Seit 2026 können Beschäftigte für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 38 Cent je Entfernungskilometer als Entfernungspauschale ansetzen. Gleichzeitig unterstützen immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeitenden bei den Kosten des Arbeitswegs – beispielsweise mit einem Fahrtkostenzuschuss, Jobticket oder Deutschlandticket.
Doch was passiert, wenn beides zusammenkommt? Kann die volle Pendlerpauschale weiterhin in der Steuererklärung geltend gemacht werden, wenn der Arbeitgeber bereits einen Teil der Fahrtkosten übernimmt?
Die Antwort hängt davon ab, welche Mobilitätsleistung der Arbeitgeber gewährt und wie diese steuerlich behandelt wird. Steuerfreie ÖPNV-Leistungen, pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse und andere Mobilitätsleistungen können sich unterschiedlich auf die abziehbare Entfernungspauschale auswirken.
Was ist die Pendlerpauschale?
Die umgangssprachlich als Pendlerpauschale bezeichnete Entfernungspauschale ermöglicht Beschäftigten, ihre Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten zu berücksichtigen.
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Entfernungspauschale 0,38 Euro für jeden vollen Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bis Ende 2025 galten für die ersten 20 Kilometer noch 0,30 Euro und erst ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro.
Wichtig: Für die Berechnung zählt nicht die tatsächlich gefahrene Strecke für Hin- und Rückweg, sondern grundsätzlich die einfache Entfernung. Außerdem wird die Entfernungspauschale grundsätzlich für die Tage berücksichtigt, an denen die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wird.
Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf 4.500 Euro pro Kalenderjahr begrenzt. Ein höherer Betrag kann insbesondere berücksichtigt werden, soweit Beschäftigte einen eigenen oder ihnen zur Nutzung überlassenen Pkw verwenden.
Wie wird die Pendlerpauschale 2026 berechnet?
Ein einfaches Beispiel zeigt die Berechnung.
Eine Mitarbeiterin wohnt 20 Kilometer von ihrer ersten Tätigkeitsstätte entfernt und fährt an 220 Arbeitstagen dorthin.
20 km × 0,38 € × 220 Arbeitstage = 1.672 €
Sie kann damit grundsätzlich 1.672 Euro Entfernungspauschale als Werbungskosten berücksichtigen.
Das bedeutet allerdings nicht, dass sie 1.672 Euro vom Finanzamt zurückbekommt. Die Entfernungspauschale erhöht die Werbungskosten. Wie stark sie sich tatsächlich auf die Einkommensteuer auswirkt, hängt unter anderem von den gesamten Werbungskosten und der persönlichen steuerlichen Situation ab.
Pendlerpauschale und Arbeitgeberzuschuss: Was wird angerechnet?
Unterstützt der Arbeitgeber den Arbeitsweg finanziell, muss genauer hingeschaut werden. Denn ein Arbeitgeberzuschuss führt nicht automatisch immer zur gleichen steuerlichen Folge.
Entscheidend ist die Art der Leistung und deren steuerliche Behandlung.
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| Arbeitgeberleistung | Steuerliche Behandlung | Kürzung der Entfernungspauschale? |
|---|---|---|
| Steuerfreies Jobticket oder Deutschlandticket | Steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG | Ja |
| Steuerfreier ÖPNV-Zuschuss | Steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG | Ja |
| Fahrtkostenzuschuss | Pauschal mit 15 % versteuert | Ja |
| Bestimmte ÖPNV-Leistungen | Pauschal mit 25 % nach § 40 Abs. 2 EStG versteuert | Nein |
Wichtig: Ob und in welcher Höhe eine Arbeitgeberleistung steuerfrei oder pauschal versteuert werden kann, hängt von den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und der konkreten Ausgestaltung ab.
Wie wirkt sich ein steuerfreies Jobticket auf die Pendlerpauschale aus?
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 15 EStG bestimmte Leistungen für öffentliche Verkehrsmittel steuerfrei zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren. Dazu kann beispielsweise ein Jobticket gehören. Auch ein Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket kann unter den entsprechenden Voraussetzungen steuerfrei sein.
Die Steuerfreiheit hat allerdings eine Folge für die Entfernungspauschale: Die steuerfreien Arbeitgeberleistungen nach § 3 Nr. 15 EStG werden auf die als Werbungskosten abziehbare Entfernungspauschale angerechnet.
Beispiel: Jobticket und Entfernungspauschale
Nehmen wir wieder die Mitarbeiterin aus unserem ersten Beispiel:
Entfernungspauschale: 1.672 € pro Jahr
steuerfreier Arbeitgeberzuschuss: 600 € pro Jahr
Damit verbleiben grundsätzlich:
1.672 € – 600 € = 1.072 €
als entsprechende abziehbare Entfernungspauschale.
Der steuerfreie Zuschuss und die Entfernungspauschale können also nebeneinander bestehen. Die gleiche Fahrt soll jedoch steuerlich nicht doppelt begünstigt werden.
Wer zunächst klären möchte, wie sich die beiden Ticketbegriffe unterscheiden, findet die Abgrenzung in unserem Ratgeber „Deutschlandticket oder Jobticket: Was ist der Unterschied?“
Was gilt beim ÖPNV-Zuschuss?
Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden nicht zwingend ein einheitliches Jobticket bereitstellen. Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch Zuschüsse zu Fahrberechtigungen im öffentlichen Personennahverkehr leisten.
Ein solcher ÖPNV-Zuschuss kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, deren Mitarbeitende unterschiedliche Tickets oder Verkehrsangebote nutzen.
Wird die Arbeitgeberleistung nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei gewährt, gilt auch hier grundsätzlich: Die steuerfreie Leistung mindert die abziehbare Entfernungspauschale.
Für HR und Payroll ist deshalb nicht nur wichtig, ob ein Zuschuss steuerfrei gewährt werden kann. Auch die korrekte Dokumentation der Arbeitgeberleistung spielt eine Rolle.
Was gilt beim Fahrtkostenzuschuss für Autofahrer?
Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber Mitarbeitende bei den Fahrten mit dem privaten Pkw zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unterstützt.
Ein solcher Fahrtkostenzuschuss fällt nicht unter die Steuerbefreiung für öffentliche Verkehrsmittel nach § 3 Nr. 15 EStG. Der Arbeitgeber kann den Zuschuss jedoch unter den gesetzlichen Voraussetzungen mit 15 Prozent pauschal versteuern, soweit er den Betrag nicht übersteigt, den der Beschäftigte für diese Fahrten grundsätzlich als Werbungskosten geltend machen könnte.
Auch hier gilt allerdings: Der mit 15 Prozent pauschal besteuerte Arbeitgeberzuschuss mindert die entsprechenden abziehbaren Werbungskosten.
Für Unternehmen bedeutet das: Ein Fahrtkostenzuschuss kann eine interessante Möglichkeit sein, auch Beschäftigte zu unterstützen, die für ihren Arbeitsweg auf das Auto angewiesen sind. Seine steuerliche Behandlung unterscheidet sich jedoch von der eines steuerfreien ÖPNV-Zuschusses.
Sonderfall: 25 % Pauschalsteuer ohne Kürzung der Pendlerpauschale
Bei bestimmten Leistungen für öffentliche Verkehrsmittel gibt es noch eine weitere Gestaltungsmöglichkeit.
Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für die von § 3 Nr. 15 EStG erfassten Leistungen unter den Voraussetzungen des § 40 Abs. 2 EStG mit 25 Prozent pauschal erheben. Diese Möglichkeit kann auch für bestimmte nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen relevant sein.
Der entscheidende Unterschied zur Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG und zur 15-Prozent-Pauschalierung:
Bei dieser 25-Prozent-Pauschalbesteuerung erfolgt keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale.
Beschäftigte können ihre Entfernungspauschale also grundsätzlich weiterhin entsprechend geltend machen.
Für Unternehmen sollte die Wahl der steuerlichen Gestaltung trotzdem nicht allein anhand dieses Effekts erfolgen. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der konkreten Ausgestaltung des Benefits und den individuellen Rahmenbedingungen des Unternehmens ab.
Was gilt bei Homeoffice und hybridem Arbeiten?
Hybride Arbeitsmodelle machen die Berechnung zusätzlich interessant.
Arbeitet ein Mitarbeiter beispielsweise drei Tage pro Woche im Homeoffice und fährt nur an zwei Tagen zur ersten Tätigkeitsstätte, kann die Entfernungspauschale grundsätzlich auch nur für die entsprechenden Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte angesetzt werden.
Das kann gleichzeitig Auswirkungen auf einen Fahrtkostenzuschuss haben. Denn bei der 15-Prozent-Pauschalierung orientiert sich der maximal begünstigte Zuschuss grundsätzlich an dem Betrag, den Beschäftigte für ihre Fahrten als Werbungskosten geltend machen könnten. Die Finanzverwaltung berücksichtigt in ihren Vorgaben ausdrücklich auch unterschiedliche Präsenz- und Homeoffice-Konstellationen.
Gerade bei hybriden Teams sollten Unternehmen Mobilitäts-Benefits deshalb nicht ausschließlich anhand des klassischen Modells von fünf Pendeltagen pro Woche gestalten. Ein Beschäftigter, der täglich ins Büro fährt, hat schließlich andere Mobilitätsbedürfnisse als eine Kollegin, die nur einmal pro Woche am Unternehmensstandort arbeitet.
Flexible Mobilitätsmodelle können hier eine Alternative zu einer einheitlichen Lösung für die gesamte Belegschaft sein.
Was sollten HR und Payroll beachten?
Wer Fahrtkostenzuschüsse, Jobtickets oder andere Mobilitätsleistungen anbietet, sollte nicht nur die Höhe des Zuschusses festlegen. Für die steuerliche Behandlung sind mehrere Faktoren relevant.
Vor der Einführung sollten Unternehmen insbesondere klären:
- Welche erste Tätigkeitsstätte ist für die jeweiligen Mitarbeitenden maßgeblich?
- Wie weit ist die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte?
- Welche Verkehrsmittel beziehungsweise Tickets werden unterstützt?
- Wird die Arbeitgeberleistung steuerfrei oder pauschal versteuert?
- Wird die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt?
- Wie wirken sich Homeoffice- und Präsenztage auf die Berechnung aus?
- Welche Beträge müssen für die Lohnabrechnung dokumentiert werden?
- Welche Arbeitgeberleistungen sind bei der Entfernungspauschale zu berücksichtigen?
Gerade bei einer heterogenen Belegschaft können dabei schnell unterschiedliche Fälle entstehen: Während ein Mitarbeiter täglich mit dem Auto pendelt, nutzt eine andere Mitarbeiterin das Deutschlandticket und ein weiterer Kollege arbeitet überwiegend im Homeoffice.
Eine zentrale Verwaltung unterschiedlicher Mobilitätsleistungen kann HR und Payroll dabei helfen, solche Modelle übersichtlich abzubilden.
Arbeitgeberzuschüsse flexibel mit einem Mobilitätsbudget kombinieren
Unternehmen müssen sich nicht zwingend für eine einzige Mobilitätsform entscheiden. Gerade bei unterschiedlichen Arbeitswegen und hybriden Teams kann ein flexibles Mobilitätsbudget sinnvoll sein.
Innerhalb eines solchen Konzepts können unterschiedliche Mobilitätsleistungen berücksichtigt werden. Entscheidend bleibt jedoch die jeweilige steuerliche Behandlung: Ein Mobilitätsbudget ist selbst keine eigenständige steuerfreie Leistung. Vielmehr muss geprüft werden, welche steuerlichen Regeln für die jeweils genutzte Mobilitätsleistung gelten.
Genau deshalb sollten Unternehmen bei der Gestaltung eines Mobilitätsbudgets nicht nur auf die Höhe des Budgets schauen. Ebenso wichtig sind eine korrekte Zuordnung der Leistungen, die erforderliche Dokumentation und die Übergabe der relevanten Daten an die Lohnabrechnung.
Fazit: Arbeitgeberzuschuss und Pendlerpauschale zusammendenken
Arbeitgeberzuschuss und Pendlerpauschale schließen sich nicht gegenseitig aus. Entscheidend ist aber, welche Mobilitätsleistung angeboten und wie sie steuerlich behandelt wird.
Seit 2026 beträgt die Entfernungspauschale 38 Cent je vollem Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für den ÖPNV nach § 3 Nr. 15 EStG mindern grundsätzlich die abziehbare Entfernungspauschale. Gleiches gilt für Fahrtkostenzuschüsse, die mit 15 Prozent pauschal versteuert werden. Bei bestimmten mit 25 Prozent pauschal versteuerten ÖPNV-Leistungen erfolgt diese Kürzung dagegen nicht.
Für HR und Payroll lohnt es sich deshalb, Fahrtkostenzuschuss, Jobticket, Deutschlandticket und weitere Mobilitätsangebote nicht isoliert zu betrachten. Welche Lösung am besten passt, hängt von den Arbeitswegen, der Standortstruktur, den Präsenzmodellen und der gewünschten steuerlichen Gestaltung ab.
Einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten finden Sie in unserem Themenbereich Mobilität & Jobticket.
