Der Essenszuschuss für Mitarbeitende in Teilzeit, für Minijobber, Werkstudenten und Mitarbeitende in Schichtarbeit wirft in der Praxis viele Fragen auf: Für wen gilt der Benefit? Wie wird der zulässige Zuschuss bei verkürzter Arbeitszeit berechnet? Und wie funktioniert der Essenszuschuss bei unregelmäßigen Arbeitszeiten wie z.B. in der Schichtarbeit?
Die gute Nachricht vorweg: Der Essenszuschuss ist grundsätzlich für alle Beschäftigungsmodelle möglich. In diesem Artikel erklären wir, wie der Essenszuschuss für Teilzeitkräfte, Minijobber, Werksstudenten und Mitarbeitende in Schichtarbeit in der Praxis funktioniert.
Anspruch gilt pro Arbeitstag
Grundsätzlich kann der steuerfreie Essenszuschuss unabhängig vom Beschäftigungsmodell gewährt werden, dazu zählen: Vollzeitbeschäftigte (ohne und mit Schichtarbeit), Teilzeitkräfte, Minijobber und Werksstudenten. Eine verringerte Wochenarbeitszeit schließt den Essenszuschuss somit nicht aus.
Für den Essenszuschuss gilt eine klare Logik: Der Zuschuss ist an die Anzahl der Arbeitstage gekoppelt – nicht an die Arbeitsstunden.
Das bedeutet: Ob jemand 3, 6 oder 8 Stunden am Tag arbeitet, spielt keine Rolle. Maßgeblich ist, ob an dem Tag tatsächlich gearbeitet wurde. Belege dürfen nur für tatsächliche Arbeitstage eingereicht werden!
So wird der maximal mögliche Zuschuss ermittelt
Für das Jahr 2026 gilt der Sachbezugswert von 7,67 € pro Mitarbeiter und Arbeitstag. Der Zuschuss kann an maximal 15 Tagen im Monat angewendet werden und berechnet sich daher wie folgt:
Anzahl der Wochenarbeitstage × 3 digitale Essensmarken × 7,67 €
Diese Logik gilt unabhängig davon, ob es sich um ein Modell in Vollzeit oder Teilzeit, einen Minijob oder Werksstudentenvertrag handelt.
Während eine Vollzeitkraft mit einer 5-Tage-Woche daher monatlich max. einen Zuschuss von 115,05 € erhalten kann, kann eine Teilzeitkraft mit einer 3-Tage-Woche max. 69,03 € erhalten. Eine Teilzeitkraft, die eine Stundenanzahl von beispielsweise 30 Stunden wöchentlich arbeitet, diese jedoch auf 5 Tage aufteilt, ist (wie Vollzeitkräfte auch) zum vollen Zuschuss von 115,05 € berechtigt.
Essenszuschuss für Minijobber und Werkstudenten
Eine zentrale Frage beim Essenszuschuss für Minijobber: Zählt der Zuschuss zur Geringfügigkeitsgrenze?
Die Antwort ist: Nein. Sachbezüge wie der Essenszuschuss werden nicht in die Geringfügigkeitsgrenze eingerechnet. Dadurch können Minijobber und Werkstudenten Mitarbeiterbenefits grundsätzlich genauso erhalten wie andere Angestellte.
Wichtig zu beachten ist hierbei, dass die gesetzliche Mindestlohngrenze durch eine Gehaltsumwandlung nicht unterschritten werden darf. Bei Minijobbern und Werksstudenten muss der Essenszuschuss daher ggf. als Benefit on top gewährt werden und ist nicht, wie bei anderen Mitarbeitenden, über die Gehaltsumwandlung umsetzbar.
Praxisbeispiel
Ein Werkstudent arbeitet an drei festen Tagen pro Woche und kommt dabei auf bis zu 20 Stunden Wochenarbeitszeit. Für den Essenszuschuss ist nicht entscheidend, wie viele Stunden er pro Tag arbeitet, sondern an wie vielen Tagen er tatsächlich tätig ist. Sein Arbeitgeber gibt ihm einen Essenszuschuss von 5 € pro Arbeitstag zusätzlich zum Gehalt. In diesem Fall kann der Werkstudent an drei Arbeitstagen pro Woche Essensbelege einreichen und erhält einen Essenszuschuss von 45 € monatlich.
Der Arbeitgeber kann diese 45 € steuerfrei abrechnen.
Essenszuschuss bei Schichtarbeit
Bei wechselnden Schichten gelten dieselben Grundprinzipien: Zuschussfähig sind nur tatsächliche Arbeitstage. Uhrzeiten und Schichtlängen spielen dabei keine Rolle.
„Der Essenszuschuss mit billyard ist wirklich ein Benefit, weil er für alle nutzbar ist. Jeder muss essen! Wir bieten ein großes Portfolio an Benefits – der Essenszuschuss ist definitiv einer der beliebtesten!“
FitX
Fazit
Der Essenszuschuss lässt sich auch für Mitarbeitende in Teilzeit, für Minijobber, Werksstudenten und in Schichtarbeit rechtssicher umsetzen. Das zentrale Prinzip lautet: Unabhängig vom Beschäftigungsmodell zählt die wöchentliche Anzahl der Arbeitstage.
Sauber umgesetzt schaffen Unternehmen damit durch den steuerfreien Essenszuschuss einen alltagstauglichen Benefit, der das gesamte Team miteinbezieht.
Durch den digitalen Essenszuschuss, z.B. über billyard, profitieren nicht nur Ihre Mitarbeitenden, sondern auch Sie als Unternehmen. Denn die Umsetzung gestaltet sich digital, rechtssicher und unkompliziert. So fällt für die Verwaltung des Benefits kaum noch Aufwand an.
Durch die Abrechnung über die Lohnbuchhaltung lassen sich die Essenszuschüsse für alle Mitarbeitenden automatisch und passend zum jeweiligen Beschäftigungsmodell steuerkonform berechnen und umsetzen.
