Tankgutschein für Mitarbeitende

Unternehmen können Mitarbeitende mit einem Tankgutschein gezielt bei den Mobilitätskosten unterstützen. Soll der Tankgutschein steuer- und sozialabgabenfrei bleiben, müssen jedoch die Voraussetzungen für einen Sachbezug erfüllt sein. Entscheidend sind insbesondere die 50-Euro-Freigrenze, die Gewährung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und eine Gestaltung, die keine unzulässige Geldleistung darstellt.

Für viele Unternehmen ist ein Tankgutschein interessant, weil er leicht verständlich ist und im Alltag einen spürbaren Nutzen bietet. Gerade für Mitarbeitende, die regelmäßig mit dem Auto pendeln oder beruflich mobil sind, kann dieser Benefit besonders relevant sein. Tankgutscheine können klassisch oder digital bereitgestellt werden. Von Tankkarten sind sie jedoch begrifflich und in der praktischen Umsetzung zu unterscheiden.

Was ist ein Tankgutschein für Mitarbeitende?

Ein Tankgutschein für Mitarbeitende ist ein Mitarbeiterbenefit, mit dem Unternehmen das Tanken bezuschussen können. Dabei geht es nicht um eine pauschale Geldzahlung, sondern um eine zweckgebundene Sachzuwendung, die unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich begünstigt sein kann.

Bei einem Tankgutschein erhalten Mitarbeitende ein festgelegtes Guthaben, das bei den dafür vorgesehenen Tankstellen oder Akzeptanzstellen eingelöst werden kann. Tankgutscheine können klassisch in Papierform oder digital bereitgestellt werden.

Davon zu unterscheiden ist die Tankkarte. Bei einer Tankkarte steht eine physische oder digitale Karte als Zahlungs- und Abwicklungsinstrument im Mittelpunkt. Tankgutschein und Tankkarte können zwar beide dazu dienen, Mitarbeitende beim Tanken zu unterstützen, sind aber nicht dasselbe.

Ist ein Tankgutschein steuerfrei?

Ein Tankgutschein kann für Mitarbeitende steuer- und sozialabgabenfrei sein, wenn er als begünstigter Sachbezug eingeordnet wird. Maßgeblich sind vor allem die monatliche 50-Euro-Freigrenze, die Gewährung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und eine Ausgestaltung, die keine unzulässige Geldleistung darstellt.

Wichtig ist: Bei den 50 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Wird sie in einem Monat überschritten, kann grundsätzlich der gesamte Sachbezug dieses Monats steuerpflichtig werden. Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche weiteren Sachbezüge im jeweiligen Monat in die Freigrenze einzubeziehen sind.

Welche Voraussetzungen gelten für einen steuerfreien Tankgutschein?

Ein steuerfreier Tankgutschein für Mitarbeitende setzt mehrere Voraussetzungen voraus. Unternehmen sollten diese Punkte nicht nur bei der Einführung, sondern auch bei der laufenden Verwaltung im Blick behalten.

1. Die 50-Euro-Freigrenze muss eingehalten werden

Die monatliche 50-Euro-Freigrenze ist die zentrale Grenze für den steuerfreien Sachbezug. Ein Tankgutschein kann nur dann steuerfrei bleiben, wenn diese Grenze im jeweiligen Monat nicht überschritten wird. Dabei ist wichtig, dass die Freigrenze nicht nur isoliert für den Tankgutschein gilt, sondern für die einschlägigen Sachbezüge insgesamt betrachtet werden muss.

Wenn Mitarbeitende neben dem Tankgutschein noch weitere Sachbezüge erhalten, müssen diese bei der Prüfung mitgedacht werden. Wer die Freigrenze nicht ganzheitlich betrachtet, riskiert schnell eine ungewollte Steuerpflicht.

2. Der Tankgutschein muss zusätzlich zum Gehalt gewährt werden

Ein Tankgutschein ist steuerlich nur dann begünstigt, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Unternehmen können also nicht einfach vorhandenes Gehalt in einen Tankgutschein umwandeln und dadurch automatisch einen steuerfreien Vorteil erzeugen.

Für die Praxis bedeutet das: Unternehmen sollten sauber dokumentieren, dass der Tankgutschein als zusätzliche Leistung gewährt wird und nicht an die Stelle von bereits zugesagtem Barlohn tritt.

3. Eine Barauszahlung ist nicht begünstigt

Ein steuerfreier Tankgutschein darf nicht einfach durch eine frei verfügbare Geldleistung ersetzt werden. Sobald Mitarbeitende statt des Sachbezugs auch Geld verlangen können, liegt regelmäßig kein begünstigter Sachbezug mehr vor.

Für Unternehmen heißt das: Der Tankgutschein muss auf den Bezug der vorgesehenen Sachleistung ausgerichtet sein und darf nicht wie frei verfügbares Bargeld eingesetzt werden können.

4. Der Tankgutschein muss steuerlich korrekt ausgestaltet sein

Nicht jeder Gutschein erfüllt automatisch die Voraussetzungen eines begünstigten Sachbezugs. Entscheidend ist, dass die konkrete Ausgestaltung die steuerlichen Anforderungen erfüllt und der Tankgutschein nicht als frei verfügbare Geldleistung anzusehen ist.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur auf Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanzstellen achten. Ebenso wichtig ist, dass die gewählte Gutscheinlösung steuerlich sauber aufgebaut und für HR sowie Payroll nachvollziehbar administrierbar ist.

Was ist der Unterschied zwischen Tankgutschein und Tankkarte?

Tankgutschein und Tankkarte können beide dazu genutzt werden, Mitarbeitende beim Tanken zu unterstützen. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausgestaltung.

Ein Tankgutschein ist ein zweckgebundener Gutschein oder ein entsprechendes Guthaben, das bei den dafür vorgesehenen Tankstellen oder Akzeptanzstellen eingelöst werden kann.

Eine Tankkarte ist dagegen eine physische oder digitale Karte, über die Mitarbeitende ein bereitgestelltes Budget nutzen können. Je nach Kartenmodell kann die Nutzung auf bestimmte Tankstellen, Anbieter, Regionen oder andere definierte Akzeptanzstellen beschränkt sein.

Für Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtig, weil Tankgutschein und Tankkarte unterschiedliche Umsetzungswege darstellen. Beide Modelle können – bei entsprechender Ausgestaltung – steuerlich begünstigt sein. Entscheidend sind die jeweils geltenden Voraussetzungen und die konkrete technische und vertragliche Gestaltung.

Welche Formen von Tankgutscheinen gibt es?

Tankgutscheine können unterschiedlich bereitgestellt werden. Welche Form am besten passt, hängt unter anderem von den gewünschten Akzeptanzstellen, dem Verwaltungsaufwand und der technischen Umsetzung ab.

Klassischer Papiergutschein

Ein klassischer Papiergutschein ist die traditionelle Form des Tankgutscheins. Er kann bei den dafür vorgesehenen Tankstellen eingelöst werden. In der Praxis spielt diese Variante heute jedoch häufig eine geringere Rolle, weil Ausgabe, Verwaltung und Kontrolle aufwendiger sein können als bei digitalen Lösungen.

Digitaler Tankgutschein

Ein digitaler Tankgutschein wird elektronisch bereitgestellt und kann die Verwaltung im Unternehmen vereinfachen. Besonders bei größeren oder dezentralen Belegschaften kann eine digitale Lösung praktikabler sein als ein papierbasierter Prozess.

Gutscheinmodelle mit festgelegten Akzeptanzstellen

Tankgutscheine können auch so ausgestaltet sein, dass sie nur bei bestimmten Tankstellen oder innerhalb eines definierten Akzeptanznetzes eingesetzt werden können. Für Unternehmen ist dabei wichtig, dass die konkrete Ausgestaltung den steuerlichen Anforderungen entspricht.

Abgrenzung zur Tankkarte: Eine Tankkarte ist keine Form des Tankgutscheins, sondern ein eigenständiges Kartenmodell zur Bereitstellung eines Tankbudgets. Mehr zu den Unterschieden erklären wir im Abschnitt „Was ist der Unterschied zwischen Tankgutschein und Tankkarte?“.

Für wen lohnt sich ein Tankgutschein und welche Vorteile bietet er?

Ein Tankgutschein lohnt sich besonders für Unternehmen, deren Mitarbeitende im Alltag häufig auf das Auto angewiesen sind. Das kann etwa bei längeren Pendelwegen, ländlichen Standorten, Schichtarbeit oder einer schwachen ÖPNV-Anbindung der Fall sein. In solchen Situationen ist ein Tankgutschein ein alltagsnaher Benefit, weil die Unterstützung direkt bei regelmäßig anfallenden Mobilitätskosten ankommt.

Für Mitarbeitende mit regelmäßigen Tankkosten ist der Vorteil leicht verständlich und unmittelbar spürbar. Das kann die Akzeptanz des Benefits erhöhen und ihn zu einem attraktiven Bestandteil der betrieblichen Zusatzleistungen machen.

Auch für Unternehmen bietet ein Tankgutschein Vorteile: Er ist gut kommunizierbar, kann gezielt für bestimmte Mitarbeitendengruppen eingesetzt werden und bei korrekter Ausgestaltung steuerlich attraktiv sein.

Weniger passend ist ein Tankgutschein dort, wo die Belegschaft überwiegend mit Bus und Bahn pendelt oder wo bewusst eine breitere Mobilitätsstrategie verfolgt wird. In solchen Fällen können ein Jobticket, ein ÖPNV-Zuschuss oder ein Mobilitätsbudget besser zur tatsächlichen Nutzung passen.

Welche typischen Fehler sollten Unternehmen beim Tankgutschein vermeiden?

Ein häufiger Fehler besteht darin, die 50-Euro-Freigrenze nur auf den Tankgutschein selbst zu beziehen. In der Praxis müssen Unternehmen prüfen, ob im selben Monat weitere einschlägige Sachbezüge gewährt werden und gemeinsam in die Freigrenze einfließen.

Ein zweiter typischer Fehler ist eine unklare Abgrenzung zur Geldleistung. Wenn Mitarbeitende statt des Gutscheins auch eine Barauszahlung verlangen können, ist die steuerliche Begünstigung regelmäßig gefährdet.

Ein dritter Fehler liegt darin, den Tankgutschein unabhängig vom tatsächlichen Mobilitätsverhalten der Belegschaft auszuwählen. Ein Tankgutschein kann ein attraktiver Benefit sein, passt aber nicht automatisch zu allen Mitarbeitenden. Unternehmen sollten deshalb vor der Einführung prüfen, ob er zur jeweiligen Belegschaft und zu den Arbeitswegen passt.

Ein weiterer häufiger Fehler ist ein unnötig komplizierter Verwaltungsprozess. Gerade bei größeren oder wachsenden Teams sollte das gewählte Modell nicht nur für Mitarbeitende einfach nutzbar, sondern auch für HR und Payroll effizient administrierbar sein.

Tankgutschein, Fahrtkostenzuschuss oder Mobilitätsbudget – was ist der Unterschied?

Ein Tankgutschein ist ein zweckgebundener Benefit zum Tanken und wird häufig im Rahmen des steuerbegünstigten Sachbezugs umgesetzt. Er eignet sich vor allem dann, wenn Mitarbeitende regelmäßig mit dem Auto unterwegs sind und gezielt bei den Tankkosten unterstützt werden sollen.

Ein Fahrtkostenzuschuss verfolgt eine andere Logik. Er bezieht sich auf die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und kann – abhängig von der konkreten Ausgestaltung – steuerlich anders behandelt werden als ein Tankgutschein.

Ein Mobilitätsbudget ist breiter angelegt. Es kann verschiedene Verkehrsmittel und Mobilitätsformen einbeziehen und bietet Mitarbeitenden dadurch mehr Flexibilität. Gleichzeitig ist die steuerliche Behandlung stärker davon abhängig, welche Leistungen innerhalb des Budgets tatsächlich genutzt werden.

Für Unternehmen bedeutet das: Ein Tankgutschein ist besonders dann sinnvoll, wenn ein einfach verständlicher und klar auf das Tanken ausgerichteter Benefit gesucht wird. Wer unterschiedliche Mobilitätsformen abdecken möchte, sollte eher über einen Fahrtkostenzuschuss, einen ÖPNV-Zuschuss oder ein breiteres Mobilitätsbudget nachdenken.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fazit: Wann ist ein Tankgutschein für Unternehmen sinnvoll?

Ein Tankgutschein kann für Unternehmen ein sinnvoller Mitarbeiterbenefit sein, wenn er zur Mobilität der Belegschaft passt und steuerlich sauber umgesetzt wird. Besonders für Mitarbeitende, die regelmäßig mit dem Auto unterwegs sind, ist ein Tankgutschein ein alltagsnaher und direkt verständlicher Vorteil.

Ob ein Tankgutschein die passende Lösung ist, hängt vor allem von den Rahmenbedingungen im Unternehmen ab. Faktoren wie Pendelverhalten, Standort, bestehende Benefit-Struktur und interner Verwaltungsaufwand spielen dabei eine wichtige Rolle.

Wird der Tankgutschein als Sachbezug korrekt gestaltet, kann er eine attraktive Ergänzung im Benefit-Portfolio sein. Unternehmen sollten dabei jedoch nicht nur auf den Begriff schauen, sondern auf eine Lösung, die im Alltag funktioniert, rechtssicher umgesetzt werden kann und von Mitarbeitenden tatsächlich genutzt wird.

Tankgutschein digital und einfach umsetzen

Ein Tankgutschein muss heute nicht mehr über starre oder aufwendige Prozesse organisiert werden. Moderne Lösungen ermöglichen eine digitale und alltagstaugliche Umsetzung, die sowohl für Mitarbeitende als auch für HR deutlich einfacher zu verwalten ist.

Mit billyard lassen sich steuerbegünstigte Benefits digital abbilden und effizient in bestehende HR- und Payroll-Prozesse integrieren. So können Unternehmen Mobilitätsbenefits strukturiert umsetzen, Verwaltungsaufwände reduzieren und gleichzeitig eine Lösung anbieten, die von Mitarbeitenden im Alltag wirklich genutzt wird.

Ein Tankgutschein ist oft nur ein Baustein einer modernen Benefit-Strategie. Mit billyard lassen sich verschiedene steuerfreie und steuerbegünstigte Benefits flexibel miteinander kombinieren – passend zu den Bedürfnissen unterschiedlicher Mitarbeitendengruppen:

• Essenszuschuss/Verpflegungszuschuss – steuerfrei Verpflegung bezuschussen, auch im Homeoffice.
• Jobticket – ÖPNV-Zuschuss als Teil des steuerfreien Sachbezugs.
• Internetzuschuss – Sachbezug für eine super Verbindung.
• Dienstrad – nachhaltig unterwegs mit Zuschuss zum Leasing.
• Sachgutscheine – flexibel einsetzbar im stationären und Online-Handel.
• Kindergartenzuschuss – ein steuerfreier Zuschuss, um Eltern gezielt zu entlasten und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu stärken.

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