Essensgutscheine leicht gemacht
Keine eigene Kantine? Essensgutscheine sind eine bewährte Möglichkeit, Mitarbeitende beim Essen zu unterstützen – im Büro, im Betrieb oder unterwegs.
Überall essen gehen: Mit billyard werden Essensgutscheine digital und sind überall gültig: Einfach den Kassenbeleg scannen und den Essenszuschuss per Gehaltsabrechnung erhalten.
Digitale Essensgutscheine statt Papier: 100% digital, einfach im Alltag und ohne manuellen Verwaltungsaufwand.
Kassenbon statt Essensgutscheine: überall nutzbar
Viele wissen: Kantine ist günstig. Digitale Essensgutscheine ermöglichen Mitarbeiterverpflegung auch ohne eigene Kantine. Mitarbeitende nutzen den Benefit im Alltag – und Unternehmen schaffen ein sichtbares Plus beim Mittagessen.
Maximale Auswahl: Statt Essensgutscheinen aus Papier dient der Kassenbeleg als Nachweis: Im Restaurant, Supermarkt, Lieferdienst oder beim Bäcker.
Essenszuschuss vom Arbeitgeber sind eine einfache Möglichkeit, Verpflegung zu bezuschussen. billyard unterstützt bei der Umsetzung und bereitet die Abrechnung für Payroll vor.
So funktionieren Essensgutscheine
Digitaler Essenzuschuss statt klassicher Essensgutscheine: Statt einem Papiergutschein dient der Kassenbon als Nachweis. Per App gescannt, wird anhand des Kassenbelegs die Zuschusshöhe für die Verpflegung berechnet.
Die Auszahlung erfolgt über die Gehaltsabrechnung.
Der Vorteil: Mitarbeitende können überall essen gehen und sind nicht an ein Partnernetzwerk für die Essensgutscheine gebunden.
Essensgutscheine digital statt Papier
Essensgutscheine gibt es klassisch auf Papier – das kann im Handling aufwendig sein (Ausgabe, Verteilung, Nachhalten). Digitale Essensgutscheine reduzieren diesen Aufwand deutlich.
Bei digitalen Essensgutscheinen bleibt nichts liegen und der Prozess ist klar nachvollziehbar.
Mit billyard werden Essensgutscheine digital, nachvollziehbar und einfach im Alltag.
Das sagen unsere Kunden zum Essenszuschuss
Jobst Essmeyer
cronn
“Mit billyard haben wir ein System gefunden, das den Büroalltag für unsere cronner sehr bereichert. Die gemeinsame Mittagspause und somit auch die Präsenz im Büro wird durch die einfache Abrechnung und den Essenszuschuss attraktiver – das stärkt den Austausch und sorgt für mehr Zufriedenheit im Team.”
Henry Schnitzler
FitX
“Der Essenszuschuss mit billyard ist wirklich ein Benefit, weil er für alle nutzbar ist.
Jeder muss essen! Wir bieten ein großes Portfolio an Benefits - der Essenszuschuss ist definitiv einer der beliebtesten!”
Marc Grube
LLOYD Shoes GmbH
"Der Essenszuschuss ist ein guter Nutzen für die Mitarbeitenden - mit einem guten Effekt für uns als Arbeitgeber. Wir können unsere Mitarbeitenden an uns binden und etwas bieten, was andere nicht haben."
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Essensgutscheine vom Arbeitgeber
Auch digitale Essensgutscheine lassen sich steuerfrei bzw. steuerbegünstigt umsetzen. Entscheidend sind saubere Nachweise und eine korrekte Abrechnung.
Ab 01.01.2026 gelten monatlich je Mitarbeitenden folgende Höchstbeträge:
Frühstück: 82,05 € | Mittag-/Abendessen: 115,05 €
So sind bis zu 1.350 € pro Jahr und Mitarbeitenden steuerbegünstigt möglich – ohne Sozialversicherungsabgaben. Davon profitieren Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen.
Lohnabrechnung: so läuft die Abrechnung für Arbeitgeber
Billyard stellt den Essenszuschuss (bzw. die relevanten Monatswerte) als übersichtliche Monatsdaten für die Lohnabrechnung bereit. So übernimmt die Lohnbuchhaltung die Daten schnell und sauber – ohne manuelle Einzelfallprüfung, auch bei vielen Mitarbeitenden.
Da Essensgutscheine an klare Vorgaben gebunden sind, sorgt billyard für eine nachvollziehbare Dokumentation. Ergebnis: payroll-fertige Abrechnung.
Kein Aufwand für Personaler
Die Einrichtung der Essensgutscheine geht sehr schnell.
Besonders praktisch: Die Lohnabrechnung wird durch eine klare Monatsübersicht und einen Import-Datensatz vereinfacht.
- Einrichtung der Zugänge für Mitarbeitende erfolgt durch billyard
- Infomaterial & Howtos für Mitarbeitende wird gestellt
- User-Support erfolgt durch billyard
- Datensatz in die Lohnbuchhaltung importieren & fertig
- Auszahlung der Zuschüsse erfolgt über Gehaltsabrechnung
- Keine Abstimmung mit der IT-Abteilung nötig
Expertenwissen nutzen
Essensgutscheine als steuerbegünstigter Benefit bietet ein großes Potential zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität.
billyard hat in diesem Bereich jahrelange Erfahrung. Wir haben unsere Software Plattform entwickelt, damit kleine und große Unternehmen ihren Mitarbeitenden diese Vorteile auf einfachstem Weg zur Verfügung stellen können.
Alle steuerlichen Regelungen sind dort vollumfänglich abgebildet und werden immer auf dem aktuellsten Stand gehalten.
Die billyard Plattform ist nach IDW-PS 860 zertifiziert und GoBD & DSGVO konform.
Preise
Es gibt verschiedene Preismodelle.
Wir wählen mit Ihnen zusammen das optimale Modell für Essensgutscheine aus, damit:
- Ihr Unternehmen die geringsten Kosten hat
- die Mitarbeitenden am meisten raus bekommen
- und der kleinste Betrag an das Finanzamt geht.
Mehr zu Preisen finden Sie in unserem kostenlosen PDF Leitfaden zum Download im nächsten Schritt.
Essensgutscheine Arbeitgeber Beispiele
Büro & Hybrid
Mitarbeitende nutzen Essensgutscheine in der Mittagspause – z. B. im Restaurant, beim Lieferdienst oder beim Einkauf. HR erhält eine übersichtliche Abrechnungsbasis, die sich sauber in die Lohnabrechnung übernehmen lässt.
Mitarbeiterverpflegung Homeoffice
Auch im Hybridmodell sind Essensgutscheine ein attraktiver Benefit. Je nach gewähltem Modell können Mitarbeitende Essensgutscheine flexibel nutzen – und die Abrechnung bleibt für HR und Payroll transparent und nachvollziehbar.
Mehrere Standorte / Schichtbetrieb
Bei mehreren Standorten oder Schichtplänen müssen Benefits vor allem einfach skalieren. Essensgutscheine lassen sich standortübergreifend ausrollen – mit klaren Regeln, einheitlicher Abrechnungslogik und minimalem Verwaltungsaufwand.
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