unsere lösungen
Mitarbeiter-Benefits zentral verwalten mit einer Multi-Benefit-Plattform
Mit billyard bündeln Unternehmen steuerfreie und steuerbegünstigte Mitarbeiter-Benefits in einer zentralen Plattform. Von Essenszuschuss, Jobticket und Mobilitätsbudget bis zu Sachbezugskarte, Firmenfitness und weiteren Benefits – flexibel kombinierbar, digital verwaltet und an bestehende HR- und Payroll-Prozesse angebunden.
Unabhängig integrierbar · DATEV-Anbindung · zentrale Verwaltung · flexible Benefit-Auswahl
KURZÜBERBLICK
Lösungen und Plattformfunktionen auf einen Blick
DIREKT ZUM THEMA
Benefit Chaos beenden
Viele Benefits. Viele Anbieter. Keine zentrale Steuerung?
Historisch gewachsene Benefit-Landschaften führen häufig zu manuellen Prozessen, getrennten Portalen und uneinheitlichen Datenflüssen. Für HR, Payroll und Finance bedeutet das mehr Verwaltungsaufwand, weniger Transparenz und eine fragmentierte Steuerung der Mitarbeiter-Benefits.
Hoher
Aufwand
Unterschiedliche Prozesse, Datenlieferungen und Ansprechpartner erhöhen den Verwaltungsaufwand für einzelne Benefits.
Wenig
Transparenz
Budgets, Berechtigungen, Nutzungsdaten und Abrechnungsinformationen sind auf mehrere Systeme und Anbieter verteilt.
Getrennte
Systeme
HRIS, Payroll-Systeme und Benefit-Anbieter arbeiten häufig nebeneinander – ohne durchgängigen Daten- und Prozessfluss.
Geringe
Sichtbarkeit
Mitarbeitende haben häufig keinen zentralen Überblick darüber, welche Benefits und Budgets ihnen zur Verfügung stehen.
Die Plattformlogik
Wie die billyard Multi-Benefit-Plattform funktioniert
Die billyard Multi-Benefit-Plattform verbindet Mitarbeitende, HR, HRIS, Payroll und externe Benefit-Anbieter in einer zentralen Verwaltungs-, Integrations- und Abrechnungsebene.
Mitarbeitende
Benefits nutzen, verfügbare Budgets einsehen und Nachweise digital einreichen.
billyard Plattform
Budgets und Berechtigungen steuern, Benefit-Regeln anwenden sowie Nutzungs- und Abrechnungsdaten verarbeiten.
HRIS & Payroll
Stammdaten synchronisieren und abrechnungsrelevante Benefit-Daten strukturiert an Payroll übergeben.
schrittweise einführen
Vom Einzelbenefit zur individuellen Benefit-Landschaft
Mit einem einzelnen Benefit starten
Unternehmen können zunächst einen einzelnen Benefit wie Essenszuschuss, ÖPNV-Zuschuss, Mobilitätsbudget oder Sachbezugskarte über billyard einführen und zentral verwalten.
Benefits ansehen
Mehrere Benefits zentral verwalten
Weitere Benefits und bestehende externe Anbieter lassen sich schrittweise ergänzen und gemeinsam über die billyard Plattform steuern.
Plattform kennenlernen
Cafeteria-Modell oder Flex-Budget umsetzen
Unternehmen können mehrere Benefits in einem Cafeteria-Modell kombinieren oder Mitarbeitenden flexible Benefit-Budgets zur individuellen Auswahl bereitstellen.
Flex-Budget entdecken
Benefit-Portfolio
Mitarbeiter-Benefits mit billyard flexibel kombinieren
Essenszuschuss, Jobticket, Firmenfitness, Fahrradleasing, Sachbezugskarte, Mobilitätsbudget, uvm.– einzeln nutzbar oder flexibel kombinierbar.
Digitaler Essenszuschuss
billyard prüft eingereichte Essensbelege vollständig und berechnet den Zuschuss nach den hinterlegten Regeln. Die Abrechnungsdaten erfolgt über die Gehaltsabrechnung.
Mehr zum Essenszuschuss
ÖPNV-Zuschuss & Deutschlandticket
Unternehmen können Fahrkarten bezuschussen und das Deutschlandticket als Jobticket direkt über die billyard App vergünstigt anbieten. billyard verwaltet Berechtigungen, Ticketdaten und abrechnungsrelevante Informationen.
Mehr zu ÖPNV & Deutschlandticket
Mobilitätsbudget
Mit dem Mobilitätsbudget stellen Unternehmen Budgets für unterschiedliche Verkehrsmittel bereit. billyard steuert Budgets und Berechtigungen, verarbeitet Nachweise und bereitet Abrechnungsdaten auf.
Mehr zum Mobilitätsbudget
Fahrrad-Leasing
billyard verbindet bestehende Leasinganbieter mit HRIS und Payroll. Berechtigungen, Vertragsdaten und relevante Änderungen während der Leasinglaufzeit werden zentral verwaltet.
Mehr zum Fahrrad-Leasing
Sachbezugskarte
Mit der Sachbezugskarte stellen Unternehmen den monatlichen Sachbezug flexibel bereit – beispielsweise auch zum Tanken. billyard verwaltet Budgets und Berechtigungen und berücksichtigt die hinterlegten Regeln.
Mehr zur Sachbezugskarte
Firmenfitness
Bestehende Fitnessangebote wie Wellhub, Urban Sports Club oder EGYM Wellpass können in die billyard Plattform integriert werden. Berechtigungen und Benefit-Prozesse werden zentral gesteuert.
Mehr zu Firmenfitness
Internetzuschuss
Mit dem Internetzuschuss unterstützen Unternehmen private Internetkosten ihrer Mitarbeitenden. billyard verwaltet Berechtigungen und Nachweise und bereitet die relevanten Daten für Payroll auf.
Mehr zum Internetzuschuss
Kinderbetreuungszuschuss
Unternehmen können Kosten für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder bezuschussen. billyard unterstützt die Verwaltung von Berechtigungen und Nachweisen sowie die Aufbereitung für die Lohnabrechnung.
Mehr zum Kinderbetreuungszuschuss
Erholungsbeihilfe
Mit der Erholungsbeihilfe können Unternehmen Mitarbeitende und deren Familien bei Erholungsmaßnahmen unterstützen. billyard verwaltet Berechtigungen und Nachweise und bereitet die Abrechnungsdaten auf.
Mehr zur Erholungsbeihilfe
Hardware-Überlassung & -Zuschuss
Unternehmen können technische Geräte zur privaten Nutzung überlassen oder deren Übertragung bezuschussen. billyard unterstützt die Verwaltung der jeweiligen Berechtigungs- und Abrechnungsprozesse.
Mehr zum Hardware-Benefit
Mitarbeitergeschenke
Unternehmen können Mitarbeitende zu persönlichen Anlässen und Jubiläen mit Sachleistungen unterstützen. billyard verwaltet Berechtigungen, Anlässe und die abrechnungsrelevante Dokumentation.
Mehr zu Mitarbeitergeschenken
Cafeteria-Modell
Mitarbeiter-Benefits passend zur Belegschaft gestalten
Nicht jeder Benefit ist für alle Mitarbeitenden gleich wertvoll. Im Cafeteria-Modell stellen Unternehmen verschiedene Mitarbeiter-Benefits zur Auswahl und definieren gleichzeitig, welche Leistungen, Budgets und Regeln für einzelne Zielgruppen gelten.
Feste Benefits und flexible Budgets kombinieren
Benefits gezielt für Mitarbeitergruppen freigeben
Bestehende Anbieter und neue Benefits zusammenführen
Berechtigungen, Nutzung und Budgets zentral verwalten
Beispiel
150 € persönliches Benefit-Budget
Eine Mitarbeiterin nutzt ihr Budget in einem Monat beispielsweise für Mobilität, Verpflegung und Firmenfitness. Ein anderer Mitarbeiter setzt dasselbe Budget entsprechend seiner persönlichen Bedürfnisse anders ein.
billyard führt die tatsächliche Nutzung zentral zusammen und berücksichtigt die jeweiligen Benefit-Regeln bei der Abrechnung des verfügbaren Budgets.
unabhängige plattform
Bestehende Benefits und Anbieter integrieren
Unternehmen müssen bestehende Benefit-Anbieter und Verträge nicht ersetzen, um billyard zu nutzen. Als unabhängige Multi-Benefit-Plattform kann billyard vorhandene Benefits und externe Anbieter in einer zentralen Lösung zusammenführen. Der Integrationsumfang reicht – abhängig von Anbieter und Schnittstelle – von der zentralen Darstellung bis zur automatisierten Übernahme von Berechtigungs-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten.
Bestehende Benefits zentral in billyard abbilden
Berechtigungen und Mitarbeitergruppen zentral steuern
Nutzungs- und Abrechnungsdaten automatisiert übernehmen
Externe Benefits in Cafeteria- und Flex-Budget-Modelle integrieren
Abrechnungsdaten für Payroll zentral zusammenführen
Integrationen und bestehende Anbieter
| Deutsche Dienstrad | Wellhub | Urban Sports Club |
| bestehende Sachbezugslösungen | Corporate Benefits |
| weitere Benefit-Anbieter |
PROZESS
Von Stammdaten bis Payroll
1. Stammdaten synchronisieren
Eintritt, Austritt, Gesellschaft, Gruppe und relevante Abwesenheiten übernehmen.
2. Berechtigungen steuern
Benefits und Budgets automatisch den berechtigten Mitarbeitenden zuordnen.
3. Benefits nutzen
Direktleistung, App-Nutzung oder Belegeinreichung verarbeiten.
4. Steuerlich verarbeiten
Regeln, Grenzen und unterschiedliche Abrechnungsarten berücksichtigen.
5. Payroll-Daten liefern
Abrechnungsrelevante Daten passend für das eingesetzte Lohnsystem bereitstellen.
HRIS & PAYROLL
HRIS und Payroll direkt mit Benefits verbinden
billyard verbindet Mitarbeiterstammdaten, Benefit-Berechtigungen und Abrechnungsdaten in einem durchgängigen Prozess. Ein- und Austritte, Gesellschaften, Gruppen sowie relevante Abwesenheiten können aus dem HRIS übernommen und automatisch für die Benefit-Steuerung berücksichtigt werden.
Die daraus entstehenden Abrechnungsdaten werden passend für das eingesetzte Payroll-System aufbereitet und über Dateiübertragung, sichere Verbindungen oder Schnittstellen bereitgestellt.
DATEV
SAP
Personio
Workday
ADP
P&I LOGA
SuccessFactors
Sage
Der Integrationsumfang reicht je nach System vom strukturierten Dateiimport bis zur automatisierten Schnittstelle.
billyard ist zertifizierter DATEV-Schnittstellenanbieter und unterstützt die strukturierte Übergabe abrechnungsrelevanter Benefit-Daten.
Preis & Implementierung
Modular starten und flexibel erweitern
Modulares Preismodell
Unternehmen zahlen abhängig von den aktivierten Benefits und der Zahl der berechtigten Mitarbeitenden. So können sie mit einzelnen Benefits starten und die Plattform später schrittweise erweitern.
Gemeinsame Implementierung
billyard richtet Benefits, Budgets, Mitarbeitendengruppen und Berechtigungen gemeinsam mit dem Unternehmen ein und unterstützt bei Bedarf die Anbindung bestehender Anbieter sowie von HRIS und Payroll.
Support für HR, Payroll und Mitarbeitende
Persönliche Ansprechpartner unterstützen bei der Einführung und im laufenden Betrieb. Der Support für HR, Payroll und Mitarbeitende ist per Chat, Telefon und E-Mail erreichbar.
Die konkrete Preisgestaltung richtet sich nach den aktivierten Benefits, der Zahl der berechtigten Mitarbeitenden und dem vereinbarten Integrationsumfang.
sicherheit & COMPLIANCE
Geprüfte Prozesse und Datenschutz
Benefit-Abrechnungen müssen nicht nur im Alltag funktionieren, sondern auch bei Prüfungen nachvollziehbar bleiben.
Die billyard Plattform verarbeitet personenbezogene, abrechnungsrelevante und – je nach Benefit – steuerlich relevante Informationen. Deshalb verbindet billyard geprüfte IT-gestützte Prozesse mit GoBD-gerechter Belegverarbeitung und Datenschutz nach DSGVO.
Die IT-gestützten Prozesse des billyard Systems wurden nach IDW PS 860 geprüft. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten agiert billyard im Rahmen der Plattform als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten der Verarbeitung sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen werden im Vertrag zur Auftragsverarbeitung geregelt.
IDW PS 860
Geprüfte IT-gestützte Prozesse
GoBD
Ordnungsgemäße Belegverarbeitung und Archivierung
dsgvo
Auftragsverarbeitung und dokumentierte Datenschutzprozesse
Datenverarbeitung
Speicherung von Plattformdaten bei deutschen Providern
Steuerliche Verarbeitung
Unterschiedliche Benefits steuerlich korrekt verarbeiten
Mitarbeiter-Benefits unterscheiden sich nicht nur in ihrer Nutzung, sondern auch in ihrer steuerlichen und abrechnungstechnischen Behandlung. billyard bildet diese Unterschiede direkt in der Plattform ab und führt die relevanten Ergebnisse für HR und Payroll zusammen.
Je nach Benefit berücksichtigt billyard unter anderem Steuerfreiheit, Pauschalversteuerung, Sachbezugsfreigrenzen, Zusätzlichkeitsvoraussetzungen, Gehaltsumwandlung und Direktleistungen des Arbeitgebers.
Steuerliche Regeln je Benefit abbilden
Freigrenzen, Höchstbeträge und Budgets überwachen
Unterschiedliche Abrechnungsarten zusammenführen
Lohnkonto-relevante Daten nachvollziehbar dokumentieren
Zwei Abrechnungsarten in einer Plattform
Zuschüsse über die Gehaltsabrechnung: etwa Essenszuschuss, ÖPNV-Zuschuss, Mobilitätsbudget, Internetzuschuss oder Kinderbetreuungszuschuss.
Direktleistungen des Arbeitgebers: etwa Dienstrad-Leasing, Firmenfitness oder Sachbezugskarte.
billyard führt beide Modelle in einer gemeinsamen Plattform zusammen und bereitet die jeweils relevanten Daten für HR, Payroll und Lohnkonto strukturiert auf.
Typische Ausgangssituation
Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
Ein Benefit soll digital werden
Mit einem einzelnen Benefit starten und bei Bedarf schrittweise weitere Leistungen ergänzen.
Viele Benefits, viele Anbieter
Bestehende Benefit-Angebote und Anbieter in einer zentralen Plattform zusammenführen.
Mehr Wahlfreiheit gewünscht
Benefits in einem Cafeteria-Modell kombinieren und persönliche Flex-Budgets ermöglichen.
Komplexe Organisationsstruktur
Benefits, Budgets und Berechtigungen nach Gesellschaft, Standort oder Mitarbeitendengruppe steuern.
Payroll soll entlastet werden
Abrechnungsrelevante Daten aus unterschiedlichen Benefits und Anbietern zentral zusammenführen.
Bestehende Anbieter sollen bleiben
Vorhandene Verträge und Benefit-Anbieter integrieren, statt die bestehende Landschaft auszutauschen.
Employee Experience
Alle Benefits an einem Ort
Die billyard Web-App bündelt alle für Mitarbeitende verfügbaren Benefits an einem Ort. Sie sehen ihre Leistungen und persönlichen Budgets, reichen Belege und Nachweise digital ein und greifen auf integrierte oder externe Benefit-Angebote zu – auf Smartphone, Tablet, Notebook und Desktop.
Benefits und persönliche Budgets einsehen
Belege und Nachweise digital einreichen
Leistungen direkt über billyard nutzen
Integrierte und externe Angebote aufrufen
Häufige Fragen
Fragen über billyard
Muss ein Unternehmen alle Benefits von billyard nutzen?
Nein. Unternehmen können mit einem einzelnen Benefit starten und die billyard Plattform später schrittweise um weitere Mitarbeiter-Benefits erweitern.
Können bestehende Benefit-Anbieter integriert werden?
Ja. Bestehende Benefit-Anbieter und Verträge können in die billyard Plattform eingebunden werden. Der konkrete Integrationsumfang richtet sich nach dem jeweiligen Anbieter, den verfügbaren Schnittstellen und Datenzugängen.
Was ist das Flex-Budget?
Das Flex-Budget ist ein persönliches Benefit-Budget, das Mitarbeitende innerhalb definierter Regeln für mehrere zugelassene Benefits einsetzen können. Unternehmen legen fest, welche Leistungen verfügbar sind und wie das Budget genutzt werden darf.
Lässt sich billyard mit HR- und Payroll-Systemen verbinden?
Ja. billyard kann Mitarbeiterstammdaten, Benefit-Berechtigungen und Abrechnungsdaten mit HRIS- und Payroll-Systemen austauschen. Die Anbindung kann über Dateien, sichere Datenübertragung oder Schnittstellen erfolgen.
Ist billyard ein geschlossenes Benefit-Ökosystem?
Nein. billyard ist als unabhängige Multi-Benefit-Plattform darauf ausgelegt, eigene Benefit-Lösungen, bestehende Verträge und externe Benefit-Anbieter in einer gemeinsamen Plattform zusammenzuführen.
Für welche Unternehmensgrößen eignet sich billyard?
billyard eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie für größere Organisationen mit mehreren Gesellschaften, Standorten, Mitarbeitendengruppen und Abrechnungskreisen.
Wie funktioniert das Preismodell?
Unternehmen zahlen modular pro aktiviertem Benefit und pro berechtigtem Mitarbeitenden und Monat. Der konkrete Preis richtet sich unter anderem nach den eingesetzten Benefits, der Zahl der berechtigten Mitarbeitenden und dem vereinbarten Integrationsumfang.
Wie wird billyard eingeführt?
Benefits, Budgets, Mitarbeitendengruppen, Berechtigungen und benötigte Integrationen werden gemeinsam mit dem billyard Team eingerichtet. Unternehmen können mit einzelnen Benefits starten und die Plattform anschließend schrittweise erweitern.
Persönliche Beratung
Die passende Benefit-Lösung für Ihr Unternehmen
Gemeinsam klären wir, welche Benefits, Anbieter, Budgets und Integrationen zu Ihrer Organisation passen und wie sich diese sinnvoll in billyard abbilden lassen.