Sachbezugskarten

Sachbezugskarten sind eine praktische Möglichkeit, Mitarbeitenden steuerbegünstigte Zusatzleistungen zukommen zu lassen. Unternehmen können damit den steuerfreien Sachbezug digital umsetzen und Mitarbeitenden eine einfache Nutzung im Alltag ermöglichen.

Wichtig ist dabei nicht nur die Karte selbst, sondern das passende Modell: Akzeptanzstellen, regionale Nutzung, digitale Karte, Wallet, HR-Verwaltung und Payroll-Prozesse unterscheiden sich je nach Anbieter deutlich.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sachbezugskarten funktionieren, welche Vorteile sie für Unternehmen und Mitarbeitende bieten und worauf es bei der Umsetzung ankommt. Wenn Sie verschiedene Modelle und Anbieter vergleichen möchten, finden Sie in unserem Sachbezugskarten-Anbieter-Vergleich eine praktische Entscheidungshilfe.

Was ist eine Sachbezugskarte?

Eine Sachbezugskarte ist eine Karte oder digitale Bezahllösung, mit der Mitarbeitende ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Sachbezugsbudget nutzen können. Häufig wird sie eingesetzt, um den monatlichen 50-Euro-Sachbezug praktisch und einfach zugänglich zu machen.

Statt einzelner Gutscheine oder manueller Einzellösungen erhalten Mitarbeitende ein Guthaben, das sie innerhalb der festgelegten Akzeptanzregeln einsetzen können. Je nach Anbieter und Modell kann die Nutzung regional begrenzt, auf bestimmte Händler ausgerichtet oder über definierte Akzeptanzstellen gesteuert sein.

Für Unternehmen liegt der Vorteil vor allem in der digitalen Verwaltung: Budgets lassen sich zentral steuern, Aufladungen planbar durchführen und Informationen für HR und Payroll nachvollziehbar bereitstellen.

Für Mitarbeitende wird der Sachbezug dadurch alltagstauglich: Sie können ihr Guthaben dort einsetzen, wo es im Rahmen der gewählten Lösung erlaubt ist – zum Beispiel für Einkäufe, Tanken, regionale Angebote oder andere Waren und Dienstleistungen.

Vorteile der Sachbezugskarten

Sachbezugskarten machen den monatlichen Sachbezug für Unternehmen und Mitarbeitende einfach nutzbar. Unternehmen können ein festes Budget bereitstellen, Mitarbeitende erhalten eine praktische Zusatzleistung für den Alltag.

Vorteile für Arbeitgeber

• Attraktive Zusatzleistung: Der monatliche Sachbezug kann die Arbeitgeberattraktivität stärken und Mitarbeitenden einen spürbaren Mehrwert bieten.
• Steuerlich effizienter Benefit: Sachbezüge können bis zur monatlichen 50-Euro-Freigrenze steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind.
• Digitale Verwaltung: Budgets, Aufladungen und Berechtigungen lassen sich über digitale Lösungen deutlich einfacher organisieren als einzelne Papiergutscheine.
• Planbare Kosten: Unternehmen legen fest, welches monatliche Budget sie gewähren und behalten die Ausgaben pro Mitarbeitendem im Blick.
• Flexible Einsatzmodelle: Je nach Anbieter können regionale Nutzung, Händlernetzwerke oder definierte Akzeptanzstellen abgebildet werden.

Vorteile für Mitarbeitende

• Zusätzliche Kaufkraft: Mitarbeitende erhalten ein monatliches Guthaben zusätzlich zum Gehalt.
• Einfache Nutzung im Alltag: Je nach Modell kann das Guthaben für Waren und Dienstleistungen innerhalb der freigegebenen Akzeptanzstellen genutzt werden.
• Mehr Flexibilität als Papiergutscheine: Digitale Karten, Apps oder Wallet-Lösungen machen den Sachbezug leichter verfügbar.
• Individuelle Nutzungsmöglichkeiten: Mitarbeitende können ihr Guthaben je nach Akzeptanzmodell dort einsetzen, wo es zu ihrem Alltag passt.

Damit diese Vorteile greifen, muss die Sachbezugskarte zum Unternehmen und zur Belegschaft passen. Akzeptanzmodell, regionale Nutzung, digitale Funktionen und Verwaltungsaufwand sollten daher vor der Einführung sorgfältig geprüft werden. Eine Orientierung bietet unser Sachbezugskarten-Anbieter-Vergleich.

Einsatzmöglichkeiten einer Sachbezugskarte

Die Einsatzmöglichkeiten einer Sachbezugskarte hängen stark vom jeweiligen Anbieter und vom gewählten Akzeptanzmodell ab. Manche Karten sind regional begrenzt, andere funktionieren bei ausgewählten Händlern, in bestimmten Kategorien oder innerhalb eines definierten Partnernetzwerks.

Typische Einsatzbereiche können je nach Modell zum Beispiel sein:

• Supermärkte und Drogerien: für alltägliche Einkäufe und Waren des täglichen Bedarfs
• Tankstellen: für Kraftstoff, Autowäsche oder weitere stationäre Angebote
• Einzelhandel: etwa Mode, Elektronik, Bücher oder Haushaltswaren
• Freizeit und Kultur: zum Beispiel Kino, Sport, regionale Freizeitangebote oder ausgewählte Dienstleistungen
• Regionale Angebote: lokale Händler, Gastronomie oder Dienstleister innerhalb eines festgelegten Gebiets
• Online-Optionen: sofern der Anbieter und das gewählte Modell eine steuerlich zulässige Online-Nutzung vorsehen

Wichtig ist: Eine Sachbezugskarte ist nicht automatisch überall einsetzbar. Auch wenn sie technisch auf Mastercard oder Visa basiert, kann die Nutzung steuerlich und vertraglich auf bestimmte Regionen, Händler oder Akzeptanzstellen begrenzt sein.

Unternehmen sollten deshalb vor der Einführung prüfen, welche Nutzungsmöglichkeiten für ihre Belegschaft wirklich relevant sind. Ein Team an einem festen Standort benötigt oft andere Akzeptanzstellen als Mitarbeitende im Homeoffice, im Außendienst oder an mehreren Standorten.

Wenn die Sachbezugskarte Teil eines größeren Benefit-Angebots ist, kann sie sinnvoll mit weiteren Leistungen kombiniert werden – etwa mit dem Essenszuschuss, der Internetpauschale, Mitarbeitergeschenken oder weiteren Mobilitätsangeboten. Diese Benefits folgen jedoch jeweils eigenen steuerlichen Regeln und sollten getrennt vom monatlichen Sachbezug betrachtet werden.

Steuerliche und rechtliche Rahmenbedingungen

Sachbezugskarten können genutzt werden, um den monatlichen 50-Euro-Sachbezug digital bereitzustellen. Damit der Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt, müssen die Voraussetzungen des § 8 EStG erfüllt sein.

Für die Praxis sind vor allem diese Punkte wichtig:

• 50-Euro-Freigrenze: Der Sachbezug darf zusammen mit anderen Sachbezügen im selben Monat 50 € pro Mitarbeitendem nicht überschreiten.
• Zusätzlich zum Gehalt: Der Sachbezug muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine reine Gehaltsumwandlung ist nicht begünstigt.
• Keine Geldleistung: Die Karte darf nicht wie frei verfügbares Geld funktionieren. Barauszahlungen, Überweisungen oder eine Nutzung als allgemeines Zahlungsmittel sind ausgeschlossen.
• Bezug von Waren oder Dienstleistungen: Gutscheine und Geldkarten müssen ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die gesetzlichen Anforderungen an Sachbezüge erfüllen.
• Begrenzte Akzeptanz: Je nach Modell erfolgt die Nutzung zum Beispiel in einer bestimmten Region, bei ausgewählten Händlern oder innerhalb eines definierten Akzeptanznetzwerks.

Wichtig: Die 50 € sind eine Freigrenze, kein Freibetrag. Wird sie überschritten, ist nicht nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig, sondern grundsätzlich der gesamte Sachbezug des Monats.

Häufig gestellte Fragen

Fazit: Sachbezugskarten flexibel und sauber einführen

Sachbezugskarten sind eine praktische Möglichkeit, den monatlichen steuerfreien Sachbezug digital umzusetzen und Mitarbeitenden zusätzliche Kaufkraft im Alltag zu bieten. Entscheidend ist jedoch nicht nur, dass eine Karte eingeführt wird, sondern welches Modell zum Unternehmen und zur Belegschaft passt.

Akzeptanzstellen, regionale Nutzung, digitale Karte, Wallet-Funktion, HR-Verwaltung und Payroll-Prozesse unterscheiden sich je nach Anbieter deutlich. Unternehmen sollten daher vor der Einführung prüfen, welche Nutzungsmöglichkeiten für ihre Mitarbeitenden wirklich relevant sind und wie sich der Benefit langfristig in die eigene Benefit-Strategie einfügt.

Wer den Sachbezug nicht isoliert betrachten möchte, sondern mit weiteren Leistungen wie Essenszuschuss, Internetzuschuss, Mitarbeitergeschenken oder Mobilitätsangeboten kombinieren will, profitiert von einer zentralen und flexiblen Lösung.

Sachbezugskarten mit billyard zentral verwalten

Mit billyard können Unternehmen den monatlichen Sachbezug einfach in ihre Benefit-Struktur integrieren. Sie legen fest, welche Mitarbeitenden ein Budget erhalten, wie hoch dieses ausfällt und welche Nutzungsmöglichkeiten im Rahmen der gewählten Lösung freigegeben werden.

Die billyard Sachbezugskarte kann als physische oder digitale Karte bereitgestellt werden und unterstützt moderne Nutzungsmöglichkeiten im Alltag. Gleichzeitig behalten HR und Payroll Budgets, Berechtigungen und relevante Informationen zentral im Blick.

Zu den Benefits, die Sie problemlos mit Sachbezugskarten kombinieren können, gehören zum Beispiel:

• Essenszuschuss/Verpflegungszuschuss – steuerfrei Verpflegung bezuschussen, auch im Homeoffice.
• Jobticket – ÖPNV-Zuschuss als Teil des steuerfreien Sachbezugs.
• Internetpauschale – Zuschuss für das flexible Arbeiten im Home-Office.
• Dienstrad – nachhaltig unterwegs mit Zuschuss zum Leasing.
• Kindergartenzuschuss – ein steuerfreier Zuschuss, um Eltern gezielt zu entlasten und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu stärken.

Mit billyard können Sie Sachbezugskarten nahtlos mit weiteren Benefits kombinieren und so ein flexibles und attraktives Angebot schaffen. Ihre Mitarbeitenden profitieren von einer einfachen Handhabung, einer Vielzahl an Einsparmöglichkeiten und einer transparenten Verwaltung aller Benefits.

Jetzt mehr erfahren oder Kontakt aufnehmen

Sie möchten eine Sachbezugskarte einführen oder bestehende Benefit-Prozesse vereinfachen? Mit billyard setzen Sie den Sachbezug digital um und können ihn bei Bedarf mit weiteren Benefits kombinieren.

Gerne zeigen wir Ihnen, wie eine Sachbezugslösung mit billyard für Ihr Unternehmen aussehen kann – von der Karte über Akzeptanzregeln bis zur Einbindung in Ihre bestehende Benefit-Strategie.