV § 2 Abs. 1, 2, LStR 8.1 Abs.7 Nr.4 geregelt.

Häufig gestellte Fragen:

Nachfolgend haben wir eine Sammlung von Antworten zu häufig gestellen Fragen zusammengefasst. Die Informationen auf unserer Webseite stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Es wird keine Haftung übernommen.

  • Nein, die Freigrenze wird durch Essenszuschüsse nicht berührt. Es können Essenszuschüsse und Sachbezüge (für z.B. für Tankgutscheine) Arbeitnehmern unabhängig voneinander gewährt werden.

    Rechtliche Quellen stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

  • Zu den Mahlzeiten gehören Speisen und Lebensmittel, die für die Ernährung in Arbeitspausen sowie unmittelbar vor und nach der Arbeit geeignet sind — einschließlich der dazu üblichen nicht-alkoholischen Getränke. Dazu zählen nicht nur warme, sondern auch kalte Gerichte, Imbisse, belegte Brötchen oder Fingerfood. Ausgenommen sind z. B. Alkohol, Zigaretten und Non-Food Artikel.

    Umsetzung mit billyard:

    billyard analysiert den fotografierten Beleg bis auf die Positionsebene. D.h. es werden nur die Positionen für die Berechnung des Essenszuschusses einbezogen, welche gemäß den Richtlinien auch zuschussfähig sind. Wird z.B. beim Bäcker ein belegtes Brötchen und eine Cola gekauft, dann wird auf die Cola vom Verkäufer auch Pfand berechnet. Pfand ist aber nicht zuschussfähig und wird daher bei der Berechnung ausgeschlossen. Nicht-zuschussfähige Positionen werden im Datensatz entsprechend markiert. In der App werden diese durchgestrichen dargestellt. Weitere Information zur Belegprüfung finden Sie hier.

    Rechtliche Quellen stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

  • Ja, eine Gehaltsumwandlung bei der Vergabe von Essensmarken ist zulässig. Damit Essenzuschüsse als Sachlohn gewertet werden können, muss der Arbeitsvertrag vor der Entstehung des Vergütungsanspruches angepasst werden.

    Umsetzung mit billyard:

    Gerne stellen wir Ihnen eine Mustervereinbarung zur Ergänzung des Arbeitsvertrages zur Verfügung. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
    Bei jedem Mitarbeiter-Account kann konfiguriert werden, ob Essenszuschüsse als Gehaltsumwandlung oder zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Werden diese zusätzlich zum Gehalt bezahlt, kann der maximale Betrag festgelegt werden. D.h. es ist möglich in einem Unternehmen Mitarbeiter Zuschüsse in Form der Gehaltsumwandlung und anderen Mitarbeiter zusätzlich zum Gehalt zu gewähren.

    Rechtliche Quellen stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

  • Ja, das ist möglich. Die Abwälzung ist eine reine innerbetriebliche Angelegenheit.

    Rechtliche Quellen stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

  • Ja, das ist möglich. Essenszuschüsse dürfen auch Arbeitnehmer gewährt werden, die nicht der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen.

    Rechtliche Quellen stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

    1. Der Essenszuschuss darf arbeitstäglich genutzt werden.
    2. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält.
    3. Eine Auswärtstätigkeit liegt im Zusammenhang mit der Gewährung von Essenszuschüssen vor, wenn der Arbeitnehmer über 8 Stunden von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
    Umsetzung mit billyard:

    Es gibt zwei Möglichkeiten:

    1. Anwendung der 15er-Regel (siehe Punkt #2): Dies ist unsere Empfehlung, da es am einfachsten ist und die Mitarbeiter von durchschnittlich 20 Arbeitstagen im Monat in der Regel nicht für jeden Arbeitstag Belege einreichen. billyard sucht grundsätzlich bei jedem Monatsabschluss die Belege für den Essenszuschuss heraus, welchen den höchsten Vorteil bringen. Werden z.B. an einem Tag mehrere Belege mit verschiedenen Werten eingereicht, so wird immer der Beleg mit dem höchsten zuschussfähigen Betrag von billyard gewählt. Genauso wird die 15er Regel abgebildet, falls ein Mitarbeiter an 20 Arbeitstagen Belege eingereicht hat. In diesem Fall werden die Tage mit dem geringsten Vorteil verworfen. Somit muss der Mitarbeiter nie darüber nachdenken ob er einen Beleg einreicht oder nicht, sondern billyard nimmt ihm diese Arbeit für ihn. D.h. der Mitarbeiter kann einfach jeden Essensbeleg einreichen und er wird immer den höchsten Vorteil erhalten.
    2. Grundsätzlich prüft billyard bei der Einreichung eines Beleges die Entfernung des Beleg-Ausstellers zum Arbeitsort. D.h. Belege mit einer großen Entfernung zum Arbeitsort, wie dies u.U. bei einer Auswärtstätigkeit der Fall wäre, können vom Mitarbeiter nicht bestätigt werden und werden daher nicht berücksichtigt. Zusätzlich könnten die Anwesenheitszeiten in billyard erfasst werden.

    Rechtliche Quellen stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

  • Nein, dies ist nicht zulässig. Das Belegdatum muss dem Arbeitstag entsprechen, für welchen der Essenszuschusses geltend gemacht wird. Der Einkauf bzw. Konsum muss im Zusammenhang mit der Arbeitszeit stehen. Dabei können vor, im Rahmen von Arbeitspausen oder im Anschluss an die Arbeitszeit konsumiert bzw. eingekauft werden.  z. B. Einkauf beim Bäcker vor Arbeitsbeginn und Verzehr in der Mittagspause.

    Umsetzung mit billyard:

    billyard liest automatisch das Belegdatum aus. Der Beleg ist damit fest diesem Datum für den Essenszuschuss zugeordnet.
    Bei jedem Monatsabschluss sucht billyard grundsätzlich die Belege für den Essenszuschuss heraus, welchen den höchsten Vorteil bringen. Werden z.B. an einem Tag mehrere Belege mit verschiedenen Werten eingereicht, so wird immer der Beleg mit dem höchsten zuschussfähigen Betrag von billyard gewählt. In diesem Fall werden die Tage mit dem geringsten Vorteil verworfen.
    Somit muss der Mitarbeiter nie darüber nachdenken ob er einen Beleg einreicht oder nicht, sondern billyard nimmt ihm diese Arbeit für ihn. D.h. der Mitarbeiter kann einfach jeden Essensbeleg einreichen und er wird immer den höchsten Vorteil erhalten.

    Rechtliche Quellen stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

  • Nein, diese können entsorgt werden. Die Aufbewahrungsfrist der digitalisierten Belege liegt bei 10 Jahren.

    Umsetzung mit billyard:

    billyard speichert und archiviert alle Daten gemäß GoBD-Richtlinie. siehe Nutzungsbedingungen §2

    Rechtliche Quellen stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

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