Tankkarte für Mitarbeitende

Tankkarten ermöglichen Unternehmen, Mitarbeitende gezielt bei den Kosten fürs Tanken zu unterstützen. Besonders für Beschäftigte, die regelmäßig mit dem Auto pendeln oder auf eine schwache ÖPNV-Anbindung angewiesen sind, kann eine Tankkarte ein direkt spürbarer Benefit sein.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Tankkarte als steuerbegünstigter Sachbezug gewährt werden. Entscheidend sind dabei insbesondere die monatliche 50-Euro-Freigrenze, die Gewährung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn sowie eine Kartenlösung, die die gesetzlichen Anforderungen an einen Sachbezug erfüllt.

Dabei ist wichtig: Tankkarte und Tankgutschein sind nicht dasselbe. Während bei einem Tankgutschein der Gutschein beziehungsweise das Guthaben im Mittelpunkt steht, handelt es sich bei einer Tankkarte um eine physische oder digitale Kartenlösung zur Nutzung eines bereitgestellten Budgets.

Was ist eine Tankkarte für Mitarbeitende?

Eine Tankkarte für Mitarbeitende ist eine physische oder digitale Karte, über die Arbeitgeber ein Budget bereitstellen können, das zum Tanken eingesetzt werden kann.

Je nach Kartenmodell kann die Nutzung auf bestimmte Tankstellen, Anbieter, Händlerkategorien oder Regionen begrenzt sein. Mitarbeitende bezahlen mit der Karte an den vorgesehenen Akzeptanzstellen, während das Unternehmen das Budget zentral bereitstellt und verwaltet.

Tankkarten können unterschiedlich ausgestaltet sein. Neben klassischen Karten bestimmter Tankstellen oder Tankstellenverbünde gibt es auch Sachbezugskarten, die innerhalb definierter Akzeptanzbereiche zum Tanken eingesetzt werden können.

Entscheidend für die steuerliche Behandlung ist nicht allein die Bezeichnung „Tankkarte“, sondern die konkrete Ausgestaltung der Lösung.

Ist eine Tankkarte für Mitarbeitende steuerfrei?

Eine Tankkarte kann für Mitarbeitende steuer- und sozialabgabenfrei sein, wenn sie die Voraussetzungen für einen begünstigten Sachbezug erfüllt.

Gutscheine und Geldkarten gelten nach § 8 EStG unter bestimmten Voraussetzungen nicht als Geldleistung. Dafür müssen sie insbesondere ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die gesetzlichen Kriterien für begrenzte Zahlungsinstrumente erfüllen.

Zusätzlich gilt für die Nutzung der monatlichen Sachbezugsfreigrenze:

• Der Gesamtwert der relevanten Sachbezüge darf 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen.
• Die Tankkarte muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
• Eine freie Barauszahlung oder Überweisung des Guthabens darf nicht möglich sein.

Bei den 50 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Wird sie überschritten, kann grundsätzlich der gesamte betreffende Sachbezug steuerpflichtig werden.

Welche Voraussetzungen gelten für eine steuerfreie Tankkarte?

1. Die 50-Euro-Freigrenze muss eingehalten werden

Die Sachbezugsfreigrenze beträgt 50 Euro pro Kalendermonat. Dabei darf nicht nur die Tankkarte isoliert betrachtet werden. Weitere Sachbezüge, die unter dieselbe Freigrenze fallen, müssen bei der Prüfung berücksichtigt werden.

Unternehmen sollten deshalb zentral dokumentieren, welche Sachbezüge Mitarbeitende im jeweiligen Monat erhalten.

2. Die Tankkarte muss zusätzlich zum Gehalt gewährt werden

Die 50-Euro-Freigrenze ist bei entsprechenden Geldkarten nur anwendbar, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Eine Gehaltsumwandlung, bei der bestehender Barlohn zugunsten der Tankkarte reduziert wird, erfüllt diese Voraussetzung nicht.

3. Die Nutzung der Karte muss begrenzt sein

Nicht jede Geldkarte ist automatisch ein Sachbezug. Entscheidend ist, dass die Karte nur innerhalb der zulässigen Grenzen eingesetzt werden kann.

Die erforderliche Begrenzung muss technisch und vertraglich sichergestellt werden. Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass die funktionale Begrenzung von Gutscheinen und Geldkarten durch entsprechende technische Vorkehrungen und Vertragsregelungen gewährleistet sein muss.

4. Eine Barauszahlung darf nicht möglich sein

Eine steuerbegünstigte Tankkarte darf nicht wie frei verfügbares Geld funktionieren. Mitarbeitende dürfen sich das Guthaben daher nicht einfach bar auszahlen oder frei auf ein Konto überweisen lassen können.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Nicht der Kartenname entscheidet, sondern die konkrete Nutzungsbeschränkung.

Rechenbeispiel: 50 Euro Tankbudget pro Monat

Was ist der Unterschied zwischen Tankkarte und Tankgutschein?

Tankkarte und Tankgutschein können beide dazu dienen, Mitarbeitende bei den Tankkosten zu unterstützen. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrer praktischen Umsetzung.

Ein Tankgutschein ist ein zweckgebundener Gutschein beziehungsweise ein entsprechendes Guthaben, das bei vorgesehenen Tankstellen oder Akzeptanzstellen eingelöst werden kann.

Eine Tankkarte ist dagegen eine physische oder digitale Karte, über die Mitarbeitende ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Budget nutzen.

Die Tankkarte kann dadurch stärker in einen laufenden digitalen Benefit-Prozess eingebunden werden. Guthaben können zentral bereitgestellt und die Nutzung über die jeweilige Kartenlösung gesteuert werden.

Wer sich speziell für Gutscheinmodelle interessiert, findet weitere Informationen in unserem Ratgeber zum Tankgutschein für Mitarbeitende.

Welche Formen von Tankkarten gibt es?

Nicht jede Tankkarte funktioniert gleich. Für Unternehmen ist deshalb wichtig, vor der Einführung zu prüfen, wo die Karte eingesetzt werden kann und wie stark die Nutzung eingeschränkt ist.

Tankkarte eines einzelnen Anbieters

Diese Karten können typischerweise an Tankstellen eines bestimmten Anbieters oder einer bestimmten Unternehmensgruppe eingesetzt werden.
Der Vorteil liegt in einer klar definierten Nutzung. Gleichzeitig kann die Auswahl an Tankstellen für Mitarbeitende eingeschränkt sein.

Tankkarte innerhalb eines Tankstellennetzes

Andere Modelle ermöglichen die Nutzung bei mehreren angeschlossenen Tankstellen oder Marken.
Damit erweitert sich die Auswahl für Mitarbeitende, während die Karte weiterhin auf einen definierten Akzeptanzbereich beschränkt bleibt.

Sachbezugskarte mit Tanknutzung

Eine weitere Möglichkeit ist eine Sachbezugskarte, mit der Mitarbeitende innerhalb eines zulässigen Akzeptanzbereichs auch tanken können.

Je nach Modell kann die Karte beispielsweise regional begrenzt oder auf bestimmte Akzeptanzstellen ausgerichtet sein. Dadurch lässt sich der Sachbezug flexibler gestalten als bei einer klassischen Tankkarte eines einzelnen Tankstellenanbieters.

Gerade für Unternehmen, die neben dem Tanken weitere Sachbezüge anbieten möchten, kann eine solche Lösung interessant sein.

Regionale Tankkarte oder deutschlandweite Nutzung?

Für Arbeitgeber stellt sich häufig die Frage, ob Mitarbeitende möglichst flexibel deutschlandweit tanken können sollen oder ob eine regionale Lösung genügt.

Eine regional begrenzte Sachbezugskarte kann in einem definierten Gebiet bei verschiedenen zulässigen Akzeptanzstellen eingesetzt werden. Mitarbeitende können dadurch beispielsweise zwischen mehreren Tankstellen innerhalb ihrer Region wählen.

Eine stärker auf das Tanken ausgerichtete Kartenlösung kann dagegen ein größeres beziehungsweise deutschlandweites Netz von Tankstellen ermöglichen, dafür aber stärker auf bestimmte Anbieter oder Akzeptanznetze begrenzt sein.

Welche Variante sinnvoller ist, hängt insbesondere davon ab, wo Mitarbeitende wohnen und arbeiten und wie flexibel sie bei der Wahl der Tankstelle sein sollen.

Für wen lohnt sich eine Tankkarte?

Eine Tankkarte eignet sich besonders für Unternehmen mit Mitarbeitenden, die regelmäßig auf das Auto angewiesen sind.

Das betrifft beispielsweise:

• Unternehmen an ländlichen oder schlecht mit dem ÖPNV erreichbaren Standorten,
• Beschäftigte mit längeren Pendelwegen,
• Mitarbeitende im Schichtbetrieb,
• Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten oder Einzugsgebieten.

Für Mitarbeitende ist die Nutzung einfach verständlich: Der Arbeitgeber stellt ein Budget zur Verfügung, das unmittelbar beim Tanken eingesetzt werden kann.

Für Unternehmen kann die Tankkarte gleichzeitig eine strukturierte und gut kommunizierbare Möglichkeit sein, den steuerbegünstigten Sachbezug bereitzustellen.

Welche Vorteile bietet eine Tankkarte für Unternehmen?

Eine Tankkarte kann mehrere Vorteile miteinander verbinden.

Für Mitarbeitende ist der Benefit unmittelbar im Alltag nutzbar. Gerade bei regelmäßig anfallenden Tankkosten wird der finanzielle Vorteil direkt wahrgenommen.

Für Arbeitgeber kann eine digitale Kartenlösung außerdem die Administration vereinfachen. Budgets können zentral bereitgestellt und Prozesse rund um Ausgabe und Verwaltung standardisiert werden.

Darüber hinaus kann eine Tankkarte Bestandteil einer breiteren Benefit-Strategie sein. Unternehmen müssen sich nicht zwingend für einen einzigen Mobilitätsbenefit entscheiden, sondern können beispielsweise Tankkarte, ÖPNV-Zuschuss, Dienstrad oder Mobilitätsbudget abhängig von den Bedürfnissen der Belegschaft kombinieren.

Für HR und Payroll ist außerdem relevant, wie einfach sich die monatlichen Abrechnungsdaten in bestehende Lohnabrechnungsprozesse übernehmen lassen.

Tankkarte in Payroll und Lohnabrechnung

Neben der steuerlich korrekten Ausgestaltung ist für Unternehmen wichtig, dass die Tankkarte sauber in die laufenden HR- und Payroll-Prozesse eingebunden werden kann.

Für die Lohnabrechnung müssen insbesondere die gewährten Sachbezugswerte und relevante Abrechnungsinformationen nachvollziehbar bereitgestellt werden. Gerade bei größeren Belegschaften sollte deshalb vermieden werden, Daten jeden Monat manuell zusammenzustellen oder mehrfach zu erfassen.

Eine digitale Tankkartenlösung kann den Prozess vereinfachen, indem die benötigten Abrechnungsdaten strukturiert für die eingesetzte Gehaltsabrechnungssoftware bereitgestellt werden.

Mit billyard werden die Abrechnungsdaten für den Import in die jeweilige Payroll-Lösung aufbereitet. Bei Unternehmen, die DATEV einsetzen, kann die Übergabe entsprechend in den bestehenden Abrechnungsprozess eingebunden werden. billyard ist DATEV-Partner.

Für HR und Payroll sind insbesondere folgende Punkte relevant:

• monatliche Sachbezugswerte je Mitarbeitendem
• nachvollziehbare Zuordnung der Leistungen
• strukturierte Bereitstellung der Abrechnungsdaten
• möglichst wenig manuelle Datenpflege
• klare Prozesse bei Ein- und Austritten oder Änderungen
• Berücksichtigung weiterer Sachbezüge innerhalb der 50-Euro-Freigrenze

Gerade bei wachsenden Unternehmen wird damit nicht nur die steuerliche Ausgestaltung, sondern auch die administrative Skalierbarkeit der Tankkartenlösung zu einem wichtigen Auswahlkriterium.

Welche typischen Fehler sollten Unternehmen bei Tankkarten vermeiden?

Ein häufiger Fehler besteht darin, davon auszugehen, dass jede als „Tankkarte“ bezeichnete Karte automatisch als steuerbegünstigter Sachbezug gilt. Entscheidend ist jedoch die konkrete technische und vertragliche Ausgestaltung.

Auch die monatliche 50-Euro-Freigrenze wird teilweise isoliert betrachtet. Erhalten Mitarbeitende weitere relevante Sachbezüge, müssen diese bei der Prüfung mit einbezogen werden.

Ein weiterer Fehler ist eine zu geringe Zahl sinnvoller Akzeptanzstellen. Eine Tankkarte bietet Mitarbeitenden wenig Mehrwert, wenn die nutzbaren Tankstellen nicht zu ihren tatsächlichen Arbeits- und Pendelwegen passen.

Unternehmen sollten außerdem auf einen praktikablen Verwaltungsprozess achten. Gerade bei größeren Belegschaften sollte die Verwaltung von Guthaben, Mitarbeitenden und Abrechnungsdaten möglichst zentral und digital erfolgen.

Tankkarte, Tankgutschein oder Fahrtkostenzuschuss – was passt besser?

Welche Lösung die richtige ist, hängt vom Ziel des Unternehmens ab.

Eine Tankkarte eignet sich besonders, wenn Mitarbeitende ein regelmäßig verfügbares Budget über eine Kartenlösung erhalten sollen.

Ein Tankgutschein bietet eine klassische oder digitale Gutscheinlösung für das Tanken.

Ein Fahrtkostenzuschuss orientiert sich dagegen an den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und folgt einer anderen steuerlichen Systematik.

Unternehmen, deren Belegschaft unterschiedliche Verkehrsmittel nutzt, können darüber hinaus ein Mobilitätsbudget oder mehrere Benefits miteinander kombinieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fazit: Wann ist eine Tankkarte für Unternehmen sinnvoll?

Eine Tankkarte kann ein attraktiver Benefit für Unternehmen sein, deren Mitarbeitende regelmäßig mit dem Auto unterwegs sind. Sie verbindet einen unmittelbar wahrnehmbaren Vorteil mit einer strukturierten Möglichkeit, ein Tankbudget bereitzustellen.

Ob eine Tankkarte die richtige Lösung ist, hängt vor allem von den Akzeptanzstellen, dem Mobilitätsverhalten der Mitarbeitenden und dem gewünschten Verwaltungsmodell ab.

Soll die Tankkarte im Rahmen des 50-Euro-Sachbezugs eingesetzt werden, ist zudem entscheidend, dass die konkrete Kartenlösung die steuerlichen Anforderungen erfüllt und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.

Tankkarte digital mit billyard umsetzen

Mit billyard können Unternehmen den steuerbegünstigten Sachbezug digital bereitstellen und zentral verwalten.

Je nach gewünschter Ausgestaltung können Mitarbeitende ein Budget erhalten, das innerhalb eines definierten Akzeptanzbereichs unter anderem zum Tanken genutzt werden kann. Alternativ kann die Nutzung gezielter auf das Tanken ausgerichtet werden.

Dadurch können Unternehmen die Lösung passend zu ihrer Belegschaft gestalten – beispielsweise regional flexibel oder mit einem stärker auf Tankstellen ausgerichteten Akzeptanznetz.

Gleichzeitig lassen sich weitere Benefits über eine zentrale Plattform verwalten. So entsteht kein isolierter Tankkartenprozess, sondern eine Lösung, die sich in eine umfassendere Benefit-Strategie integrieren lässt:

• Essenszuschuss/Verpflegungszuschuss – steuerfrei Verpflegung bezuschussen, auch im Homeoffice.
• Jobticket – ÖPNV-Zuschuss als Teil des steuerfreien Sachbezugs.
• Internetzuschuss – Sachbezug für eine super Verbindung.
• Dienstrad – nachhaltig unterwegs mit Zuschuss zum Leasing.
• Sachgutscheine – flexibel einsetzbar im stationären und Online-Handel.
• Kindergartenzuschuss – ein steuerfreier Zuschuss, um Eltern gezielt zu entlasten und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu stärken.

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