DATENSCHUTZERKLÄRUNG BILLYARD

1. Warum gibt es diese Datenschutzerklärung?

Die nachstehend aufgeführten Aramark-Konzerngesellschaften (im Folgenden „Aramark“ oder „wir“) stellen ihren Mitarbeitenden (im Folgenden „Sie“ oder „Ihr“) die Plattform billyard zur Verfügung, um die Einreichung von Fahrtkostenbelegen zu erleichtern. Aramark ist für die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten im Rahmen von billyard verantwortlich. Im Folgenden informiert Aramark Sie daher über Art, Umfang und Zweck der Erhebung,
Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von billyard.

2. Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten

Datenschutzrechtlich verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Aramark-Konzerngesellschaft, für die Sie tätig sind, mithin entweder die

a. Aramark Restaurations GmbH
Martin-Behaim-Str. 6
63263 Neu-Isenburg

b. Aramark GmbH
Martin-Behaim-Str. 6
63264 Neu-Isenburg

c. GTB Gastro Team Bremen GmbH
Am Winterhafen 2
28217 Bremen

oder die

d. Restaurationsbetriebe Stockheim GmbH
Joseph-Beuys-Ufer 33
40479 Düsseldorf

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie jeweils wie im Anhang 1 dargelegt.

4. Welche personenbezogenen Daten werden erfasst?

Folgende Daten werden bei der Nutzung von billyard erhoben bzw. sind zur Verwendung notwendig:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse
• Personalnummer
• Arbeitgeber
• Arbeitsort
• Höhe des Zuschusses
• Die auf dem Beleg enthaltenen Daten (z.B. Datum, ggf. Uhrzeit, Belegpositionen und Preise)
• Ggfs. Austrittsdatum
• Browsertyp
• IP-Adresse des Clients
• Der anfragende Provider

5. Zu welchem Zweck und gestützt auf welche Rechtsgrundlage erfolgt die
Verarbeitung?

Aramark verwendet die oben genannten Daten, um den Ihnen zustehenden Zuschuss zu ermitteln und auszahlen zu können. Hierdurch können wir Ihren Anspruch auf Aufwendungsersatz erfüllen. Diese Verarbeitung ist somit gem. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG zum Zwecke der Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Daneben unterliegen wir verschiedenen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Wir unterliegen daher einer gesetzliche Pflicht im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur weitergehenden Speicherung.

6. An wen übermitteln wir Ihre personenbezogene Daten?

Zum Zweck des Betriebs der Plattform übermitteln wir personenbezogene Daten an die billyard GmbH (im Folgenden: „billyard“) als unseren Auftragnehmer. billyard ist uns gegenüber auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO zum vertrauensvollen Umgang mit Ihren Daten sowie zur Beachtung des Datenschutzstandards verpflichtet. Details zu der Verarbeitung durch billyard finden Sie in ihrer Datenschutzerklärung.

billyard setzt Subunternehmer, wie z.B. Amazon Webservices sowie Google Irland Limited ein, bei denen wir nicht ausschließen können, dass diese personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln. Wir haben daher billyard vertraglich verpflichtet, einen Einsatz von Subunternehmern nur unter Beachtung der in Kapitel 5 der DSGVO niedergelegten Bedingungen für Datenverarbeitungen außerhalb des EWR erfolgen zu lassen und insbesondere mit den vorgenannten Subunternehmern die Standardvertragsklauseln gemäß dem Beschluss der EU-Kommission am 4. Juni 2021 zu schließen.

Zum Zwecke der Erstattung der Fahrtkosten sowie ihrer Weiterbelastung und Zuführung an die einzelnen Aramark-OEs übermitteln wir personenbezogene Daten außerdem an unsere zentrale Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung, die beide in der Aramark Holding Deutschland GmbH (im Folgenden: „Aramark Holding“) ansässig sind.

7. Wie lange speichern wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pichten erforderlich ist. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten spätestens nach Ablauf der zehnjährigen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist gemäß § 257 Abs. 1 und 4 HGB, § 147 Abs. 1 und 3 AO.

8. Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung betroffene Person

Als betroffene Person unserer Datenverarbeitung haben Sie bestimmte Rechte, über die wir Sie im Folgenden informieren:

(a) Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Kopie der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten zu verlangen.

(b) Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Vervollständigung oder Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, wenn diese fehlerhaft oder unvollständig sein sollten.

(c) Recht auf Löschung: Bei Vorliegen bestimmter Gründe (z.B. die Daten sind für die Zwecke, zu denen sie verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig) können Sie die Löschung der Daten zu Ihrer Person verlangen.

(d) Widerruf der Einwilligung: Wenn wir in Bezug auf einen konkreten Datenverarbeitungsprozess Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeholt haben, können Sie diese Einwilligung für die Zukunft widerrufen und eine weitere Datenverarbeitung unterbinden, soweit kein anderer Erlaubnistatbestand einschlägig ist. Dieses Widerrufsrecht betrifft nicht die Daten, die wir aus anderen Rechtsgründen verarbeiten. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

(e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten für die Dauer eines Beschwerdeverfahrens oder aus spezifischen anderen Gründen verlangen.

(f) Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können beantragen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und welche wir noch gespeichert haben, elektronisch an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.

(g) Beschwerderecht: Sie können auch bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einlegen, sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzgesetze verstößt.

Bitte beachten Sie, dass bezüglich vorstehender Rechte auch Ausnahmen existieren und Sie diese Rechte daher nicht in jeder Situation umfassend ausüben können.

9. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Aramark behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit und mit künftiger Wirkung anzupassen. Es wird daher empfohlen, sich diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut durchzulesen.

Anhang 1