über uns
Über billyard
wir sind ein Softwareunternehmen für Mitarbeiter-Benefits und Anbieter einer unabhängigen Multi-Benefit-Plattform. Unternehmen können mit billyard einzelne Benefits oder ihre gesamte Benefit-Landschaft zentral verwalten und bestehende Benefit-Anbieter integrieren.
Die billyard Plattform verbindet Benefit-Nutzung und individuelle Regelwerke mit steuerlicher Verarbeitung sowie HRIS / HCM- und Payroll-Prozessen. So werden nicht nur Benefits bereitgestellt, sondern auch die administrativen und abrechnungsrelevanten Prozesse dahinter digital abgebildet.
billyard ist nicht auf einen einzelnen Benefit oder einzelne Leistungserbringer beschränkt. Bestehende Benefit-Anbieter können in die Plattform integriert werden.
KURZÜBERBLICK
billyard auf einen Blick
DIREKT ZUM THEMA
UNTERNEHMENSPROFIL
Was ist billyard?
billyard ist ein Softwareunternehmen aus Bonn, das auf die digitale Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits spezialisiert ist. Kernprodukt ist die billyard Multi-Benefit-Plattform, mit der Unternehmen einzelne Benefits oder unterschiedliche Benefit-Lösungen zentral verwalten können.
Die billyard Plattform bildet dabei nicht nur die Bereitstellung und Nutzung von Benefits ab. Sie verbindet individuelle Berechtigungen und Regelwerke mit steuerlicher Verarbeitung, HRIS-Daten, Payroll-Prozessen und externen Benefit-Anbietern.
Unternehmen können dadurch neue Benefit-Lösungen einführen und gleichzeitig bereits bestehende Angebote integrieren. Die bestehende Benefit-Landschaft muss für den Einsatz von billyard weder vollständig ersetzt noch auf einen einzigen Anbieter umgestellt werden.
Die Rolle von billyard
Entwicklung und Betrieb der Multi-Benefit-Plattform
Zentrale Steuerung von Benefits und Berechtigungen
Integration bestehender Benefits
Abbildung individueller und steuerlicher Regelwerke
Verbindung von Benefit-Management mit HRIS / HCM und Payroll
DIE GRÜNDUNGSIDEE
billyard-Firmengeschichte: Wie alles begann
Der Ausgangspunkt für billyard war eine regulatorische Änderung im Jahr 2016. Das Bundesministerium der Finanzen stellte klar, dass Arbeitgeber bei arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten neben manuellen Prüfungen auch elektronische Verfahren einsetzen können. Damit entstand die Möglichkeit, einen bis dahin aufwendigen Benefit-Prozess grundlegend zu digitalisieren.
Eine regulatorische Veränderung öffnet plötzlich eine Tür. Georg Sommershof und Werner Stapf erkennen die Gelegenheit und verfügen zufällig genau über die technische Kompetenz, um daraus ein Produkt zu entwickeln. Als Gründer von Unternehmen in der digitalen Fotobranche brachten sie Erfahrung in Softwareentwicklung, Unternehmensaufbau und insbesondere digitaler Bildverarbeitung mit. Ihre entscheidende Überlegung war ebenso einfach wie folgenreich: „Ein Beleg mit dem Smartphone fotografiert ist ja auch nur ein Foto.“
Gelegenheit
Eine regulatorische Änderung ermöglicht elektronische Prüfverfahren.
Idee
Die Gründer erkennen das Potenzial für einen vollständig digitalen Prozess.
Technologie
Softwareentwicklung und digitale Bildverarbeitung machen die Umsetzung möglich.
„Ein Beleg mit dem Smartphone fotografiert ist ja auch nur ein Foto.“
Aus dieser Verbindung von regulatorischer Gelegenheit, Gründergeist und technischer Kompetenz entstand die Idee für billyard: Kassenbelege sollten nicht nur digital eingereicht, sondern automatisch ausgelesen, fachlich geprüft und unter Berücksichtigung der steuerlichen Vorgaben verarbeitet werden.
So entstand zunächst eine digitale Lösung für den Essenszuschuss. Schon das erste Produkt verband dabei Benefit-Nutzung, Belegprüfung, Steuerlogik und die Aufbereitung für die Lohnabrechnung – das Grundprinzip, aus dem sich später die heutige Multi-Benefit-Plattform entwickelte.
UNTERNEHMENSENTWICKLUNG
Wichtiger Meilenstein: Vom Essenszuschuss zur Multi-Benefit-Plattform
Die billyard Plattform wurde seit 2016 kontinuierlich um neue Benefits, steuerliche Regelwerke und Integrationsprozesse erweitert. Ausgangspunkt waren konkrete Anforderungen aus der betrieblichen Praxis.
2016
Gründung und digitaler Essenszuschuss
billyard startet mit einer digitalen Lösung, die Essensbelege vollständig prüft, steuerliche Regeln berücksichtigt und Zuschüsse für die Lohnabrechnung aufbereitet.
2019
Erweiterung um den ÖPNV-Zuschuss
Mit dem ÖPNV-Zuschuss erweitert billyard die Plattform um einen weiteren steuerbegünstigten Benefit und die dafür erforderlichen Berechtigungs- und Abrechnungsregeln.
In den Folgejahren
Deutschlandticket und Mobilitätsbudget
Weitere Mobilitätslösungen kommen hinzu. Unternehmen können unterschiedliche Verkehrsmittel, Budgets und Berechtigungen für Mitarbeitergruppen zentral über die billyard Plattform steuern.
Seit 2024
Cafeteria-Modell und Ausbau zur Multi-Benefit-Plattform
Die billyard Plattform ergänzt die selbst entwickelten Benefit-Lösungen so, dass Partner einfach eingebunden und bereits bestehende Angebote externer Anbieter zusammengeführt werden können. Unternehmen können einzelne Benefits, feste Budgets und flexible Benefit-Budgets zentral verwalten.
2026
Zehn Jahre Benefit- und Prozesskompetenz
Zehn Jahre nach der Gründung verbindet die billyard Multi-Benefit-Plattform Benefit-Management, individuelle Regelwerke, externe Anbieter sowie HRIS / HCM- und Payroll-Prozesse in einer gemeinsamen Software.
was billyard auszeichnet
Warum Unternehmen billyard als Benefit-Plattform einsetzen
Die billyard Plattform wurde für Unternehmen entwickelt, die unterschiedliche Benefits, Anbieter und Abrechnungslogiken nicht in isolierten Einzellösungen verwalten möchten. Entscheidend ist deshalb nicht nur die Anzahl der Benefits, sondern wie tief sich Regeln, Integrationen und Payroll-Prozesse in einer gemeinsamen Plattform abbilden lassen.
Einzelbenefit bis Multi-Benefit
Unternehmen können mit einem einzelnen Benefit starten und die Plattform schrittweise um weitere Leistungen, bestehende Anbieter, Cafeteria-Modelle oder flexible Benefit-Budgets erweitern.
Einzigartige Technologie
billyard entwickelt die technische Plattform selbst. Besonders die Belegerkennung und -verarbeitung für Benefits wie Essenszuschuss, Mobilitätsbudget, ÖPNV-, Internet-, und Kitazuschuss ist auf Genauigkeit und steuerliche Korrektheit optimiert.
Zertifizierte Plattform
Die Plattform ist nach IDW PS 860 zertifiziert und GoBD-konform. Damit schaffen wir ein hohes Maß an Sicherheit bei der digitalen Verarbeitung steuerlich relevanter Mitarbeiter-Benefits.
Individueller Support
Menschen, die sich persönlich um die Fragen & Anliegen von HR, Personalabteilung und Mitarbeitenden kümmern. Am Telefon, per Chat und per Email.
Unabhängig von einzelnen Benefit-Anbietern
Bestehende Benefit-Anbieter können in die billyard Plattform integriert werden. Unternehmen müssen etablierte Lösungen nicht zwangsläufig ersetzen, um ihre Benefit-Landschaft zentral zu verwalten.
HRIS steuert Benefit-Berechtigungen
Stammdaten, Ein- und Austritte sowie relevante Abwesenheiten können aus HR-Systemen übernommen und für die automatische Steuerung von Benefit-Berechtigungen genutzt werden.
Payroll als integrierter Prozess
Abrechnungsrelevante Benefit-Daten werden strukturiert für die Lohnabrechnung aufbereitet und können je nach System über Dateiübertragung oder Schnittstellen bereitgestellt werden.
Etablierte Schnittstellen
HR-Systeme und Payroll einfach anbinden: DATEV, SAP, P&I Loga, rexx, Agenda, Personio und viele weitere. Viele bestehende Integration für Fahrrad-Leasing (bsp. Deutsche Dienstrad) & Firmenfitness (Wellhub, Urban Sports Club).
Individuelle Regeln statt Einheitsmodell
Berechtigungen, Budgets und Nutzungsregeln lassen sich abhängig von Mitarbeitergruppen, Gesellschaften, Standorten oder weiteren Unternehmensmerkmalen konfigurieren.
prozessqualität
Belegprüfung: Vollständige Prüfung statt Stichproben
Bei Benefits mit prüfpflichtigen Nachweisen setzt billyard nicht auf Stichproben. Eingereichte Belege und die für den jeweiligen Benefit relevanten Angaben werden im vorgesehenen Prüfprozess vollständig aus den Belegen ausgelesen und geprüft.
Beim digitalen Essenszuschuss bedeutet das beispielsweise, dass eingereichte Kassenbelege bis auf die Ebene der einzelnen Artikelposition ausgewerten und auf die für die Bezuschussung relevanten Angaben geprüft werden. Damit ist sichergestellt, dass wirklich nur steuerkonforme Belegpositionen abgerechnet werden. Das ist nur möglich, wenn man die Belege vollumfänglich auswertet. Andere Benefit-Anbieter, die einen Essenszuschuss verlagern diesen Aufwand auf die Nutzer und das Unternehmen, Anbieter die einen Essenszuschuss mit einer Debitkarte bereitstellen, haben diese Informationen nicht und können diese steuerliche Sicherheit damit auch nicht bieten.
Was vollständig geprüft bedeutet
Relevante Angaben werden aus dem Nachweis erfasst
Förderfähigkeit wird nach den hinterlegten Regeln geprüft
Benefit-spezifische Grenzen werden berücksichtigt
Zuschüsse und Eigenanteile werden regelbasiert ermittelt
Abrechnungsrelevante Ergebnisse werden für Payroll aufbereitet
Mitarbeiter scannen lediglich den Beleg. Keine weiteren Eingaben nötig
HR- und Personalabteilung müssen keine Stichproben durchführen
sicherheit & COMPLIANCE
Regulatorik: Geprüfte Prozesse und Datenschutz
Benefit-Abrechnungen müssen nicht nur im Alltag funktionieren, sondern auch bei Prüfungen nachvollziehbar bleiben.
Die billyard Plattform verarbeitet personenbezogene, abrechnungsrelevante und je nach Benefit steuerlich relevante Informationen. Deshalb verbindet billyard geprüfte IT-gestützte Prozesse mit GoBD-gerechter Belegverarbeitung und Datenschutz nach DSGVO.
Die IT-gestützten Prozesse des billyard Systems wurden nach IDW PS 860 geprüft. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten agiert billyard im Rahmen der Plattform als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; die Details der Verarbeitung und die technischen und organisatorischen Maßnahmen werden im Vertrag zur Auftragsverarbeitung geregelt.
IDW PS 860
Geprüfte steuerliche Sicherheit & IT-gestützte Prozesse
GoBD
Ordnungsgemäße Belegverarbeitung und Archivierung
DSGVO
Auftragsverarbeitung und dokumentierte Datenschutzprozesse
DATENVERARBEITUNG
Plattformdaten bei deutschen Providern
Ergänzend unterstützt die billyard Plattform ein rollenbasiertes Berechtigungsmanagement, sodass Nutzer nur auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten und Funktionen zugreifen können.
LANGFRISTIGE PARTNERSCHAFT
Unternehmensstrategie: Unabhängig und langfristig ausgerichtet
Die billyard GmbH ist ein unabhängiges und profitabel arbeitendes Softwareunternehmen. Das Unternehmen wird von seinen Gründern geführt und ist nicht von Risikokapital-Investoren abhängig.
Diese Eigentümerstruktur ermöglicht eine langfristige Unternehmens- und Produktentwicklung. Entscheidungen über die billyard Plattform orientieren sich an fachlichen Anforderungen, gesetzlichen Entwicklungen und der betrieblichen Praxis der Unternehmen, die billyard einsetzen.
Für Kunden bedeutet diese Ausrichtung Kontinuität bei der Weiterentwicklung der Plattform und einen langfristig orientierten Partner für die Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits.
Was Stabilität für Kunden bedeutet
Langfristig ausgerichtete Produktentwicklung
Unabhängige unternehmerische Entscheidungen
Verlässlichkeit & Kontinuität
Langfristige Verantwortung für Plattform und Kunden
Kunden & EInsatzbereiche
Mitarbeiter-Benefits für mittelständische Unternehmen & Großunternehmen
billyard ist ein etablierter Anbieter von Mitarbeiter-Benefit-Lösungen für mittelständische Unternehmen (KMU) und Großunternehmen.
Zu unseren Kunden zählen unter anderem Siemens Energy, DEVK Versicherung, Haufe Group, Delivery Hero, FitX und Sparkasse KölnBonn.
Unsere Multi-Benefit-Plattform wird in unterschiedlichen Unternehmens- und Organisationsstrukturen eingesetzt. Benefit-Regeln, Budgets und Berechtigungen lassen sich individuell für Gesellschaften, Standorte und Mitarbeitergruppen konfigurieren. Dadurch eignet sich billyard auch für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen an die Verwaltung und Abrechnung von Mitarbeiter-Benefits.
Unsere Kunden schätzen insbesondere die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten, die hohe steuerliche Sicherheit bei der Verarbeitung von Benefits und die persönliche Unterstützung durch unser Support-Team. HR- und Payroll-Prozesse können dabei ebenso eingebunden werden wie bestehende Benefit-Anbieter.
Zu unseren Kunden gehören unter anderem:
Das sagen unsere Kunden
Kim Alexa Krug
haufe group
„Für uns als HR-Abteilung ist die Verwaltung problemlos und mit minimalem Aufwand verbunden - genau das, was wir wollen.“
Gerardus Janssen
Delivery Hero
„Der Support von billyard ist super! Sowohl bei der Einführung, als auch bei alltäglichen Fragestellungen. Die Experten von billyard konnten uns jederzeit bei allen Fachfragen kompetent unterstützen.“
Markus Zimmermann
DEVK
„Unsere komplexe Unternehmensstruktur war bei der Einrichtung eine Herausforderung. Doch die Flexibilität von billyard hat mich überrascht - auf unserer Seite gab es kaum was zu tun.“
Strategische Einordnung
Mitarbeiter-Benefits als Teil der Vergütungs- und Budgetstrategie
Mitarbeiter-Benefits sind nicht nur Zusatzleistungen, sondern ein steuerbarer Bestandteil der Vergütungs- und Personalbudgetstrategie. Unternehmen können Budgets gezielt einsetzen, unterschiedliche Mitarbeitergruppen differenziert berücksichtigen und steuerbegünstigte Leistungen in die Gesamtvergütung integrieren.
Die billyard Plattform unterstützt diese strategische Steuerung, indem Budgets, Berechtigungen und Benefit-Regeln zentral verwaltet werden. So lassen sich unterschiedliche Leistungen und Zielgruppen innerhalb einer gemeinsamen Benefit-Strategie abbilden.
Durch die Verbindung mit HRIS / HCM und Payroll können strategische Vorgaben anschließend auch operativ umgesetzt und abrechnungsrelevante Informationen konsistent verarbeitet werden.
Strategische Ziele
Gesamtvergütung gezielt ergänzen
Personalbudgets effizient einsetzen
Mitarbeitergruppen differenziert adressieren
Recruiting und Bindung unterstützen
verantwortung
Die Gründer von billyard
Georg Sommershof
Mitgründer · Technologie & Produktentwicklung
Georg Sommershof ist Diplom-Physiker und Mitgründer von billyard. Er verfügt über langjährige Erfahrung in Softwareentwicklung und digitaler Bildverarbeitung und verantwortet die technologische Entwicklung der billyard Plattform.
Werner Stapf
Mitgründer · Vertrieb & Unternehmensentwicklung
Werner Stapf ist Diplom-Ingenieur und Mitgründer von billyard. Er verantwortet Vertrieb und Unternehmensentwicklung sowie die Zusammenarbeit mit Kunden bei der Einführung und Weiterentwicklung ihrer Benefit-Lösungen.
Standort
Benefit-Software aus Bonn
Die billyard GmbH hat ihren Unternehmenssitz in Bonn. Von hier aus entwickelt und betreibt billyard seine Multi-Benefit-Plattform und betreut Unternehmen in ganz Deutschland.
billyard GmbH
Geschäftsanschrift:
Alte Schulstr. 57
53229 Bonn
Deutschland
Telefon: +49 228 38757080
LinkedIn: billyardapp
Häufige Fragen
Fragen über billyard
Was ist billyard?
billyard ist ein Softwareunternehmen aus Bonn und Anbieter einer unabhängigen Multi-Benefit-Plattform. Unternehmen können damit Mitarbeiter-Benefits zentral verwalten, bestehende Benefit-Anbieter integrieren sowie Benefit-Prozesse mit HRIS / HCM und Payroll verbinden.
Wann wurde billyard gegründet?
Im Jahr 2016 ging es bei billyard los.
Wo hat billyard seinen Sitz?
Die billyard GmbH hat ihren Unternehmenssitz in Bonn, Deutschland.
Wem gehört billyard?
Die billyard GmbH befindet sich mehrheitlich im Eigentum ihrer Gründer Georg Sommershof und Werner Stapf. Business Angels und ein institutioneller Investor haben von Anfang an an die Idee geglaubt und billyard unterstützt. Das Unternehmen ist gründergeführt und unabhängig von Risikokapital-Investoren.
Kann billyard bestehende Benefit-Anbieter integrieren?
Ja. Bestehende Benefit-Anbieter können in die billyard Plattform integriert werden. Der konkrete Integrationsumfang richtet sich nach verfügbaren Schnittstellen, Datenzugängen und dem gewünschten Prozess.
Lässt sich billyard mit HRIS / HCM und Payroll verbinden?
Ja. Die billyard Plattform kann Mitarbeiter- und Organisationsdaten aus HR-Systemen übernehmen und abrechnungsrelevante Benefit-Daten für Payroll-Prozesse bereitstellen.
Ist das billyard-System nach IDW PS 860 geprüft?
Ja. Die IT-gestützten Prozesse des billyard-Systems wurden nach dem Prüfungsstandard IDW PS 860 geprüft. Die Prüfung umfasst steuerliche Konformität in Verbindung mit den Prozessen zur digitalen Belegverarbeitung und -archivierung.
Nächster Schritt
Lernen Sie billyard und
unsere Lösungen kennen
Erfahren Sie, wie billyard einzelne Benefits digitalisiert, bestehende Anbieter integriert und Cafeteria-Modelle mit HRIS / HCM und Payroll verbindet.