HR-Wissen • ÖPNV-Zuschuss
Informationen für Lohnbuchhalter zum ÖPNV-Zuschuss
Mir der billyard App ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitern steuerbegünstige und sozialversicherungsbefreite Zuschüsse für ÖPNV zu nutzen.
Peter Pletsch
Mitarbeiterbenefits Experte
Zuletzt aktualisiert: 27.11.2025
Lesedauer: 7 Minuten
Peter Pletsch
Business-Partner
Aktualisiert: 27.11.2025 | Lesedauer: 7 Minuten
Informationen für Lohnbuchhalter zum ÖPNV-Zuschuss – So einfach geht’s
- Mitarbeiter kaufen ÖPNV Ticket(s)
(Einzel-, Wochen-, Monatsfahrausweise etc.). - Der Kaufbeleg oder das Ticket wird dem Smartphone fotografiert und über die billyard App hochgeladen.
- billyard analysiert das Belegfoto gemäß den steuerrechtlichen Vorgaben und ermittelt den steuerbegünstigten Zuschuss (= Kaufpreis des Tickets). Monatlich wird eine Datei mit allen Buchungssätzen passend zur eingesetzten Lohnbuchhaltungssoftware von billyard erstellt.
- Der Steuerberater bzw. Lohnbuchhalter liest diese Datei einmal im Monat in die Software ein. Fertig!
billyard ist darauf ausgelegt, die Durchführung möglichst aufwandsfrei für das Unternehmen bzw. den Steuerberater umzusetzen. Ein ausführlicher Report und die Importdatei für das Lohnbuchhaltungsprogramm aller eingereichten Belege kann über das Unternehmens-Konto abgerufen werden.
Wir hoffen, dass Sie alle Antworten zu Ihren Fragen in diesem Bereich finden. Sollte dennoch eine Frage offen bleiben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir unterstützen Sie gerne.
Übrigens: Neben den Zuschüssen für ÖPNV können mit der billyard App auch steuerbegünstige Essenszuschüsse über einen vergleichbaren Prozess genutzt werden.
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Alles Wichtige zum ÖPNV-Zuschuss und dem Mobilitätsbudget.
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Was benötigt billyard einmalig zur Einrichtung des Accounts?
Personalnummern der Arbeitnehmer
(diese trägt in der Regel der Arbeitgeber bei billyard ein)
„Wir haben uns verschiedene Lösungen angeschaut. billyard war die bequemste und smarteste Lösung, deshalb haben wir uns für billyard entschieden!“
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Bei Zuschüssen zusätzlich zum Gehalt
Lohnartennummer für:
- ÖPNV-Zuschuss LSt und sv-frei (Hinweis: Zuschüsse müssen auf Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden und mindern die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers)
Alternativ:
- ÖPNV-Zuschuss pauschal LSt (25%) + sv- frei (Hinweis: Zuschüsse müssen nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden und mindern nicht die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers)
Bei Zuschüssen als Gehaltsumwandlung
Lohnartennummern für:
- ÖPNV-Zuschuss pauschal LSt (15%) + sv- frei (Hinweis: Zuschüsse müssen auf Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden und mindern die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers)
Alternativ:
- ÖPNV-Zuschuss pauschal LSt (25%) + sv- frei (Hinweis: Zuschüsse müssen nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden und mindern nicht die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers)
- Gehaltsumwandlung ÖPNV-Zuschuss (nur bei einigen Gehaltsbuchhaltungsprogrammen erforderlich)
- Optional: Abwälzung pauschale LSt auf Arbeitnehmer (nur falls vom Unternehmen gewünscht und bei einigen Gehaltsbuchhaltungsprogrammen erforderlich)
Berater- und Mandatennummer ist bei einigen Programmen erforderlich.
„Nicht jeder braucht ein Monatsticket, einige nutzen Einzeltickets. Billyard kann beides – sogar für private Fahrten. Das kommt supper an!“
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Häufig gestellte Fragen
Wie werden Hybrid- oder Gelegenheitsfahrer in der Lohnabrechnung berücksichtigt?
Da kein Monatsticket erforderlich ist, werden nur die tatsächlich eingereichten Ticketwerte erstattet. Die Lohnart bleibt steuerfrei, solange die Kriterien des § 3 Nr. 15 EStG erfüllt sind und der Zuschuss die tatsächlichen Kosten nicht übersteigt.
Was passiert, wenn Mitarbeitende mehr Tickets einreichen, als der Arbeitgeber budgetiert hat?
Der Arbeitgeberzuschuss wird auf den definierten Maximalbetrag begrenzt. Einreichungen darüber hinaus gelten als privater Aufwand der Mitarbeitenden und bleiben lohnsteuerlich unberücksichtigt.
Wie lässt sich die lohnsteuerfreie Behandlung automatisieren, wenn viele verschiedene Ticketarten eingereicht werden?
Digitale Mobilitätsplattformen prüfen Ticketart, Zeitraum, Belegform, Beträge und Zulässigkeit automatisch. Dadurch müssen Lohnbuchhalter:innen nur noch den geprüften Datensatz übernehmen — ein erheblicher Zeitvorteil gegenüber manueller Prüfung.
Wie wird der Zuschuss behandelt, wenn Mitarbeitende während des Monats das Unternehmen verlassen?
Erstattet werden nur Tickets, die dem Beschäftigungszeitraum zugeordnet werden können. Bei Monatskarten ist zu prüfen, ob eine anteilige Erstattung steuerlich zulässig ist — oder ob das Ticket im Vorfeld bereits vollständig privat finanziert wurde.
Detaillierte Informationen für Ihre Software
Gerne stellen wir Ihnen für die eingesetzte Software die spezifische Beschreibung zur Verfügung. Teilen Sie uns einfach mit, welche Software Sie einsetzen. Zahlreiche Anbieter haben wir bereits implementiert. Selbst wenn Sie eine Software einsetzen, zu der wir bislang kein Format entwickelt haben, ist dies kein Problem. Wir entwickeln kostenfrei auch dafür das passende Ausgabeformat.
Digitale Lohnprozesse: Sicher, effizient und fehlerfrei
Für Lohnbuchhalter:innen ist der ÖPNV-Zuschuss besonders dann ein Gewinn, wenn Verwaltung und Nachweise reibungslos funktionieren. Digitale Lösungen erfüllen genau diese Anforderungen: Belege werden automatisch geprüft, steuerliche Vorgaben korrekt angewendet und alle Daten vollständig für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereitgestellt. Statt manueller Kontrollschritte profitieren Unternehmen von klaren Prozessen, weniger Rückfragen und maximaler Rechtssicherheit – unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende Zuschüsse nutzen.
Mit billyard werden alle relevanten Werte automatisiert an Ihre Lohnbuchhaltungssoftware übergeben – GoBD-konform, prüfungssicher und ohne zusätzlichen Administrationsaufwand. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben in Payroll und HR.
Kombinierbar mit weiteren steuerfreien Mobilitätslösungen
Der ÖPNV-Zuschuss ist ein wichtiger Baustein der steuerfreien Mobilität, entfaltet aber seinen vollen Wirkungskreis erst im Zusammenspiel mit weiteren Benefits. billyard ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Mobilitätsarten flexibel miteinander zu kombinieren – ganz ohne Mehraufwand in der Lohnabrechnung:
Deutschlandticket / Jobticket – bundesweite Mobilität, digital verwaltet
Mobilitätsbudget – flexibel für Einzeltickets, Sharing-Dienste oder andere Verkehrsmittel
Fahrtkostenzuschuss – Unterstützung für Pendelstrecken unabhängig vom Verkehrsmittel
Dienstrad-Leasing – nachhaltige Mobilität auf zwei Rädern
Essenszuschuss & Sachbezug – steuerfreie Vorteile, die sich ideal ergänzen
So entsteht ein modernes Mobilitätskonzept, das Mitarbeitenden echte Wahlfreiheit bietet – und gleichzeitig steuerliche Vorteile optimal nutzt, ohne die Payroll zusätzlich zu belasten.
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So unterstützen Sie nicht nur Ihre Mitarbeitenden auf dem Weg zur Arbeit, sondern stärken gleichzeitig die Effizienz und Sicherheit Ihrer Lohnprozesse.
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