Sachbezugskarten und Gutscheine können für Arbeitgeber eine attraktive Möglichkeit sein, Mitarbeitenden steuerbegünstigte Zusatzleistungen anzubieten. Ob eine Karten- oder Gutscheinlösung steuerlich als Sachbezug behandelt werden kann, hängt jedoch nicht allein vom Betrag ab.
Eine wichtige Rolle spielt dabei das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG). Denn für Gutscheine und Geldkarten verweist das Einkommensteuerrecht auf bestimmte Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG. Vereinfacht gesagt geht es darum, ob eine Karte tatsächlich nur innerhalb eines begrenzten Einsatzbereichs oder für ein sehr begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum verwendet werden kann.
Für HR und Payroll bedeutet das: Nicht jede Prepaid-, Gutschein- oder Zahlungskarte eignet sich automatisch für den 50-Euro-Sachbezug.
Warum spielt das ZAG beim Sachbezug eine Rolle?
Das ZAG ist eigentlich ein aufsichtsrechtliches Gesetz für Zahlungsdienste. Für den steuerfreien Sachbezug wird es trotzdem relevant, weil § 8 EStG für Gutscheine und Geldkarten bestimmte ZAG-Kriterien heranzieht.
Damit Gutscheine oder Geldkarten steuerlich nicht als Geldleistung behandelt werden, müssen sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen. Diese Anforderung gilt für entsprechende Gutscheine und Geldkarten seit dem 1. Januar 2022.
Zusätzlich gelten die bekannten Voraussetzungen des Sachbezugs. Die monatliche 50-Euro-Freigrenze kann bei entsprechenden Gutscheinen und Geldkarten nur genutzt werden, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Wichtig ist deshalb die Unterscheidung: Das ZAG schafft nicht die 50-Euro-Freigrenze. Es liefert jedoch Kriterien, anhand derer bestimmte Gutscheine und Geldkarten steuerlich als Sachbezug eingeordnet werden können.
Was bedeutet „begrenztes Netz“?
Eine der wichtigsten Ausnahmen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG betrifft Zahlungsinstrumente, die nur innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern eingesetzt werden können.
Für Sachbezugskarten bedeutet das vereinfacht: Die Karte darf nicht wie eine universell einsetzbare Zahlungskarte funktionieren. Ihr Einsatz muss auf ein ausreichend abgegrenztes Netz von Akzeptanzstellen beschränkt sein.
In der Praxis können solche Begrenzungen beispielsweise über ein bestimmtes Händlernetz, einen regionalen Akzeptanzbereich oder andere klar definierte Akzeptanzstrukturen umgesetzt werden.
Entscheidend ist nicht nur, was vertraglich vorgesehen ist. Die Einschränkung muss auch tatsächlich in der Karten- beziehungsweise Zahlungslösung abgebildet werden.
Was bedeutet „sehr begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum“?
Eine weitere Möglichkeit nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG betrifft Zahlungsinstrumente, die ausschließlich für ein sehr begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum genutzt werden können.
Das BMF stellt dazu klar, dass Gutscheine oder Geldkarten nur für eine tatsächlich eng begrenzte Produkt- oder Dienstleistungspalette eingesetzt werden dürfen. Die bloße Zuordnung zu einer allgemeinen Händlerkategorie reicht dafür nicht zwangsläufig aus.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Eine Karte, die beispielsweise nur für einen klar definierten Zweck oder ein eng begrenztes Leistungsspektrum eingesetzt werden kann, kann anders zu beurteilen sein als eine allgemein verwendbare Zahlungskarte.
Auch hier kommt es deshalb auf die konkrete Ausgestaltung des Kartenmodells an.
Welche Rolle spielen sogenannte Zweckkarten?
§ 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG kennt außerdem Zahlungsinstrumente, die im Inland für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke eingesetzt werden können.
Das BMF nennt hierfür beispielsweise bestimmte Verzehrkarten, Behandlungskarten oder Karten für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen. Die bloße Tatsache, dass ein Arbeitgeber die 50-Euro-Freigrenze nutzen möchte, macht eine Karte allerdings noch nicht automatisch zu einer solchen Zweckkarte.
Für HR ist deshalb wichtig: Der steuerliche Zweck allein reicht nicht aus. Auch der Einsatzbereich der Karte muss hinreichend bestimmt sein.
Welche Karten sind für den Sachbezug problematisch?
Problematisch sind insbesondere Kartenmodelle, die wirtschaftlich wie frei verfügbare Zahlungsmittel funktionieren.
Das BMF nennt beispielsweise Geld- oder Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Kreditkarten mit überregionaler Akzeptanz und ohne ausreichende Einschränkung des Waren- oder Dienstleistungsspektrums. Auch eine reine Beschränkung auf Deutschland reicht für sich genommen nicht aus.
Für Unternehmen sollten deshalb Warnsignale sein:
- sehr breite oder nahezu universelle Akzeptanz
- Einsatz wie eine gewöhnliche Kredit- oder Debitkarte
- fehlende Einschränkung auf bestimmte Akzeptanzstellen oder Leistungen
- Möglichkeit einer Barauszahlung oder vergleichbaren freien Geldverwendung
- nachträgliche Erstattung von privat verauslagten Kosten
Gerade der letzte Punkt ist wichtig: Wenn Mitarbeitende zunächst selbst bezahlen und anschließend die Kosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen, handelt es sich nach der Verwaltungsauffassung grundsätzlich um eine Geldleistung und nicht um einen entsprechenden Gutschein- oder Geldkarten-Sachbezug.
Was bedeutet das für die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze?
Die monatliche 50-Euro-Freigrenze nach § 8 EStG gilt für entsprechende Sachbezüge. Bei Gutscheinen und Geldkarten setzt ihre Anwendung voraus, dass die Kartenlösung steuerlich als Sachbezug eingeordnet werden kann und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.
Dabei handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Werden relevante Sachbezüge im jeweiligen Kalendermonat insgesamt überschritten, kann der gesamte entsprechende Vorteil steuerpflichtig werden.
Unternehmen sollten deshalb nicht nur die Kartenlösung selbst prüfen, sondern auch berücksichtigen, ob Mitarbeitende weitere Sachbezüge erhalten, die auf dieselbe Freigrenze anzurechnen sind.
Praxisbeispiel: Regionale Sachbezugskarte
Ein typisches Modell ist eine Sachbezugskarte, die nur innerhalb eines definierten regionalen Akzeptanzbereichs eingesetzt werden kann.
Mitarbeitende können die Karte beispielsweise bei unterschiedlichen Händlern und Dienstleistern innerhalb dieser Region verwenden. Außerhalb des festgelegten Gebietes funktioniert sie dagegen nicht.
Ein solches Modell kann die Anforderung eines begrenzten Akzeptanzbereichs erfüllen, sofern die konkrete technische und vertragliche Ausgestaltung den maßgeblichen Voraussetzungen entspricht.
Für Arbeitgeber bietet dieses Modell den Vorteil, dass Mitarbeitende innerhalb des vorgegebenen Rahmens unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten haben, ohne dass die Karte zu einem universellen Zahlungsmittel wird.
Praxisbeispiel: Tankkarte
Auch Tankkarten können je nach Ausgestaltung unter die Sachbezugsregelungen fallen.
Dabei kommt es unter anderem darauf an, ob die Karte auf bestimmte Tankstellen, Akzeptanznetze oder einen entsprechend begrenzten Einsatzbereich beschränkt ist.
Eine Tankkarte ist also nicht allein deshalb steuerlich begünstigt, weil sie nur mit einem monatlichen Guthaben von 50 Euro aufgeladen wird. Entscheidend ist auch hier, wie und wo die Karte tatsächlich eingesetzt werden kann.
Mehr zu diesem Thema erklären wir in unserem Ratgeber zur Tankkarte für Mitarbeitende.
Praxisbeispiel: Tankgutschein
Auch bei Tankgutscheinen ist nicht allein der Gutscheinwert entscheidend. Die konkrete Ausgestaltung muss sicherstellen, dass der Gutschein ausschließlich zum Bezug der vorgesehenen Waren oder Dienstleistungen verwendet werden kann und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt.
Wie sich Tankgutschein und Tankkarte unterscheiden, erklären wir ausführlich in unserem Ratgeber zum Tankgutschein für Mitarbeitende.
ZAG, Sachbezug und Kartenanbieter: Worauf es praktisch ankommt
Für Unternehmen ist weniger entscheidend, ob ein Anbieter mit Begriffen wie „Sachbezugskarte“, „Benefit Card“ oder „Gutscheinlösung“ wirbt. Maßgeblich ist die tatsächliche Funktionsweise.
Eine geeignete Lösung sollte deshalb transparent darstellen:
- welches Akzeptanzmodell verwendet wird
- welche Einschränkungen technisch umgesetzt werden
- welche Einsatzbereiche zulässig sind
- wie Guthaben bereitgestellt und verwaltet werden
- wie die Abrechnung gegenüber HR und Payroll erfolgt
Je klarer diese Punkte dokumentiert sind, desto einfacher lässt sich beurteilen, ob das Kartenmodell zur geplanten Sachbezugsregelung passt.
Fazit: Beim Sachbezug zählt die konkrete Kartenlogik
Beim 50-Euro-Sachbezug reicht es nicht aus, eine beliebige Karte mit maximal 50 Euro aufzuladen.
Bei Gutscheinen und Geldkarten ist entscheidend, ob sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die maßgeblichen Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen. Gleichzeitig müssen die steuerlichen Voraussetzungen des § 8 EStG eingehalten werden.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Nicht die Bezeichnung der Karte entscheidet, sondern deren Akzeptanzmodell, technische Begrenzung und konkrete Nutzungsmöglichkeiten.
Wer Sachbezugskarten einführt, sollte diese Punkte deshalb von Anfang an gemeinsam mit den Anforderungen von HR, Payroll und der steuerlichen Umsetzung betrachten.
