Lebensmittelpreise steigen: Warum der Essenszuschuss in jede Personalbudgetplanung gehört

Lebensmittel sind in Deutschland längst zu einem spürbaren Kostenfaktor geworden. Zwischen Anfang 2020 und Mitte 2025 stiegen die Preise für Nahrungsmittel um 36,3 Prozent. Die allgemeinen Verbraucherpreise erhöhten sich im gleichen Zeitraum um rund 22 Prozent. Der tägliche Einkauf verteuerte sich damit deutlich stärker als das allgemeine Preisniveau.

Nun warnen Fachleute vor einem weiteren Preisschub. Höhere Energie- und Düngemittelkosten infolge des Iran-Krieges könnten sich mit Verzögerung auf die Lebensmittelpreise auswirken. Hinzu kommen Hitze, Trockenheit und mögliche Ernteausfälle.

Für Mitarbeitende bedeutet das: Ein immer größerer Teil des verfügbaren Einkommens fließt in eine Ausgabe, die sich nicht vermeiden lässt. Essen müssen alle – unabhängig von Arbeitsort, Alter, Mobilitätsverhalten oder persönlichem Lebensstil.

Für HR wird die Preisentwicklung damit zunehmend auch zu einer Frage der Vergütungs- und Personalbudgetplanung. Denn wenn die Lebenshaltungskosten steigen, werden immer mehr Mitarbeitende eine Gehaltserhöhung erwarten. Eine klassische Bruttogehaltserhöhung ist dabei jedoch nicht immer der effizienteste Weg: Sie erhöht die laufenden Personalkosten, während bei den Mitarbeitenden nach Steuern und Sozialabgaben nur ein Teil des zusätzlichen Budgets netto ankommt.

Mit einem digitalen Essenszuschuss können Arbeitgeber gezielter handeln. Sie unterstützen ihre Mitarbeitenden dort, wo die Belastung täglich entsteht – und setzen ihr Personalbudget zugleich steuerlich effizienter ein.

Lebensmittel sind längst ein Entlastungsthema

Die gestiegenen Lebensmittelpreise sind kein kurzfristiges Phänomen. Seit 2020 mussten Haushalte mehrere Preiswellen verkraften. Besonders deutlich verteuerten sich unter anderem Geflügelfleisch, Molkereiprodukte, Eier, Speisefette, Öle und Zucker.

Auch wenn die Inflationsrate zwischenzeitlich sinkt, bedeutet das nicht, dass Lebensmittel wieder günstiger werden. Die Preise steigen dann lediglich langsamer. Das bereits erreichte hohe Preisniveau bleibt bestehen und beeinflusst weiterhin, wie viel Geld nach dem Einkauf für andere Ausgaben zur Verfügung steht.

Lebensmittel unterscheiden sich dabei von vielen anderen Konsumausgaben: Der Einkauf lässt sich nicht dauerhaft aufschieben oder vollständig vermeiden. Gespart werden kann häufig nur bei Menge, Auswahl oder Qualität. Deshalb wird die Preisentwicklung an der Supermarktkasse besonders unmittelbar wahrgenommen.

Menschen mit niedrigeren Einkommen sind davon stärker betroffen, weil Lebensmittel und andere Grundbedürfnisse einen größeren Teil ihres verfügbaren Budgets beanspruchen. Doch auch Beschäftigte mit mittleren Einkommen spüren, wie sich zusätzliche Ausgaben bei jedem Einkauf über Wochen und Monate summieren. Destatis zufolge geben Haushalte mit geringem Einkommen besonders große Anteile ihrer Konsumausgaben für Lebensmittel und Wohnen aus.

Damit betrifft die Entwicklung nahezu die gesamte Belegschaft – wenn auch nicht alle Mitarbeitenden gleich stark.

Warum weitere Preissteigerungen drohen

Zu dem bereits hohen Preisniveau kommen neue Risiken hinzu. Der Iran-Krieg ließ die Preise für Öl und Düngemittel zeitweise deutlich steigen. Selbst wenn sich diese Preise wieder von ihren Höchstständen entfernen, können die Folgen erst später im Supermarkt sichtbar werden.

Der Grund ist eine verzögerte Kostenkette. Energie wird auf nahezu allen Stufen der Lebensmittelproduktion benötigt: beim Betrieb landwirtschaftlicher Maschinen, bei Verarbeitung, Verpackung, Kühlung und Transport. Erdgas spielt zudem eine wichtige Rolle bei der Herstellung von Stickstoffdünger.

Landwirtschaftliche Betriebe, Hersteller und Handel geben höhere Kosten nicht immer sofort vollständig weiter. Sie können sich bei neuen Ernten, Lieferungen oder Verträgen jedoch zunehmend in den Verbraucherpreisen niederschlagen.

Oxford Economics erwartet laut Euronews, dass der jüngste Rohstoffschock die Lebensmittelinflation im Euroraum innerhalb von zwölf Monaten um rund 0,5 Prozentpunkte erhöhen könnte. Für 2027 rechnet das Institut insgesamt wieder mit einer Lebensmittelinflation von etwa drei Prozent. Neben Energie- und Düngemittelkosten berücksichtigt die Prognose auch mögliche Ernteschäden durch Hitze und Trockenheit. Die Deutsche Bank kommt ebenfalls zu dem Ergebnis, dass sich der Rohstoffschock mit Verzögerung auf Lebensmittelpreise auswirken könnte.

Ein weiterer Preisschub ist damit nicht sicher. Das Risiko ist aber nachvollziehbar: Treffen höhere Produktionskosten, gestörte Lieferwege und schwächere Ernten zusammen, steigt der Druck auf die Lebensmittelpreise.

Politische Entlastung bleibt ungewiss

Das Thema ist inzwischen auch in der Politik angekommen. Eine Taskforce der Koalitionsfraktionen hat sich mit den Auswirkungen des Iran-Krieges auf Energie- und Lebensmittelpreise beschäftigt.

Die Bundesregierung sieht bislang jedoch keinen unmittelbaren Anlass für zusätzliche Maßnahmen. In ihrer Antwort zu den möglichen Preisfolgen des Iran-Krieges erklärt sie, dass aktuell noch keine Lebensmittelpreissteigerungen infolge der höheren Energiepreise zu beobachten seien. Die Entwicklung werde fortlaufend beobachtet; Änderungen der Mehrwertsteuer auf Lebensmittel seien derzeit nicht vorgesehen.

Gleichzeitig erkennt die Bundesregierung an, dass einkommensschwächere Haushalte einen größeren Teil ihres Einkommens für Lebensmittel ausgeben und von einer steuerlichen Entlastung beim Einkauf vergleichsweise stark profitieren könnten. Konkrete zusätzliche Steuersenkungen folgen daraus bislang jedoch nicht.

Wann und in welcher Form eine politische Entlastung tatsächlich bei den Menschen ankommt, bleibt somit offen. Wie schwer solche Maßnahmen für Unternehmen und HR planbar sind, zeigt auch die Diskussion um die Entlastungsprämie 2026.

Arbeitgeber müssen allerdings nicht auf eine neue Prämie oder Gesetzesänderung warten.

Steigende Lebensmittelpreise werden zur Frage der Personalbudgetplanung

Wenn die Lebenshaltungskosten steigen, wächst der finanzielle Druck auf Beschäftigte. Für HR kann sich das in Gehaltsgesprächen, steigenden Vergütungserwartungen und Forderungen nach einer stärkeren Beteiligung des Arbeitgebers bemerkbar machen.

Die naheliegende Antwort lautet häufig: mehr Bruttogehalt.

Aus Sicht der Personalbudgetplanung ist das jedoch eine vergleichsweise kostenintensive Lösung. Regulärer Arbeitslohn unterliegt grundsätzlich der Lohnsteuer und ist in der Regel sozialversicherungspflichtig. Neben den Beschäftigten tragen auch Arbeitgeber Beiträge zur Sozialversicherung. Dadurch ist der zusätzliche Arbeitgeberaufwand höher als der Nettobetrag, der den Mitarbeitenden tatsächlich zur Verfügung steht.

Das bedeutet nicht, dass Gehaltserhöhungen grundsätzlich falsch sind. Sie bleiben ein zentraler Bestandteil einer fairen Vergütung. Ergänzend sollte HR jedoch prüfen, welcher Teil des verfügbaren Personalbudgets als steuerlich begünstigte Zusatzleistung eine größere Wirkung entfalten kann.

Genau hier wird der Essenszuschuss zu einem strategischen Werkzeug:

• Das Unternehmen legt Zuschusshöhe und Nutzungstage fest.
• Die maximalen Kosten lassen sich vorab kalkulieren.
• Die Leistung kann monatlich gesteuert werden.
• Das Budget wird für eine Ausgabe eingesetzt, die nahezu alle Mitarbeitenden betrifft.
• Bei geeigneter Gestaltung kommt ein größerer Anteil als verfügbarer Nettowert bei den Beschäftigten an als bei einer vergleichbaren Bruttogehaltserhöhung.

Für HR geht es deshalb nicht nur darum, einen weiteren Benefit einzuführen. Es geht darum, vorhandenes Personalbudget intelligenter einzusetzen.

Warum der Essenszuschuss nahezu die gesamte Belegschaft erreicht

Viele Benefits sind für bestimmte Beschäftigtengruppen besonders attraktiv. Ein Jobticket richtet sich vor allem an Pendelnde, ein Dienstrad setzt Interesse am Radfahren voraus und Firmenfitness wird nicht von allen gleichermaßen genutzt.

Beim Essen ist das anders.

Verpflegungskosten entstehen unabhängig davon, ob Mitarbeitende im Büro, in der Produktion, im Außendienst oder im Homeoffice arbeiten. Auch Unternehmensstandort, Alter oder persönliches Mobilitätsverhalten spielen dabei kaum eine Rolle.

Ein digitaler Essenszuschuss kann grundsätzlich auch für Vollzeit- und Teilzeitkräfte sowie für Beschäftigte mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen eingesetzt werden. Die amtlichen Regelungen sehen arbeitstägliche Zuschüsse ausdrücklich auch für Teilzeitkräfte und Beschäftigte im Homeoffice vor, sofern die jeweiligen Voraussetzungen eingehalten werden.

Unternehmen schaffen damit eine Form der Mitarbeiterverpflegung, die nicht von einer betriebseigenen Kantine oder einem einzelnen Standort abhängig ist.

Die Belastung durch Lebensmittelpreise trifft nicht alle gleich stark. Aber sie betrifft nahezu alle. Genau darin liegt die besondere Breitenwirkung: Wo fast alle laufende Kosten haben, kann Unterstützung auch bei fast allen ankommen.

Essenszuschuss statt ausschließlich mehr Brutto

Mit einem digitalen Essenszuschuss können Unternehmen ihre Mitarbeitenden regelmäßig bei den Verpflegungskosten unterstützen und gleichzeitig ihr Personalbudget effizienter einsetzen.

Im Jahr 2026 beträgt der amtliche Sachbezugswert für ein Mittag- oder Abendessen 4,57 Euro. Der Arbeitgeberzuschuss darf diesen Wert um bis zu 3,10 Euro übersteigen. Damit kann eine Mahlzeit mit insgesamt bis zu 7,67 Euro pro Arbeitstag berücksichtigt werden. Bei 15 bezuschussten Arbeitstagen ergibt sich ein monatlicher Wert von bis zu 115,05 Euro je Mitarbeitendem. Je nach Ausgestaltung und Eigenanteil kann die Leistung steuer- und sozialabgabenfrei bleiben oder steuerlich begünstigt behandelt werden.

Der entscheidende Vorteil für die Budgetplanung: Der Arbeitgeber kann im Voraus festlegen,

• wie hoch der tägliche Zuschuss sein soll,
• für wie viele Arbeitstage er gewährt wird,
• welche Beschäftigtengruppen teilnehmen,
• und welches maximale monatliche Budget zur Verfügung steht.

So bleibt die Leistung kalkulierbar. Gleichzeitig wird die Entlastung Monat für Monat bei einer konkreten Alltagsausgabe spürbar.

Der Essenszuschuss eignet sich damit beispielsweise:

• als Ergänzung zu einer moderaten Gehaltsanpassung,
• als Bestandteil einer neuen Vergütungsrunde,
• zur gezielten Entlastung bei steigenden Lebenshaltungskosten,
• als Instrument für die Mitarbeiterbindung,
• oder als budgeteffizienter Einstieg in ein breiteres Benefit-Angebot.

Die Botschaft für HR lautet deshalb nicht: Essenszuschuss statt angemessener Bezahlung.

Sondern:

Bevor zusätzliches Personalbudget vollständig in mehr Brutto fließt, sollte geprüft werden, ob ein Teil davon über den Essenszuschuss einen höheren Nettoeffekt erzielt.

So funktioniert der digitale Essenszuschuss mit billyard

Der Essenszuschuss kann im Restaurant, in der Bäckerei, beim Imbiss, im Lieferdienst oder für geeignete Mahlzeiten und Lebensmittel aus dem Supermarkt eingesetzt werden.

Bei billyard fotografieren Mitarbeitende ihren Kassenbeleg und laden ihn über die App hoch. Die einzelnen Positionen werden geprüft und förderfähige Ausgaben für die Abrechnung berücksichtigt. Eine eigene Kantine, Papiergutscheine oder ein festes Netz aus Partnerrestaurants sind nicht erforderlich.

Dadurch lässt sich der Benefit auch bei hybrider Arbeit, mehreren Standorten und unterschiedlichen Beschäftigungsmodellen einheitlich anbieten.

Für HR und Payroll bedeutet das:

• klare Regeln für die Nutzung,
• digital dokumentierte Belege,
• planbare monatliche Budgets,
• und eine strukturierte Übergabe der Abrechnungsdaten.

Der Essenszuschuss verbindet damit zwei Ziele, die bei der Personalbudgetplanung häufig gegeneinander abgewogen werden müssen: spürbare Entlastung für Mitarbeitende und wirtschaftlicher Einsatz des Arbeitgeberbudgets.

Fazit: Mehr Wirkung aus dem Personalbudget holen

Lebensmittel waren Mitte 2025 bereits mehr als 36 Prozent teurer als Anfang 2020. Weitere Preissteigerungen durch Energie-, Düngemittel- und Ernteeffekte sind möglich. Politische Entlastungsmaßnahmen bleiben dagegen schwer planbar.

Arbeitgeber können schon heute handeln. Dabei sollten sie nicht ausschließlich darüber nachdenken, wie viel zusätzliches Bruttogehalt das Personalbudget zulässt, sondern auch, wie viel Nettoeffekt dieses Budget bei den Mitarbeitenden erzielt.

Der digitale Essenszuschuss setzt genau dort an:

• bei einer Ausgabe, die nahezu alle betrifft,
• mit planbaren Kosten für den Arbeitgeber,
• und mit einem steuerlich effizienteren Effekt als einer vergleichbaren reinen Bruttolösung.

Der Essenszuschuss ist deshalb nicht nur ein attraktiver Benefit. Er ist ein Werkzeug für eine wirtschaftlichere Personalbudgetplanung.

So nutzen Sie den Essenszuschuss für Ihre Personalbudgetplanung

Wie hoch ist der mögliche Nettoeffekt? Welche steuerlichen Voraussetzungen gelten? Und wie lässt sich der Essenszuschuss ohne eigene Kantine oder Papiergutscheine in bestehende HR- und Payroll-Prozesse integrieren?

In unserer Webinar-Aufzeichnung zeigen wir anhand konkreter Beispiele, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden bei den täglichen Essenskosten unterstützen und ihr Personalbudget zugleich effizienter einsetzen können.