Essensmarken

Damit Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Arbeit schmackhaft und günstig gestalten können, gibt es Essenszuschüsse – in Form von Papier- oder digitalen Essensmarken – für Mahlzeiten. Abwechslungsreiches Essen macht glücklich und wirkt sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus.

Da Essen ein tägliches Bedürfnis ist kann jeder Mitarbeiter mit Essensmarken bares Geld sparen. In der Mittagspause muss es meistens günstig und schnell gehen und zu Hause vorkochen ist häufig zeitintensiv.

Es ist nicht immer einfach, die guten Vorsätze auf der Arbeit oder in stressigen Situationen umzusetzen. Die Folge: Eine Pizza auf die Hand oder der Kiosk um die Ecke.

Was sind Essensmarken?

Bei Essensmarken handelt es sich um einen Sachbezug. Der Sachbezug ist eine Form der Vergütung, die nicht in Geld ausgezahlt wird. In diesem Kontext spricht man auch häufig von Sachleistungen. Allerdings ist auch diese Form grundsätzlich steuer- und sozialabgabenpflichtig. Es gelten aber bestimmte Freigrenzen.

Bei Essensmarken können bis zu 7,50 Euro täglich steuer- und sozialabgabenfrei ausgezahlt werden. Deshalb ist diese Möglichkeit auch so beliebt, als eine Alternative zur Gehaltserhöhung. Der Arbeitnehmer erhält letztendlich mehr Gehalt am Ende des Monats ausbezahlt. Essenszuschüsse ermöglichen Arbeitnehmern und Arbeitgebern Geld beim täglichen Essen zu sparen. Dadurch wird die Mitarbeitermotivation und die Mitarbeiterbindung gestärkt und die Attraktivität für Bewerber steigt.

Wie funktionieren Essensmarken?

Jedes Jahr legtdas Bundesministerium für Arbeit und Soziales die amtlichen Sachbezugswerte für Mahlzeiten fest. Ab dem 1. Januar 2025 gelten 2,30€ pro Frühstück und 4,40€ pro Mittag-/Abendessen. Diese Werte dienen der Bewertung von arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt abgegebenen Mahlzeiten.

Arbeitgeber können zusätzlich zum Sachbezugswert einen steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss von bis zu 3,10 Euro pro Mahlzeit gewähren. Somit ergibt sich ein maximaler Essenszuschuss von 7,50 Euro pro Arbeitstag für ein Mittag- oder Abendessen.

Wird der amtliche Sachbezugswert von 4,40 Euro vom Arbeitnehmer selbst getragen, entsteht kein geldwerter Vorteil, und der gesamte Zuschuss bleibt steuerfrei. In jedem Fall sind Essenszuschüsse bis zur Höhe des Sachbezugswertes sozialversicherungsfrei. Dies bietet sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer finanzielle Vorteile – unabhängig vom tatsächlichen Preis der Mahlzeit .

Digitale Essensmarken

• Kein Verfall
• Überall einsetzbar (z. B.: Restaurant, Supermarkt oder beim Bäcker)
• Kein Sammeln der Belege notwendig
• Umweltfreundlich und nachhaltig
• Entlastung der Lohnbuchhaltung
• Automatisierter Prozess
• Sicher und steuerkonform

Papier-Essensmarken

• Begrenzte Gültigkeit
• An Akzeptanzstellen gebunden
• Sammeln der Belege ist Pflicht
• Umweltschädlich, hohe Herstellungskosten
• Manuelle Buchungen durch die Lohnbuchhaltung
• Quittieren der Ausgabe von Essensmarken sowie Erfassung im System
• Gutschein kann bei Verlust nicht gesperrt werden

Digitale vs. Papier-Essensmarken

Papier-Essensmarken sind immer an Akzeptanzstellen gebunden und müssen dort eingelöst werden. Am Jahresende verfallen diese Essensgutscheine und bleiben dann ungenutzt. Für beide Seiten ein unangenehmer Beigeschmack. Der Arbeitgeber hat die Essensmarken bereits im Vorfeld gezahlt und der Mitarbeiter kann gar keinen Profit daraus ziehen.

Papier-Essensmarken hat der Mitarbeiter oft nicht dabei, wenn er sie braucht oder gehen auch mal ganz gerne verloren. Das alles kann bei digitalen Essensmarken nicht passieren. Hier müssen lediglich Fotos von Kassenbelegen über eine App erfasst werden. Das Smartphone als dauernder Begleiter ist immer dabei und falls auch das mal vergessen wird, können Kassenbelege auch später über die App oder am PC hochgeladen werden. Außerdem ist der Verwaltungsaufwand bei Essensgutscheinen sehr hoch. Die Verteilung der Essensmarken an die Mitarbeiter und die Quittierung des Empfangs durch diese, sowie die manuelle Verbuchung in der Lohnbuchhaltung entfällt bei digitalen Essensmarken komplett.

In Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der rechtlichen Sicherheit haben digitale Essensmarken deutliche Vorteile. Durch den unzureichenden Nachweis gesetzlicher Vorgaben bei Papier-Essensmarken, ergeben sich erhebliche Risiken bei einer Lohnsteuerprüfung zur Nachzahlung von Lohnsteuer- und
Sozialversicherungsbeiträgen.

Digitale Essensmarken mit billyard

Mit der billyard App erleichtern wir Unternehmen die Verwaltung und Nutzung von digitalen Essensmarken. Egal ob Sie beim Bäcker, im Restaurant oder Supermarkt einkaufen.

Einfach mit dem Smartphone ein Foto von dem Beleg machen und in der billyard App hochladen. Nachdem Hochladen ist eine Aufbewahrung des Beleges nicht mehr notwendig. billyard übernimmt die gesamte Dokumentation und Archivierung für die Unternehmen. Anschließend beginnt ein automatisierter Prozess, indem der Beleg, mit Hilfe von künstlicher Intelligenz, auf die steuerlichen Vorgaben überprüft wird. Der Essenszuschuss wird nur für Lebensmittel berechnet und Non-Food Artikel werden automatisch nicht berücksichtigt. Daher ist eine Trennung von großen Einkäufen nicht nötig. Nach kurzer Zeit ist der Zuschuss direkt in der App sichtbar und kann für Unternehmen bei einer Gehaltsumwandlung sogar kostenneutral sein.

Digitale Essensmarken einfach integrieren

Mit billyard setzen Sie den Essenszuschuss schnell, rechtssicher und ohne Verwaltungsaufwand um – digital per App und steuerfrei für Ihre Mitarbeitenden. Dabei profitieren Arbeitgebende und Arbeitnehmende gleichermaßen: Der Essenszuschuss erhöht das Netto-Einkommen und verbessert gleichzeitig die Arbeitgeberattraktivität.

Über billyard lassen sich die Zuschüsse flexibel für Restaurants, Supermärkte, Lieferdienste oder Kantinen einsetzen – ganz ohne Papiermarken oder Aufwand in der Abrechnung.

Kombinierbar mit weiteren steuerfreien Benefits

Der Essenszuschuss lässt sich ideal mit weiteren steuerfreien Leistungen verbinden – für ein umfassendes und modernes Benefit-Paket. Mit billyard können Sie folgende Benefits einfach kombinieren:

• 50 Euro Sachbezug – Ergänzen Sie den Essenszuschuss um weitere steuerfreie Gutscheine
• Jobticket / ÖPNV-Zuschuss – Mobilitätskosten Ihrer Mitarbeitenden steuerfrei abdecken
• Dienstrad-Leasing – Gesundheit und Nachhaltigkeit fördern
• Mobilitätsbudget – Flexible Lösungen für unterschiedliche Arbeitswege
• Internetzuschuss – Homeoffice-Kosten steuerlich entlasten

Mit billyard machen Sie steuerfreie Essenszuschüsse und weitere Benefits einfach, digital und attraktiv. So stärken Sie die Bindung Ihrer Mitarbeitenden und setzen Ihr Benefits-Budget effizient ein.

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